Бухгалтерские ошибки и их виды

В первичные учетные документы (за исключением кассовых и банковских) исправления вносятся "корректурном способом": неправильный текст (сумма) аккуратно зачеркивается одной тонкой чертой так, чтобы зачеркнутое можно было прочитать. Сверху надписывается правильный текст (сумма).

Нужно зачеркивать всю сумму, даже если ошибка допущена в одной цифре. Например, если вместо суммы "79 руб. 58 коп. " было записано "79 руб. 48 коп.", то при исправлении нужно зачеркнуть все цифры и написать сверху правильную сумму.

Затем здесь же на полях против соответствующей строки внесенные изменения специально оговариваются и подтверждаются подписями лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления. Это требование установлено в пунктом 5 статьи 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" - исправление в первичные документы могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, подписавшими первоначальный документ. При необходимости подписи заверяются печатью организации. Исправления сопровождаются фразой: "Написанному в исправление верить", в которой также пишется новый текст или сумма, а потом ставится подпись.

Таким способом чаще всего исправляются свои рукописные первичные документы. Если в организации применяется компьютерный учет и есть возможность заменить документ, его выводят на печать вновь в исправленном виде и подписывают повторно.

Достаточно часто приходится вносить исправления в счета-фактуры поставщиков, так как налоговые органы придираются к малейшей оплошности в этом документе. Можно, конечно, незаполненные реквизиты в печатный документ добавить самим "от руки". Получится как бы "комбинированный способ", который вынуждено было признать допустимым МНС России в письме от 26.02.2004 № 03-1-08/525/18. Главное - не делать подчисток. Счета-фактуры с помарками и подчистками не подлежат регистрации в Книге покупок и книге продаж.

Можно попросить поставщика выставить повторно счет-фактуру, но лучше всего использовать тот же "корректурный способ" внесения исправлений. При этом, исправления, внесенные в счета-фактуры, должны быть заверены подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты внесения исправления. Это требование пункта 29 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур (постановление правительства от 02.12.2000 № 914).

Если ошибку нашли уже налоговики, то и здесь отчаиваться не стоит. Ведь нет запрета на исправление счета-фактуры во время и после налоговой проверки. В качестве аргумента приведем постановление Федерального арбитражного суда Центрального округа от 30.10.2003 № А14-2513-03/99/28. Суд определил, что налоговое законодательство не запрещает налогоплательщику применять налоговый вычет и возмещать НДС после того, как будут устранены нарушения, допущенные поставщиком товаров (работ, услуг) при оформлении счетов-фактур. На основании исправленной или переделанной "первички" бухгалтер сразу может отразить в учете правильные суммы и как-либо корректировать их впоследствии уже не придется.

Итак, способом корректуры исправляют арифметические ошибки, описки.

Исправления ошибок в регистрах учета.

В случае же когда по тем или иным причинам в бухгалтерском учете организации отражены неверные суммы, вносить исправления следует непосредственно в учетные регистры.

Исправления в регистры бухгалтерского и налогового учета до закрытия в учете операций отчетного месяца, подведения месячных оборотов и переноса их данных в Главную книгу вносятся также корректурным способом. Этот способ применяется в тех случаях, когда ошибка не затрагивает корреспонденции счетов или она быстро обнаружена и не отразилась на итогах учетных записей.

Корректурным способом нецелесообразно пользоваться для исправления ошибочно записанных сумм в тех учетных регистрах, в которых уже подсчитаны итоги. В этом случае пришлось бы исправлять несколько сумм. Корректурный способ не применяется также в случаях, когда необходимо исправить указанную корреспонденцию счетов (вместо одного дебетуемого или кредитуемого счета указан другой). Такие ошибки обнаруживаются иногда после выведения итогов в Главной книге и составления баланса. Эти ошибки исправляют способом "сторно".

В этом случае используются дополнительные исправительные проводки и метод "красное сторно".

Способ дополнительных проводок применяется в тех случаях, когда в бухгалтерской проводке и в учетных регистрах указана правильная корреспонденция счетов, но преуменьшена сумма операции. Возникает необходимость добавить суммы по счетам. Для исправления такой ошибки на разность между правильной и преуменьшенной суммами операции составляют дополнительную бухгалтерскую проводку.

В них делается указание на то, что проводка носит исправительный характер.

Если в учетных записях указана неправильная корреспонденция счетов, то для исправления ошибок применяется способ "красное сторно". Сторно (итал. storno) - способ исправления ошибок, при котором ошибочно внесенную запись повторяют красными чернилами ("красное" сторно).

Сущность данного способа состоит в том, что вначале неправильная бухгалтерская запись аннулируется (снимается) путем исправительной записи, в которой корреспонденция счетов и сумма остаются такими же, как и в ошибочной. Однако исправительная запись делается в учетных регистрах красным цветом. При подсчетах записанные красным цветом суммы не прибавляются, а вычитаются из итогов. Таким образом, запись красным (сторнировочная отрицательная запись) уничтожает, аннулирует ранее составленную ошибочную запись. Одновременно после нее составляется новая проводка с правильной корреспонденцией счетов и записывается в регистры обычными чернилами. Тем самым ошибочные записи (в основном неправильные корреспонденции счетов) способом "сторно" исправляют в два приема. Иногда вместо красного цвета сумму заключают в круглые скобки (как в формах № 1, 2 бухгалтерского баланса). При компьютерном учете "красная запись" будет выглядеть как и первоначальная, но перед суммой в бухгалтерской проводке ставится минус.

Способ "красное сторно" используется тогда, когда необходимо уменьшить начисленные суммы по счетам, отразить экономию (отрицательные отклонения), а также в случае исправления ошибки в корреспонденции счетов.

Использование для исправления ошибок обратных бухгалтерских проводок, в которых по сравнению с исправляемой меняются местами дебет и кредит счетов бухгалтерского учета, недопустимо. Это может привести к наличию необоснованных оборотов по счетам или операции в результате их применения приобретут иной смысл.

Для исправления ошибок в регистрах бухгалтерского учета, которые обнаружились по истечении отчетного месяца, существуют другие правила: необходимо внести исправления (осуществить исправительные проводки, связанные с доначислением налогов или корректировкой налоговой базы), внести исправления в формы бухгалтерской отчетности, в соответствующие расчеты по налогам и уплатить бюджету причитающиеся суммы налоговых платежей.

При хранении регистров учета организация должна обеспечивать их защиту от несанкционированных исправлений. Это требование пункта 3 статьи 10 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". В нем же сказано, что исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления. Поэтому дополнительные бухгалтерские записи по исправлению ошибок, а также исправления способом "красное сторно" оформляются бухгалтерской справкой.

2.2. Общие правила исправления бухгалтерских ошибок

Методика исправления выявленных процедурных ошибок, связанных с неверным отражением хозяйственных операций вследствие нарушения установленных правил ведения бухгалтерского учета, напрямую зависит от периода, к которому относится ошибка. В Методических рекомендациях о порядке формирования показателей бухгалтерской отчетности организации приведены три варианта корректировки учетных данных:

При выявлении неправильного отражения хозяйственных операций текущего периода до окончания отчетного года исправления производятся записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в том месяце отчетного периода, когда эти искажения выявлены.

При выявлении неправильного отражения хозяйственных операций в отчетном году после его завершения, но за который годовая бухгалтерская отчетность не представлена и не утверждена в установленном порядке, исправления производятся записями декабря того года, за который подготавливается бухгалтерская отчетность.

При выявлении в текущем отчетном периоде неправильного
отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета в
прошлом году, за который бухгалтерская отчетность утверждена в
установленном порядке, исправления в бухгалтерский учет и отчетность за
прошлый год не вносятся.

Организация должна раскрывать значение показателя прибылей или убытков прошлых лет, выявленных в отчетном году, в ф. № 2 .

Исправление ошибок до истечения отчетного периода.

При выявлении неправильного отражения хозяйственных операций текущего года до его окончания производятся записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в том месяце отчетного периода, когда искажения выявлены. Если в результате обнаруженной ошибки выявлено искажение налоговых обязательств, то бухгалтерские записи по корректировке налогов будут также отражены в периоде обнаружения ошибки.

Пример 1

В декабре бухгалтерия ООО «Пассив» обнаружила ошибку - в октябре того же года не были учтены затраты по оплате услуг связи. Эти услуги носили производственный характер и были оплачены авансом. За услуги заплатили 1180 руб. (в том числе НДС --180 руб.). НДС, который поставщик выделил в счете-фактуре, к вычету не предъявлен.

В декабре бухгалтер ООО «Пассив» исправил допущенную ошибку.

В учете организации он сделал следующие записи:

Дебет 26 Кредит 60 субсчет «Расчеты по услугам связи»

- 1000 руб. - учтены в себестоимости продукции затраты по оплате услуг связи;

Дебет 19 Кредит 60 субсчет «Расчеты по услугам связи»

- 180 руб. - отражен НДС по услугам связи;

Дебет 60 субсчет «Расчеты по услугам связи» Кредит 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным»

-1180 руб. - зачтен ранее выданный аванс.

Исправительные проводки вносятся в текущем периоде, данные будут отражены верно.

Исправление ошибок после завершения отчетного периода, но до утверждения отчетности.

Если период, когда ошибка обнаружена, находится в промежутке между окончанием отчетного года и представлением годовой бухгалтерской отчетности на утверждение акционерам (участникам) фирмы, то корректируются данные годового баланса и исправления нужно вносить записями декабря прошедшего года. На практике все исправления, как правило, вносятся по состоянию на 31 декабря года, за который подготавливается к утверждению и представлению в соответствующие адреса годовая бухгалтерская отчетность. То есть ошибка 2009 года, обнаруженная в марте 2010 года, до утверждения годового баланса за 2009 год собранием акционеров должна быть исправлена в бухгалтерском учете датой 31.12.2009.

Пример 2.

В феврале 2009 года бухгалтер ЗАО «Актив» обнаружил ошибку, которую он совершил в июле 2008 года. Он не включил в себестоимость продукции затраты на услуги связи. Эти услуги оплатили авансом, на сумму 1180 руб. (в том числе НДС -180 руб.). Данные затраты носят производственный характер, НДС по услугам связи, указанный поставщиком в счете-фактуре, к зачету предъявлен не был. Годовой отчет за 2008 год пока не подписан и в налоговые органы не представлен.

Бухгалтер ЗАО «Актив» исправил ошибку записями декабря 2008 года: Дебет 26 Кредит 60 субсчет «Расчеты по услугам связи»

- 1000 руб. - учтены в себестоимости продукции затраты по оплате услуг связи;

Дебет 19 Кредит 80 субсчет «Расчеты по услугам связи»

180 руб. - отражен НДС по услугам связи;

Дебет 60 субсчет «Расчеты по услугам связи» Кредит 60 субсчет «Расчеты по

авансам выданным»

1180 руб. - зачтен ранее выданный аванс.

Естественно, что закрытие счетов затрат и реформацию баланса бухгалтер произведет вновь, эти проводки мы не приводим.

Исправления ошибок после утверждения отчетности.

Если бухгалтер нашел ошибку после утверждения годового баланса на годовом собрании акционеров (участников), то корректировать учетные записи прошлого года не нужно. Все исправления уже отражаются в учете нового наступившего отчетного года. То есть ошибка 200 года, обнаруженная в апреле 2010 года, после утверждения годового баланса за 2009 год собранием акционеров должна быть исправлена в бухгалтерском учете в апреле 2010 года.

Это связано с тем, что изменения в уже утвержденную и представленную пользователям бухгалтерскую отчетность никогда не вносятся. Перечень пользователей бухгалтерской отчетности теоретически не ограничен, и в ряде случаев практически невозможно представить пользователю исправленную отчетность за предыдущие периоды.

Ошибки, допущенные в прошлых годах, рассматриваются как прибыль или убыток прошлых лет, и согласно пункту 8 ПБУ 9/99 и пункту 12 ПБУ 10/99 они подлежат обособленному отражению на счете 91 в составе внереализационных доходов (расходов) как прибыль (убыток), выявленная в отчетном году, но относящаяся к операциям прошлых лет.

При составлении Отчета о прибылях и убытках за текущий год ошибки прошлых лет, выявленные в отчетном году, отражаются по строкам внереализационых доходов и расходов и затем приводятся в расшифровках отдельных прибылей и убытков по строке "Прибыль (убыток) прошлых лет".

Пример 3

В сентябре 2009 года бухгалтерия ЗАО «Актив» обнаружила, что в июле 2008 года в себестоимость не были включены затраты по оплате услуг связи. За эти услуги заплатили авансом 1180 руб. (в том числе НДС -180 руб.). НДС по услугам связи, выделенный поставщиком в счете-фактуре, на расчеты с бюджетом не отнесен: Годовой отчет за 2008 год подписан и представлен в налоговые органы. Следовательно, исправить эту ошибку записями 2008 года невозможно. Поэтому бухгалтер ЗАО «Актив» исправляет ошибку в сентябре 2009 года. Для этого он делает следующие проводки:

Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» Кредит 60 Субсчет «Расчеты по услугам связи»

-1000 руб. - отражен убыток прошлых лет, выявленный в отчетном году;

Дебет 19 Кредит 60 субсчет «Расчеты по услугам связи»

-180 руб. - учтен НДС по услугам связи;

Дебет 60 субсчет «Расчеты по услугам связи» Кредит 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным»

-1180 руб. - зачтен ранее выданный аванс.

Минфин России в письме, от 10 декабря 2004 года № 07-05-14/328 отметил, что выявленные прибыли или убытки прошлых лет нужно рассматривать в качестве постоянных разниц.

Это означает, что в бухгалтерском учете по ним нужно отражать постоянные налоговые обязательства (активы) в соответствии с ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль организации».

Такая ситуация возникает из-за того, что в налоговом учете, в отличие от бухгалтерского, ошибки исправляются в том периоде, к которому они относятся (ст. 54 НКРФ).

С 2010 года также и в случаях, когда допущенные ошибки привели к излишней уплате, налога.

Таким образом, прибыль или убыток прошлых лет, отраженный в бухучете, не влияет на размер налогооблагаемой прибыли текущего периода, что приводит к различию бухгалтерского и налогового финансового результата и, соответственно, к необходимости отражать разницы.

Что касается бухгалтерской отчетности за те периоды, в которых обнаружена ошибка, то в нее исправления не вносятся. Это связано с тем, что законодательством не предусмотрена подача «уточненных» или «дополнительных» балансов.

Достаточно того, что исправленная ошибка в итоге найдет свое отражение в бухгалтерской отчетности за текущий период.

Если с момента подписания отчетности до даты ее утверждения будет выявлена информация, которая окажет существенное влияние на ее результат, бухгалтер должен проинформировать всех, кому отчетность была представлена. В отчетности эту информацию не отражают (п. 12 ПБУ 7/98).

Однако почти все ошибки бухгалтерского учета так или иначе влияют и на расчет налогов. А вот в налоговых декларациях ошибки исправляются уже по другим правилам.

Типовые исправительные проводки.

Согласно общему правилу, суммы дополнительно начисленных налогов и других обязательных платежей, отражаются по дебету счетов источников уплаты таких налогов (20, 26, 44, 70, 90, 91) в корреспонденции с кредитом счетов 68 и 69. Это относится к исправлению ошибок текущего года.

Если необходимо доначислить налог, то делаются прямые записи. Если же обнаружатся излишне начисленные суммы налогов, то необходимо их сторнировать. Дополнительные записи в бухгалтерском учете делаются в том отчетном периоде, когда обнаружена ошибка.

При исправлении ошибок прошлого отчетного периода рекомендуют делать проводки, используя вместо счетов затрат счет 91 "Прочие доходы и расходы" субсчет "Убытки прошлых лет, признанные в отчетном году" или "Прибыль прошлых лет, выявленная в отчетном году". При этом корреспонденция делается с соответствующими счетами учета расчетов, начислений амортизации и др. Например:

излишне начислены амортизационные отчисления по основным средствам, нематериальным активам (счет 02, 05),

завышение оценки ТМЦ, включенных в себестоимость продукции (работ, услуг), включая искажения в распределении отклонений фактической себестоимости сырья и материалов от их плановой себестоимости (учетных цен) (10, 15, 16),

завышение оценки затрат на производство готовой продукции (занижение оценки незавершенного производства)(20),

излишнее отнесение на затраты по основной деятельности расходов будущих периодов (97),

завышение себестоимости отгруженной продукции (работ, услуг), в т.ч. при расчете отклонений фактической себестоимости отгруженной продукции от ее стоимости по учетным ценам (43),

списание на себестоимость реализованной продукции не относящиеся к ней коммерческие расходы, или в состав коммерческих расходов включены расходы, не связанные с затратами на реализацию продукции (работ, услуг) (44),

неправильное определение величины издержек обращения на остаток товаров (44),

включение в себестоимость реализованной продукции (работ, услуг) затрат, относящихся к остатку отгруженных товаров, выполненных работ, оказанных услуг (в т.ч. при расчете отклонений фактической себестоимости реализованной продукции, работ, услуг от ее стоимости по учетным ценам (45),

отражение выручки от реализации продукции (работ, услуг), доходов от прочей реализации и внереализационных доходов на счетах расчета с поставщиками, минуя счета учета выручки (Дебет 62, 76),

списаны на результаты хозяйственной деятельности суммы дебиторской задолженности до истечения срока исковой давности, или не отнесены на финансовые результаты суммы просроченной кредиторской задолженности с истекшими сроками исковой давности (60,76),

не отражены в бухгалтерском учете и не отнесены на финансовые результаты суммы присужденных или признанных штрафов, пеней и неустоек (76-2),

списан на финансовые результаты ущерб, подлежащий отнесению по решению суда на конкретных виновных лиц (73),

не отражен в составе финансового результата доход от совместной деятельности (полного товарищества (76)),

списаны на финансовые результаты потери от недостач сверх норм естественной убытки и порчи ТМЦ при отсутствии решений следственных или судебных органов (94),

включены в состав издержек, затрат расходы, подлежащие возмещению за счет чистой прибыли (91),

лишне начислены резервы предстоящих расходов и платежей (96) и др.

Исправительные записи в бухгалтерском учете делаются одним из следующих способов:

1. Неправильно сделанная бухгалтерская запись повторяется в той же корреспонденции, но со знаком "минус", и одновременно производится правильная запись. Такой способ обычно используется, когда нужно исправить ошибку в корреспонденции счетов. Если требуется полностью удалить ошибку, то выполняется только сторнировочная запись.

2. Производится дополнительная запись на сумму, не отраженную на
счетах бухгалтерского учета. Этот способ также используется для
исправления ошибок в документировании и оценке.

3. Выполняется обобщенная бухгалтерская запись, приводящая
данные на счетах в отчетном периоде к такому состоянию, какое имело бы
место в случае изначально правильного отражения операций в прошлых
отчетных периодах (для варианта 3). Это позволяет организации не
искажать показатели продаж (выручки, себестоимости и др.) отчетного
периода.

Оформляются исправительные записи бухгалтерской справкой -- первичным учетным документом, служащим основанием для выполнения записей в регистрах бухгалтерского учета. Бухгалтерская справка составляется в произвольной форме с соблюдением требований п. 2 ст. 9 Закона "О бухгалтерском учете" к наличию обязательных реквизитов. В качестве образца организация может использовать типовую форму бухгалтерской справки, утвержденную Госкомстатом России.

2.3. Составление бухгалтерских справок

При выявлении фактов неправильного отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета составляется бухгалтерская справка об исправительных проводках. Ведь записи в учетных бухгалтерских регистрах производятся на основании первичных учетных документов (ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"), которые впоследствии при архивировании хранятся вместе с учетными регистрами в качестве оправдательных документов произведенных бухгалтерских записей.

Таким образом, бухгалтерская справка об исправительных проводках фиксирует факт неправильного отражения хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета, обосновывает необходимость произведения исправительных записей и выполняет роль первичного документа, на основании которого производятся записи в учетных регистрах. Данные справки заносятся в регистры бухгалтерского учета обособленно.

Бухгалтерская справка составляется в произвольной форме, с заполнением всех необходимых реквизитов, требуемых пунктом 21 статьи 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете" и наименованием документа - "Бухгалтерская справка".

В ней описывается содержание хозяйственной операции:

• подробное описание неправильно отраженной хозяйственной операции;

• наименование и место хранения первичного оправдательного документа, по поводу которого делается исправление;

• содержание неверно произведенной записи;

• скрытие причины первоначальной ошибки;

• выбранный способ исправления ошибки.

Бюджетные учреждения имеют утвержденную форму бухгалтерской справки ф. 433, которая приведена в Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях, утвержденной приказом Минфина России от 30.12.1999 № 107н.

Страницы: 1, 2, 3