Правила оформления документов

Правила оформления документов

7

Контрольная работа

по дисциплине

«Делопроизводство»

Выполнила студентка

группы 308118/08

Каханович Ульяна Григорьевна

Содержание

1. Оформление реквизитов документов

2. Виды бланков документов и оформление отдельных видов документов

3. Образцы документов: приказ, указание, протокол, акт, докладная записка, служебная записка

1. Оформление реквизитов документа

Постоянные реквизиты бланка

Государственный герб Республики Беларусь (1). Изображение Государственного герба помещают на бланках в центре верхнего поля. Диаметр изображения не должен превышать 17 мм.

Правом помещать изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках документов согласно Указу Президента от 28 июня 2000г. № 357 обладают только государственные органы (организации).

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (2). Реквизит представляет собой условное графическое изображение, зарегистрированное в установленном законом порядке. В качестве эмблемы может быть использован товарный знак.

Изображение эмблемы организации государственной формы собственности располагается на левом поле бланка на уровне наименования организации, не государственной формы собственности - также на левом поле бланка или на верхнем поле аналогично Государственному гербу Республики Беларусь.

При угловом расположении реквизитов эмблема организации помещается на верхнем поле бланка над серединой строки реквизита «Наименование организации».

Автор документа (5,6,7). Автором служебного документа выступает организация, ее наименование дается с указанием подчиненности в реквизитах. Наименование вышестоящей организации (реквизит 5), наименование организации (реквизит 6) пишутся в строгом соответствии с наименованием, зарегистрированным в учредительных документах, например в уставе. Наименование структурного подразделения (реквизит 7) печатается в бланке машинописным способом под названием организации.

Почтовый адрес отправителя (8) включает индекс предприятия связи и почтовый адрес. Реквизит оформляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. При литерном написании номера буква пишется слитно с цифрой. Если оформляется адрес учреждения, то номер дома указывается цифрами без других обозначений:

пр.Партизанский, 20

220110, г.Минск

Республика Беларусь

Коммуникационные и коммерческие данные (9). Коммуникационные данные: телеграфный адрес, телефакс, телетайп, телекс, телефон и т.д. Коммерческие данные: номер счета, название банка и т.д. адрес электронной почты и другие сведения указывается по усмотрению организации. Стандарт не содержит ограничений относительно состава и объема сведений, включаемых в справочные данные об организации.

Название вида документа (10). Вид документа определяется его назначением и содержанием. Реквизит печатается прописными буквами без разрядки от нулевого положения табулятора без отступов от границы левого поля, например ПРОТОКОЛ, АКТ, ПРИКАЗ.

Данный вид реквизита является одним из важнейших и проставляется на всех документах, кроме писем.

Место составления или издания документа (14). Указывается я на общем бланке. Оформляется реквизит в соответствии с административно-территориальным делением. Перед населенными пунктами проставляется сокращенное обозначение города, поселка и т.п., например г. Минск.

Заполняемые реквизиты бланка

Код организации (3). Для министерств и других органов управления проставляют от ОКРБ 004-2001 - «Общегосударственный классификатор органов государственной власти и управления». Длина кода составляет пять цифровых десятичных знаков, например 03050 - Госкомавиация. Код организации для других организаций за исключением министерств и иных органов управления проставляются по ОКРБ 018-2003 - «Общегосударственный классификатор юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Длина кода равна девяти цифровым десятичным знакам, например 592461323 - Иванов Иван Иванович.

Этот реквизит проставляется на верхнем поле справа на первом листе документа.

Код документа (4). Проставляется по ОКРБ 010-95 - «Унифицированные документы». Длина кода - десять цифровых десятичных знаков, например 0225612001 - приказ о поощрении. Место расположения - под реквизитом «Код организации».

Дата (11). Дата в тексте и в других реквизитах оформляется только цифровым способом. Элементы даты приводят арабскими цифрами в одной строке в такой последовательности: день, месяц, год.

Регистрационный индекс (12). Условное цифровое, буквенное или комбинированное обозначение документов, проставляемое в бланке на одном уровне с датой.

Для внутренних документов - это обычный порядковый номер с начала года в пределах каждого вида документа в течении календарного года.

Для исходящих документов индекс складывается из нескольких частей, например 25-05/53, где 25 - индекс структурного подразделения, номер дела в номенклатуре, 53 - порядковый номер отправляемого документа.

Реквизиты «Дата» и «Регистрационный индекс» на бланках оформляются в виде трафарета: __________________№ __________.

Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа (13). Данный реквизит присутствует на бланке для писем, так как предполагает ответ на ранее посланное письмо. Данный реквизит полностью переписывается из инициативного документа цифровым способом. Например, на №01-13/121 ОТ 02.03.2009г. На бланках для писем он оформляется в виде трафарета: на № _____________ от _______________.

Гриф ограничения доступа (15). Данный реквизит свидетельствует о конфиденциальности информации, содержащейся в документе, и наличии ограничения доступа и ознакомления с ней. Он проставляется на самом документе и/или на сопроводительной документации к нему.

Реквизит располагается на правом верхнем углу документа на расстоянии 100 мм от границы левого поля.

При определении степени конфиденциальности документов следует руководствоваться Положением о коммерческой тайне, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 6 ноября 1992г. № 670.

Гриф ограничения доступа проставляется не только на самом документа, но и на всех его частях, способных выступать в качестве самостоятельной единицы при работе с данным документом в процессе решения того или иного вопроса, например на приложении к документу.

Одновременно с наименованием гриф ограничения доступа должен содержать указание на номер экземпляра данного документа, например:

Коммерческая тайна

Экз. №2

Рассматриваемый реквизит может быть дополнен указанием срока его действия, например:

Коммерческая тайна

(до 21.05.2009)

Экз. № 2

При снятии гриф зачеркивается с проставлением на документе соответствующей отметки (штампа) и подписи уполномоченного должностного лица, например:

Ограничения сняты

(подпись) О.В. Яглов

20.10.2009

Адресат (16). Реквизит проставляется в правой верхней части документа от четвертого положения табулятора.

Адресат - сложный реквизит, включающий в себя следующие части:

1. Наименование учреждения и структурного подразделения (в именительном падеже);

2. Указание должности и фамилия получателя (в дательном падеже);

3. Почтовый адрес.

Например:

Белорусский филиал «Мосэнергобанк»

Начальнику управления инженерно-инвестиционной

деятельности г-ну Давыдову О.М.

ул. Луговая, 61, 220078, г. Минск

Состав реквизита меняется в зависимости от адресата и вида документа. Так, в случае внутреннего документа указывается лишь название структурного подразделения или должность руководителя, которому адресуют документ.

Если документ направляется частному лицу, то сначала приводят фамилию и инициалы получателя, а затем почтовый адрес.

На документе не должно быть более четырех адресатов; если их больше, составляется список на рассылку и на каждом экземпляре пишется один адресат.

Согласование служебных документов (26, 26). Согласование является способом предварительной оценки сущности проекта документа. оно проводится с организациями, структурными подразделениями, должностными лицами. Различают внешнее и внутреннее согласование. Внешнее оформляется грифом согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллективного органа, внутреннее - визой.

Гриф согласования (25). Проставляется слева ниже реквизита «Подпись» непосредственно от границы левого служебного элемента:

1. Слово СОГЛАСОВАНО, которое пишется прописными буквами без кавычек и двоеточия;

2. Указание должности, включая наименование организации;

3. Личную подпись;

4. Расшифровку подписи;

5. Дату.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Директор ПО «Нефтегаз»

(подпись) С.С. Луговой

01.05.2009

Визы (26). Реквизит располагается от границы левого служебного поля ниже реквизита «Подпись»и проставляют на остающихся в организации экземплярах документов. Первым проект документа визируется исполнителем, что подтверждает его ответственность за содержание, полноту и качество документа. затем визирование осуществляется в следующей очередности: руководители исполнителя; заинтересованные в документе должностные лица; представители общественных организаций; ответственные лица финансовых и экономических служб; заместитель руководителя организации; главный бухгалтер; юристы; служба документационного обеспечения.

По структуре этот реквизит аналогичен реквизиту «Подпись».

Визы проставляются на обороте первого экземпляра документа, если он подлежит размножению. Если документ исходящий, визируются экземпляры, остающиеся в делопроизводстве учреждения. Внутренние документы визируются на первом экземпляре. Отказываться от визирования не допускается.

Реквизит виза используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом.

Виза ознакомления начинается словами «С приказом (актом, протоколом и т.д.) ознакомлен (а, ы) и включают личную подпись работника, ее расшифровку и дату.

Способы удостоверения документов (17, 23, 27). Удостоверение документов является формой выражения ответственности за их содержание и законность. Основные способы удостоверения документов - подписание, утверждение и проставление печати.

Подпись (23). Реквизит выступает обязательным элементом документов. В его состав входят:

1. Наименование должности лица, подписавшего документ 9печатается от нулевого положения табулятора);

2. Личная подпись;

3. Расшифровка подписи (печатается от шестого положения табулятора), причем инициалы размещают перед фамилией, пробелы между инициалами и фамилией не делают.

Утверждение - особый способ удостоверения документа после его подписания, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг учреждений и должностных лиц.

Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.

Утверждение имеет два варианта оформления:

- утверждение документа руководителем;

- издание распорядительного документа.

Гриф утверждения (17). Реквизит проставляется в правом верхнем углу первого листа документа от пятого положения табулятора.

В соответствии со способом утверждения документа гриф имеет два варианта оформления.

В первом случае гриф состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, указания должности руководителя, наименование учреждения, личной подписи, расшифровки подписи с инициалами перед фамилией и датой утверждения. Во втором случае пишется слово УТВЕРЖДЕНО, указываются вид распорядительного документа,его номер и дата. Слово УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДАЮ набираются прописными буквами без кавычек и пробелов.

Для удостоверения наиболее важных документов ставится печать, свидетельствующая об их подлинности.

Печать (27). Проставляется таким образом, чтобы ее оттиск затрагивал часть названия должности и личной подписи подписавшего документ.

Например:

Директор завода (подпись) С.А.Киселев

Печать делятся на гербовые и простые. Гербовая печать круглая, в ее центре изображен герб государства, а по окружности дается полное название организации. Кроме гербовой печати в организации бывает несколько простых печатей. Они могут иметь различную форму: квадратную, прямоугольную, треугольную, круглую. Место герба занимает название организации или ее структурного подразделения. Простыми печатями удостоверяют размножение экземпляра распорядительных документов, копии документов, пропуск и др.

Текст (21). Текст - основной реквизит документа. его печатают через 2-3 межстрочных интервала после реквизита «Заголовок к тексту» от нулевого положения табулятора.

Текст документа на бланках формата А4 печатают через один межстрочный интервал, на бланках формат А5 - через 14 пт. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через полтора межстрочных интервала.

Абзацы в тексте печатаются от первого положения табулятора. Нормальным считается абзац, содержащий не более 2-3 предложений. Текст документа обычно включает две смысловые части. В первой указывается основание или причина создания документа,во второй - выводы,

При подготовке текста документа должны соблюдаться следующие основные принципы:

1. Достоверность и объективность содержания;

2. Полнота информации;

3. Краткость изложения;

4. Унификация и стандартизация языка и стиля документа;

5. Нейтральность тона.

К элементу текста относят заголовок к тексту и отметку о наличии приложения.

Заголовок к тексту (19). Реквизит предназначен для эффективного поиска документа, проведения его регистрации без предварительного прочтения всего текста, а также для контроля исполнения документа.

Заголовок текста печатается флаговым способом строчными буквами от нулевого положения табулятора через один межстрочный интервал. Если заголовок к тексту превышает 140 знаков, то его допускается продлевать до границы пятого положения табулятора.

Отметка о наличии приложения (22). Данный реквизит обычно дополняет, разъясняет, детализирует отдельные вопросы основного документа.

Слово «Приложение» печатают от нулевого положения табулятора строчными буквами, после него ставится двоеточие. Этот реквизит оформляется следующим образом:

Приложение: на 20 л. в 3 экз.

Гриф приложения (24). Данный реквизит, указывающий на связь приложения с основным документом, размещают в правом верхнем углу первой страницы приложения. Реквизит включает: слово «Приложение», порядковый номер без знака №, название вида документа в дательном падеже, его дату и номер. Например:

Приложение 2

к приказу директора БелГИСС

25.04.2004 №11

Служебные отметки на документах

Резолюция (18). Реквизит содержит указания руководителя по исполнению документа. Он включает:

1. Фамилию, инициалы исполнителя;

2. Предписание действий;

3. Порядок и сроки исполнения4

4. Подпись руководителя;

5. Дату наложения резолюции.

Резолюция располагается на первом листе документа. она выполняется рукописным способом под реквизитом «Адресат» или под углом к основному тексту. Помещать резолюцию на тексте и других реквизитах нельзя.

Отметка о контроле (20). Необходима на документах, исполнение которых проверяется, и состоит из заглавной буквы «К» или слова КОНТРОЛЬ, которые пишут от руки или проставляют резиновым штемпелем на левом поле документа на уровне заголовка к тексту. Обычно их наносят цветным карандашом или чернилами красного цвета. Отметка может быть дополнена контрольной датой.

Отметка об исполнении (28). Реквизит располагается на лицевой стороне последнего листа, пишется от границы левого поля и включает фамилию исполнителя и номер его телефона.

Отметка о заверении копии (29). Копия документа - это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть его.

Заверительную отметку проставляют ниже реквизита «Подпись» и печатают от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля. В нее входят: слово Верно, наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (30). Реквизит размещается в левом нижнем углу первой страницы документа и включает:

1. Слово «В дело» и индекс дела по номенклатуре дел, в которое будет подшит документ;

2. Краткие сведения о порядке решения вопроса;

3. Подпись исполнителя;

4. Дата.

Отметка о поступлении (31). Реквизит оформляется на входящих документах от руки или с помощью штампа в правом нижнем углу первой страницы документа. В состав реквизита входят сокращенное наименование организации, дата поступления и регистрационный индекс документа.

Отметка о переносе данных на машинный носитель (32). Реквизит располагается на нижнем поле первого листа документа и включает в себя:

1. Запись «Информация перенесена на машинный носитель»;

2. Подпись лица, ответственного за перенос данных;

3. Дату переноса.

2. Виды бланков документов и оформление отдельных видов документов

Бланк документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной.

Бланки бывают трех видов:

- бланк для писем;

- общий бланк;

- бланк конкретного вида документов.

На общих бланках оформляются:

- распорядительные документы организации (приказы, постановления, распоряжения и т.д.);

- организационные (акты, протоколы, справки и т.п.).

Допускается изготовление на основе общего бланка специальных бланков для конкретных видов организационно-распорядительной документации, например бланк для положения, бланк для протоколов и т.д.

Бланк для писем используется исключительно для оформления писем независимо от их вида (письмо-ответ, информационное письмо и т.п.).

Бланки документов изготавливаются на бумаге формата А4(210*297 мм) и А5 (148*210 мм). Формат А5 рекомендуется в целях экономии бумаги и используются при подготовке небольших по объему документов, например сопроводительных писем.

Бланк должен в обязательном порядке иметь поля: левое - 30 мм, правое - не менее 8 мм, верхнее и нижнее - 20 мм, при этом нанесение полей или их ограничительных отметок на бланк необязательно.

Гербовые бланки подлежат обязательному учету. С этой целью на бланках проставляются учетные порядковые номера.

Учет гербовых бланков при их поступлении в организацию ведется раздельно по видам в учетно-регистрационной форме по следующим реквизитам:

- наименование вида гербового бланка;

- дата поступления, индекс и дата сопроводительного документа, организация - поставщик бланков;

- количество поступивших экземпляров, серия и номер гербовых бланков, наименование структурного подразделения государственного органа, инициалы и фамилия должностного лица - получателя гербовых бланков, расписка в получении, отметка об уничтожении.

Лицо, ответственное за учет, использование и хранение гербовых бланков, ведет еще одну регистрационную форму по выдаче этих бланков непосредственным исполнителям. В ней фиксируются:

- вид виданных бланков;

- получатель бланков;

- должность, Ф.И.О. получившего бланки;

- количество экземпляров;

- дата получения;

- расписка в получении;

- номера и серии испорченных бланков;

- отметка об уничтожении.

Бланки с изображением Государственного герба Республики Беларусь уничтожаются по акту с отметкой в журнале.

ПО «ГАРАНТ»

ПРИКАЗ

01.10.2005 № 35

г. Минск

О совершенствовании показателей

работы

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.Организовать разработку и к 11.10.2005 предоставить директору на утверждение новые формы планов и отчетов о хозрасчетной деятельности цехов завода.

2.Главному бухгалтеру В.И.Носенко разработать указания об учете работы цехов, предусматривая получения от машиносчетной станции ежедневных и ежемесячных факсограмм по реализации продукции и по прибыли.

3.Контроль за исполнением возложить на заместителя директора В.И.Павлова.

Директор ________________ Н.К.Комаров

С приказом _______________ В.И.Павлов

ознакомлен: _______________ В.И.Носенко

Фирма «Омега»

УКАЗАНИЕ

01.10.2004 № 48

Минск

О графике отпусков

на 2005 год

Для составления графика отпусков на 2005 год

ОБЯЗЫВАЮ:

1. Руководителей структурных подразделений предоставить списки сотрудников с указанием предполагаемого очередного отпуска в 2005 году.

2. Главного специалиста фирмы Осипова И.И. составить сводный график отпусков работников фирмы на 2005 год и представить его на утверждение в дирекцию фирмы.

Срок представления отпусков 20.12.2004.

Зам. директора ________________ И.И. Антонов

МП «СТАРТ»

ПРОТОКОЛ

________2003 № ____

г. Минск

Заседание ЭК

Председатель - Петров А.Д.

Секретарь - Петрова М.В.

Присутствовали: Сухова В.П.

Приглашенные: начальник ОМТС Белый Ю.Д.

Ведущий экономист Смирнов А.П.

Повестка дня:

О рассмотрении номенклатуры дел (НД) на 2001 год

СЛУШАЛИ:

Петрова А.Д. - предложила рассмотрение проекта НД на 2001 год

ВЫСТУПИЛИ:

Шах А.К. - дала замечание по разделу «Бухгалтерия» НД

ПОСТАНОВИЛИ:

Доработать раздел «Бухгалтерия» НД в соответствии с замечаниями Шах А.К. к 15.04.2001

Председатель ___________________ И.О.Фамилия

Секретарь ___________________ И.О.Фамилия

МП «СТАРТ»

АКТ

_________2003 № ____

г. Минск

О переоценке основных фондов

Основание: приказ генерального директора «О переоценке основных фондов»

20.03.2003 № 12

Составлен комиссией:

Председатель - зам. генерального директора Петров А.Д.

Члены комиссии: начальник ОМТС Кашин Ю.Д.

рук. Информационного отдела Корень И.В.

ведущий экономист Смирнов А.П.

зам. главного бухгалтера Шах А.К.

Комиссия провела переоценку основных фондов и установила следующее:

1.Первоначальная стоимость основных фондов до переоценки составила _______________________________________ тыс. рублей

2.Остаточная стоимость основных фондов до переоценки составила _______________________________________тыс. рублей.

3.Первоначальная стоимость основных фондов после переоценки составила ________________________________________тыс. рублей.

4.Остаточная стоимость основных фондов после переоценки составила ________________________________________ тыс. рублей.

В результате переоценки выявлены:

Излишки на сумму __________________________________тыс. рублей

Председатель _____________________ А.Д.Петров

Члены комиссии: _____________________ Ю.Д.Кашин

_____________________ И.В.Корень

_____________________ А.П.Смирнов

_____________________ А.К.Шах

Отдел автоматизированных технологий

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

28.02.2004 № 3

Минск Директору АО «Новые технологии»

Козлову Г.А.

Резолюция

О нарушении режима доступа в

служебное помещение отдела

Начальник отдела _________________ А.Б.Петренко

МП «СТАРТ»

Ул. Янки Купалы, 3

220075, г. Минск,

тел. 210 17 14, 230 34 01

р/с 3023456767400

в АКБ «МТБ», код 117

_______________ № _______

На № ____________ от _________

О проведении выставки

Директору Минского станкостроительного завода

Иванову И.И.

ул. Октябрьская, 5

200500, г. Минск

Разрешите пригласить Вас на международную специализированную выставку «Лес. Деревообработка», которая состоится 23.03.2001 в Республиканском выставочном центре по ул. Я.Коласа, 27.

В рамках выставки будет проведена конференция Белорусский институт леса (г. Гомель) и Белорусский технологический университет им. Кирова (г. Минск).

Предлагаем Вашему вниманию более подробную информацию по указанному мероприятию. Имеются приложения.

Приложение: 1. Условия участия в выставке на 2 л. в 1 экз.

2. График проведения выставки на 1 л. в 1 экз.

Генеральный директор С.Н.Васильев

Титов 235 46 35