Робота з документами, що містять комерційну таємницю

Робота з документами, що містять комерційну таємницю

13

Зміст

Вступ

1. Поняття комерційної таємниці

2. Умови віднесення інформації до комерційної таємниці

3. Заходи щодо захисту комерційної таємниці

4. Особливості діловодства

5. Зберігання документів, що містять комерційну таємницю

Висновок

Література, яка використовувалась

Вступ

В сучасних умовах глобальної інформатизації суспільства, стрімкого розвитку стосунків ділового партнерства (в тому числі і закордонних контактів) помилковим було б думати, що професія секретаря-референта обмежується прийманням відвідувачів, відповідями на дзвінки, носінням документів на підпис керівникові. Так було в недалекому минулому. Сьогодні ж секретар - це універсальний (і свого роду унікальний) фахівець, що може практично все. А для цього, зрозуміло, він повинен володіти відповідними знаннями із найрізноманітніших галузей науки і техніки, зокрема, інформатики, педагогіки, психології, документознавства, етики і естетики, мовознавства та ін. Звідси і складність професії, труднощі в роботі, особливо початківця. Легко працювати тільки поганому секретарю, але такі, як правило, довго не затримуються на цій посаді. Зайве наголошувати, що секретар - це обличчя фірми, її імідж, зрештою, її фінансова успішність і стабільність. Ділові партнери, спілкуючись насамперед із секретарем, складають думку про всю організацію, і потім цю думку дуже важко змінити.

Сучасне суспільство потребує все більше кваліфікованих спеціалістів з такої важливої сфери управлінської діяльності, як референтна справа. Лише на перший погляд може здатися, що професія секретаря-референта досить проста і працювати ним зможе будь-хто. Заглибившись у суть справи, розуміємо, що ця праця потребує не тільки відмінних фахових знань, а й багатьох особистих якостей, які є далеко не в кожного.

Тема курсової роботи - «Робота з документами, що містять комерційну таємницю».

Мета курсової роботи - ознайомитися з поняттям комерційної таємниці, умовами віднесення інформації до комерційної таємниці, з заходами щодо захисту комерційної таємниці, особливістю діловодства, та зберіганням документів, що містять комерційну таємницю.

1. Поняття комерційної таємниці

В умовах конкуренції між фірмами, підприємствами, установами актуальною проблемою стає збереження інформації, що становить їхню комерційну таємницю.

Комерційна таємниця - один із видів таємниці, яка охороняється кримінально-правовими засобами (поряд з таємницею державною, службовою, голосування, усиновлення тощо). Поняття такої таємниці міститься в ст. 30 Закону України від 27.03.91,Пpo підприємства в Україні" (Відомості Верховної Ради Української РСР. -1991. - № 24 - Ст. 272), де „ під комерційною таємницею підприємства маються на увазі відомості, пов'язані з виробництвом, технологічною інформацією, управлінням, фінансами та іншою діяльністю підприємства, що не є державною таємницею, розголошення яких може завдати шкоди його інтересам".

Комерційна таємниця - це виробнича, науково-технічна, управлінська, фінансова та інша інформація, що використовується для досягнення комерційної мети (одержання прибутку, уникнення збитків, чесного здобуття переваги над конкурентами) і яка вважається конфіденційною. До конфіденційної інформації належать також ідеї, винаходи, відкриття, технології, індивідуальні особливості комерційної діяльності, які дають змогу успішно конкурувати.

2. Умови віднесення інформації до конфіденційної таємниці

Умовно інформацію, що становить комерційну таємницю підприємства, можна поділити на ділову та науково-технічну (технологічну) інформацію.

До ділової інформації належать: відомості про розміри прибутків, собівартість випущеної продукції; плани та обсяги реалізації продукції (плани маркетингу, дані про характер та обсяг торговельних операцій, рівні цін, наявність товарів); відомості про фінансовий аспект діяльності підприємства (за винятком фінансових звітів); плани рекламної діяльності; списки торговельних та інших клієнтів, посередників, конкурентів, відомості про їх фінансове становище тощо.

До науково-технічної інформації належать: методи та способи виробництва (особливо нові розробки), нові технології, напрями модернізації відомих технологій та процесів, відомості про конструкції машин та обладнання, креслення, схеми, програмне забезпечення ПК тощо.

Основні умови віднесення інформації до комерційної таємниці:

- дійсна або потенційна комерційна важливість інформації;

- відсутність вільного доступу до інформації на законних підставах;

- вжиття заходів володарем інформації для її охорони та збереження конфіденційності.

Для організації зберігання конфіденційної інформації комерційного підприємства необхідно визначити інформацію, що становить комерційну таємницю та забезпечити порядок її захисту.

Якщо ці умови не виконуватимуться, то підприємство не матиме законних підстав для притягнення працівників до відповідальності за розголошення чи передання інформації, що містить комерційну таємницю.

Розголошенням комерційної таємниці є повідомлення стороннім особам без згоди уповноваженої особи відомостей, які відповідно до чинного законодавства України становлять комерційну таємницю, людьми, якими ці відомості були довірені в установленому порядку чи стали відомі у зв'язку з виконанням службових обов'язків, якщо це завдало чи могло завдати шкоди господарюючому суб'єкту (підприємцю).

В цілому зазначене поняття, як і поняття «збирання», „ викорискання " роз'яснене в Законі України від 7 червня 1996 р. „ Про захист від недобросовісної конкуренції" / Відомості Верховної Ради України. - 1996. - № 36. - Ст. 164/.

Склад та обсяг відомостей, що становлять комерційну таємницю підприємства, порядок схоронності та доступу до конфіденційної інформації, а також правила її використання визначає керівник.

Органи державної влади та місцевого самоврядування не мають права втручатися у визначення та схоронність комерційної таєм-ниці (крім випадків, передбачених чинним законодавством).

Основна мета захисту конфіденційної інформації полягає в тому, щоб запобігти розголошенню інформації та володінню нею конкурентами. Часто необхідно забезпечувати захист і „ чужих" комерційних таємниць, про які можна довідатися з „ додаткових" джерел. Якщо не буде такого захисту, то підприємство може втратити клієнтів і вигідних партнерів.

3. Заходи щодо захисту комерційної таємниці

Захист комерційної таємниці полягає у здійсненні таких заходів:

- забезпечення обліку та схоронності документів, які містять комерційну таємницю;

- використання організаційних, технічних та інших засобів захисту конфіденційної інформації;

- обмеження доступу до носіїв конфіденційної інформації;

- встановлення правил віднесення інформації до комерційної таємниці;

- розробка інструкцій щодо дотримання режиму конфіденційності та виконання їх особами, які мають доступ до конфіденційної інформації;

- здійснення контролю за дотриманням встановленого режиму охорони комерційних таємниць.

З метою обмеження доступу до інформації, що містить комерційну таємницю, керівник повинен видати спеціальний наказ про введення „ Переліку відомостей, що містять комерційну таємницю підприємства", з зазначенням заходів щодо охорони цих відомостей, визначення кола осіб, які мають доступ до цієї інформації, правил роботи з документами, що мають гриф „ комерційна таємниця". Відповідальні працівники підприємства повинні під розписку ознайомитися з наказом та додатком до нього.

Зразок переліку відомостей, що є комерційною таємницею підприємства:

Додаток до наказу від 01.04.07 Директор фірми „Пошук"

Перелік відомостей, що є комерційною таємницею фірми „Пошук"

Розмір кредитів, що їх взяла або планує взяти фірма. Обсяг виробництва продукції (за місяць, квартал, рік). Назви фірм-контрагентів.

Розмір прибутку, отриманого за місяць, квартал, рік. Розподіл прибутку.

Мета, завдання і тактика переговорів з діловими партнерами. Умови комерційних контрактів, платежів, послуг. Потреба у придбанні товарів чи одержанні послуг. Заробітна плата працівників підприємства. Характер і репутація персоналу фірми. Регіони збуту продукції.

Тематика маркетингових досліджень на підприємстві.

Директор _______________ С. Д. Букорос

підпис

М.П.

4. Особливості діловодства

Діловодство в разі роботи з документами, що містять комерційну таємницю, має свої особливості. Так, наказом керівника призначається посадова особа (особи), яка відповідає за облік, зберігання та використання документів, що мають гриф обмеження доступу. Нею може бути і секретар, для якого робота з документами належить до основних службових обов'язків, або відповідальний працівник, для якого виконання цих функцій становитиме додаткове навантаження.

Гриф конфіденційності, на відміну від грифу таємності, означає, що право власності на інформацію, яка міститься в документі, належить підприємству.

Якщо інформація, що становить комерційну таємницю, міститься в документах, які належать підприємствам-партнерам, то про нерозголошення її має бути зазначено в тексті, договорі між цими підприємствами.

Якщо на документі не проставлено гриф обмеження доступу й у тексті немає вказівок на конфіденційність, то це означає, що автор та особи, які підписали чи затвердили документ, передбачили всі можливі наслідки вільної (без обмеження доступу) роботи з документом.

На документі з грифом „КТ" („Конфіденційно") зазначається кількість примірників документа і місцезнаходження кожного з них.

Наприклад:

Складений у двох примірниках:

Прим. Л"° 1 - на адресу прим. Ks 2 - до справи 01.08.

На звороті або в резолюції документа з грифом „КТ" керівник пише прізвище тих посадових осіб, яким дозволено користуватися цим документом.

Наприклад:

Дозволяю:

1. Краюшкіну В. О.

2. Ананьеву Д. М.

Підпис керівника ________________________

Дата

Друкування документів з грифом „КТ" здійснюється централізовано, у спеціально відведеному для цього приміщенні або на робочому місці, куди заборонено вхід стороннім. Віддруковані та підписані документи передаються для реєстрації посадовій особі, яка відповідає за їх облік. Чернетки і варіанти документа знищуються цією особою з підтвердженням факту знищення записом на копії вхідного документа.

Наприклад:

чернетка (і варіанти) знищено.

Підпис________________________________

Дата

Усі документи з конфіденційною інформацією повинні реєструватися окремо від решти документів у Журналі реєстрації документів з грифом КТ.

Журнал реєстрації документів з грифом КТ

Усі документи, що надходять з грифом „комерційна таємниця", одержує відповідальна особа чи секретар-реферєнт, які обов'язково перевіряють кореспонденцію на цілісність. Якщо якихось документів не вистачає, то складають акт (у двох примірниках, один з яких направляють адресантові).

5. Зберігання документів, що містять комерційну таємницю

Документи з грифом обмеження доступу формують в окрему справу, на обкладинці якої в правому верхньому ріжку роблять позначку„ комерційна таємниця". На звороті обкладинки вміщують список працівників, які мають право користуватися документами внесеними до даної справи.

Зберігаються такі справи у сейфі, що опечатується посадовою особою, яка відповідає за їх зберігання. Доступ до цього сейфа іншим працівникам має бути заборонений.

Обіг (видача та повернення) документів з грифом „КТ" відображається в Журналі обліку видачі документів з грифом „КТ".

Журнал обліку видачі документів з грифом „КТ"

Документи, що мають гриф обмеження доступу, видають та приймають під розписку, при цьому забороняється:

- вилучати зі справи чи переносити до іншої справи документи, що мають гриф обмеження доступу, без дозволу керівника та позначок у „ Журналі реєстрації документів з грифом обмеження доступу";

- виносити з приміщення документи без спеціального дозволу керівника;

- розмножувати документи без дозволу керівника (якщо є дозвіл, то розмноження здійснюють у присутності відповідальної особи, а браковані примірники одразу знищують).

Усі справи, доступ до яких обмежено, обов'язково вносять до номенклатури справ підприємства.

Після закінчення календарного року наказом керівника призначається спеціальна комісія, яка обов'язково має:

- перевірити наявність усіх документів;

- відібрати документи для зберігання в архіві;

- визначити документи для знищення.

Перевірка наявності документів з грифом „КТ" за рішенням керівництва підприємства може здійснюватися з іншою періодичністю, наприклад після закінчення кварталу. При втраті конфіденційного документа про це негайно інформують керівника підприємства. Вживаються всі заходи, щоб розшукати документ. Для розслідування факту втрати керівник підприємства створює спеціальну комісію. У випадку, коли розшук не дав позитивних наслідків, складається акт, а до журналу реєстрації вноситься про це відповідний запис.

При звільненні з роботи співробітника, відповідального за документи з грифом „КТ", здійснюється перевірка наявних документів, які передаються заново призначеній особі. Про це складається акт приймання-передачі, що затверджується керівником підприємства або його заступником.

На особу, яка на підприємстві була допущена до „КТ"і звільнилася з роботи, зобов'язання про нерозголошення конфіденційної інформації поширюється ще протягом двох років після звільнення, якщо інший термін не був обумовлений трудовою угодою. При передачі справ до архіву на документи з грифом „КТ" складається окремий опис. Архівне зберігання таких документів здійснюється в опечатаних коробках у приміщенні, куди забороняється несанкціонований доступ. На документи з грифом „КТ", що відібрані для знищення, складається акт. Процес знищення відбувається у присутності комісії. При цьому робиться все належне, щоб виключити можливість поновлення наявної у цих документах інформації.

Передаючи справи до архіву, складають окремий опис документів, що мають гриф обмеження доступу. У приміщенні архіву такі документи зберігають в опечатаних скриньках. Несанкціонований доступ до них суворо заборонено [11, с. 206-208].

Висновок

В процесі виконання контрольної роботи ми ознайомилися з темою «Робота з документами, що містять комерційну таємницю».

Були розглянуті питання:

- поняття комерційної таємниці;

- умови віднесення інформації до комерційної таємниці;

- заходи щодо захисту комерційної таємниці;

- особливості діловодства;

- зберігання документів, що містять комерційну таємницю.

Так як кожне підприємство має інформацію, яку не потрібно, щоб знали конкуренти, тому ця тема є актуальною.

Література, яка використовувалась

1. Блощииська В.А. Сучасне діло ведення Навч. посібник. - Івано-Франківськ: Інститут менеджменту та економіки, 2000. -270 с.

2. Вербіщька Т.С, Чіішікова В.П. Секретарська справа та сучасне справочинство. - Львів: Оріяна - Нова, 2001. - 392 с.

3. Гордієнко. К.Д. Діловодство в роботі секретаря. Практичний посібник. - К.: КНТ, 2006. - 280 с.

4. Задорожный Э.М, Задорожный С.Э. Работа секретаря-референта в иностранных и совместных фирмах: Практическое пособие секретарю, предпринимателю, менеджеру. - К., 1994. -176 с.

5. Кондратюкова Л.К., Ткачева Л.Б., Акулина Т.В. Аннотирование и реферирование английской научно-технической литературы: Учебное пособие. - Омск: Изд-во Ом. ГТУ, 2001. - 184 с.

6. Кульицький С.П. Основи організації інформаційної діяльності у сфері управління: Навчальний посібник. - К.: МАУП, 2002. -224 с.

7. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник. - К.: Знання,2003. -459 с.

8. Ораторське мистецтво: Навчальний посібник для студентів вищ. навч. закл. юрид. спец. 2-ге вид. / Н.П. Осипова, В.Д. Воднік, Г.П. Клімова та ін. За ред. професора Н.П. Осипової. -Х.: Одісей, 2006.-144 с.

9. Палеха Ю.І. Іміджологія: Навчальний посібник / За заг. ред. 3.І. Тимошенко. - К.: Вид-во Європейського ун-ту, 2005. - 324 с.

10. Палеха Ю.І. Ключі до успіху, або Організаційна та управлінська культури: Навчальний посібник. - 2-гс вид., доп. -К.: Вид-во Європейського ун-ту, 2002. - 337 с.

11. Палеха Юрій. Управлінське документування: Навчальний посібник: У 2 ч. 3-тє вид., доп. - К.: Вид-во Європейського ун-ту. 2003.

12. Слободянюк Н.Ю. Діловодство та управлінська документація: Навчальний посібник. - Вінниця: ВНТУ, 2004. - 80 с.

13. Сорока М.Б. Національна система реферування української наукової літератури / НАН України. Національна бібліотека України імені В. І. Вернадського. - К.: НБУВ, 2002. - 209 с.

14. Стенюков М.Б. Секретарское дело. - М.: Приор, 1996. -192 с.

15. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення: Підручник. Вид. 2-ге, доп. і переробл. - К.: Атіка, 2004. - 592 с.

16. Шейнов В.П. Секретар: секреты профессии. - М.: Ось - 89, 2005 - 208 с.

17. Шепель В.М. Имиджеология: Секреты личного обаяния. - 2-е изд. перераб. и доп. - М.: Культура и спорт; ЮНИТИ, 1997. - 382 с.

18. Варенко В.М. Референтна справа. Навч. посібник - К., Кондор, 2008-212 с.