Принципы формирования архивных коллекций

2.3 Систематизация документов архивных коллекций и формирование единиц хранения

Систематизация документов коллекций определяется тематикой и составом документов. В пределах коллекции документов одного вида (разновидности) возможна группировка по авторскому признаку с расположением групп в алфавитном порядке названий организаций или фамилий авторов. В пределах коллекции документов, созданной по тематическому признаку, могут быть образованы группы по более общим темам или вопросам, расположенные в порядке их значимости или хронологии. Внутри тематических подгрупп документы могут быть объединены по различным признакам, исходя из объема и состава документации.

Рукописи художественных произведений систематизируются в группы по жанрам, и внутри группы каждое произведение вкладывается в отдельную обложку. Большая по объему рукопись и варианты к ней составляют отдельную группу. Если эти материалы велики по объему, то каждый вариант рукописи заключается в отдельную обложку, имеет самостоятельный номер, но может быть описан в одной группе со всеми вариантами рукописи.

Нотные рукописи композиторов систематизируются и учитываются аналогично рукописям писателей. При ясно выраженном объединении ряда музыкальных произведений под одним номером сочинения (опусом) они составляют отдельную группу.

Систематизация творческих материалов художников (рисунки, графика) производится по технике их исполнения с последующей систематизацией по формату. Этюды к картинам, иллюстрации, серии рисунков на определенные темы, эскизы декораций и костюмов к спектаклям составляют отдельные группы. Каждый отдельный лист считается за один документ, независимо от количества рисунков на нем. Альбом с рисунками считается за один документ, и листы в нем не просчитываются (исключение составляют альбомы с рисунками выдающихся художников). Фотокопии и репродукции с картин художника и фотографии работ скульптора составляют отдельные группы и просчитываются подокументно.

При группировке документов по спектаклям или фильмам допускается систематизация и объединение документов в группы: фотографии репетиций спектаклей или рабочих моментов киносъемок; фотографии сцен из спектаклей; фотопробы актеров и кадры из кинофильмов; программы, афиши, буклеты, рекламные плакаты по данному спектаклю или фильму; подборка рецензий и отзывов; стенограммы обсуждений спектакля или фильма.

Письма и телеграммы объединяются в группы в зависимости от значимости корреспондента или адресата: письма известных деятелей литературы и искусства систематизируются по корреспондентскому признаку и заносятся в сдаточную опись по алфавиту фамилий авторов под отдельными номерами; письма менее известных деятелей литературы и искусства объединяются в одну группу; отдельную группу составляют письма родственников; все остальные личные письма (читателей, зрителей) составляют группу “Письма разных лиц”; письма учреждений, издательств и организаций объединяются в отдельную группу; поздравительные телеграммы при большом количестве могут быть выделены в отдельные группы.

Физически обособленная единица хранения может состоять из одного документа или группы документов, объединенных по авторскому, корреспондентскому, тематическому, номинальному, хронологическому и географическому признакам. Каждый из перечисленных признаков может быть положен в основу формирования единиц хранения как самостоятельно, так и в сочетании с другими признаками.

Формирование единиц хранения должно обеспечивать наибольшую сохранность документов и удобство пользования ими. При формировании единиц хранения следует учитывать значение творчества фондообразователя и ценность документов архивной коллекции, степень их сохранности. Единицы хранения в фондах классиков и выдающихся деятелей литературы и искусства формируются из меньшего количества документов.

Объем единицы хранения не должен превышать 100 листов, для особо ценных документов -- 40 60 листов, для рисунков и чертежей -- 10--15 листов. Если документ или группа документов превышают эти объемы, их следует разделять на две несколько единиц хранения с соблюдением логической и хронологической последовательности.

При формировании единиц хранения не рекомендуется объединять документы дореволюционного и советского периодов, исключение делается для личной переписки. При формировании единиц хранения следует обращать внимание на то, чтобы все приложения не были отделены от основных документов. В пределах сформированной единицы хранения документы располагаются с учетом взаимной связи и хронологической последовательности. Приложения и конверты помещаются после документов, к которым они относятся.

В единице хранения, состоящей из рукописи, листы систематизируются в порядке авторской нумерации. В случае ее отсутствия систематизация проводится по содержанию. Если текст состоит из отдельных отрывков, каждый из них помещается в отдельную внутреннюю обложку.

Черновики, беловики, варианты, гранки, верстка одного произведения, объединенные в одну единицу хранения, располагаются в хронологической последовательности работы автора над данным произведением.

В единице хранения, сформированной из нескольких произведений, документы располагаются в хронологической последовательности. Произведения одного года или не датированные располагаются по алфавиту названий.

В единицах хранения, содержащих письма, объединенные по тематическому признаку (читателей, начинающих авторов, поздравительные и др.), документы систематизируются в хронологической последовательности или по алфавиту фамилий корреспондентов. Визитные карточки располагаются по алфавиту фамилий их владельцев. Письма с неустановленными датами помещаются после датированных. Письма неустановленных лиц группируются по почеркам, а письма, написанные одним почерком, по датам.

В единицах хранения, сформированных из личных документов, материалов служебной и общественной деятельности, имущественно-хозяйственного и бытового характера, документы располагаются по хронологии.

При описании единиц хранения устанавливаются виды документов, авторство, заглавие произведения или содержание документов, степень их полноты, подлинность или копийность, язык, способ написания и опубликованность, наличие приложений к ним, внешние особенности, крайние даты документов и количество листов единицы хранения. Кроме того, проводится аннотирование особо важных документов.

Содержание документов должно быть изложено современным языком независимо от времени их происхождения. Не допускается механическое перенесение из текста документов в заголовки единиц хранения старых, архаических выражении, формулировок, извращающих политический смысл фактов и событий или искажающих истину. При составлении заголовка необходимо соблюдать единообразие приемов описания, избегать употребления канцелярских выражений.

Описание производится по новой орфографии. Из слов и терминов описываемых материалов следует сохранять в заголовках только такие, которые характерны для данной эпохи, выражают ее особенности и не могут быть заменены тождественными по смыслу современными понятиями. Вид документов, имена лиц, названии учреждений, населенных пунктов, должностей, юридические, бытовые и тому подобные термины пишутся так, как они приведены в самих документах (комедийное действо, ревизская сказка, статейный список, Ортемий, сорок и т. д.). Слова в заголовках следует писать полностью, за исключением общепринятых сокращений. Большая часть сокращений употребляется только при названии, цифре, фамилии.

В единицах хранения, содержащих письма, фотографии, учитывается количество документов. Документом считается каждое письмо, фотография. Количество писем и фотографий указывается на обложке. Документы, составляющие единицу хранения, вкладываются в развернутом виде в отдельную обложку, папку или конверт. При этом скрепки, булавки, скоросшиватели удаляются. Особо ценные документы заключаются во внутренние обложки, а фотографии и визитные карточки - в конверты. Плакаты, афиши и другие документы большого формата заключаются в специальные обложки и папки и хранятся в специально оборудованном для них месте. На ярлыках соответствующих коробок делаются топографические отсылки.

4. Коллекция самиздата Международного института гуманитарно-политических исследований: 38 дел, 1966-1996 гг.

Коллекция была передана в “Мемориал” директором МИГПИ В. Игруновым в 1998 г. в составе других материалов из архива Института.

Содержит литературный самиздат (А. Солженицын, М. Булгаков, А. Платонов), воспоминания Н. Мандельштам, мемуары П. Бутова, книги Л. Троцкого “Сталин” и А. Янова “Русская идея и 2000-й год”, работы И. Шафаревича “Русофобия” и В. Альбрехта “Как быть свидетелем”, заключения Института государства и права АН СССР на самиздатский сб. “Жить не по лжи” и работу В. Сокирко, расшифрованные интервью с участниками демократического движения в г. Одесса, материалы встречи политзаключенных 50-х - 80-х годов, газетные вырезки начала 90-х годов.

5. Коллекция личных дел: 1940--1990-е годы

Коллекция личных дел собирается “Мемориалом” из текущих поступлений самого разного характера, касающихся деятельности людей, причастных к диссидентству. В настоящий момент перечень личных дел включает в себя 348 фамилий; некоторые дела объединяют материалы на нескольких человек, например - членов одной семьи или подельников.

Личное дело может включать в себя все виды материалов, имеющих отношение к данному лицу, как его собственные авторские тексты (дневники, мемуары, статьи, художественные произведения), так и документы, исходящие от других лиц и организаций (особенно много в данной коллекции документов судебно-следственной практики). Продолжают поступать материалы, связанные с переменами в статусе бывших диссидентов (документы о реабилитации, публикации в прессе и т.п.). Коллекция постоянно пополняется из различных источников.

6. Коллекция материалов по устной истории: 110 дел; 1990-1998 гг.

Коллекция состоит из:

а) текстов интервью, взятых в 1990-1992 гг. у участников различных диссидентских, и не только диссидентских, но и более ранних общественных движений сотрудниками Московского и Санкт-петербургского “Мемориалов”. Часть интервью была взята на первой (август 1990-го г.,  Санкт-Петербург) и второй (декабрь 1991 г., пос.Репино) встречах политзаключенных 1950--1980-х гг., организованных Санкт-Петербургским “Мемориалом”; остальные являются результатом систематической работы в этом направлении сотрудников “Мемориала” Н. Кравченко, С. Чуйковой, А. Раскина и др. На базе интервью с участниками “Маяковки” -- несанкционированных сходок московской литературной молодежи на площади Маяковского в 1958--1961 гг., подготовлена книга Л. Политковской “ Мы -- предчувствие... предтеча...”.

б) интервью, взятых в Одессе сотрудницей Института гуманитарно-политических исследований И. Хилькевич. Интервьюируемые - участники неофициальной культурной и общественной жизни Одессы в 70-е годы.

в) текстов интервью, собранных Институтом изучения Восточной Европы при Бременском университете в начале 1980-х гг. Значительная часть этих интервью была взята у эмигрантов из СССР, имевших отношение к диссидентской и культурной активности, и касается темы изготовления и распространения самиздата. В качестве интервьюера выступала, в основном, Р.Д.Орлова.

Аудиозаписи, относящиеся к пп. а) и б), хранятся отдельно.

В этой же коллекции находятся анкеты, распространенные “Мемориалом” среди участников первой встречи политзаключенных в августе 1990 г.

3.2 Архивные коллекции Центрального государственного архива литературы и искусства С. Петербурга http://www.rusarchives.ru/guide/cgalispb/content.shtml

1. Коллекция документов деятелей литературы и искусства. Образована в архиве в 1977 г., 181 док., 1902 - 1979 гг.

Собрана из отдельных поступлений документов: рукописей стихотворений А. Прокофьева, К. Чуковского, воспоминании о поэте С. Есенине, художнике П. Филонове; писем писателей К. Федина, А. Фадеева, композитора Б.Асафьева, художника А. Остроумовой-Лебедевой; фотографии писателя М. Шагинян, артистов К. Станиславского, К. Варламова, Медеи и Николая Фигнер, композитора Д.Шостаковича, афиш, буклетов, программ, рисунков и пр.

2. Коллекция документов артистов эстрады и цирка. Образована в архиве в 1979 г., 655 дел, 1866 - 1957 гг.

Тексты (рукописные и машинописные) рассказов, стихотворений, анекдотов, шуток, реприз, конферанса и пр., исполняемых с эстрады и в цирке.

3. Литературные объединения Ленинграда. Образована в архиве в 1980 г., 41 дело, 1954 - 1977 гг.

Рукописи литературных произведений самодеятельных авторов и протоколы обсуждения этих произведений.

4. Воложенинов Иван Клементьевич (1913 - 1980), собиратель книг и автографов деятелей литературы и искусства, 88 дел., 1921-1977 гг.

Письма Н.К.Крупской, Е.Д.Стасовой, писателей М.Горького, М.Дудина, С.Маршака, Эльзы Триоле, художницы З.Серебяковой; дарственные надписи на книгах М.Шолохова и И.Эренбурга, фотография писателя Ромена Роллана с автографом.

Документы писательницы А.Г. Голубевой (рукописи, письма, отзывы на ее произведения), артиста С.И.Филиппова (тексты ролей, фотографии, договор), литературоведа П.П. Шишмарева (отзывы о диссертации, письма).

5. Вяземский Сергей Михайлович (1895 - 1983), собиратель документов по истории Петербурга - Ленинграда, 3313 дел, 1870- 1975 гг.

Собрание вырезок и выписок из книг и периодики, афиш, объявлений, буклетов, пригласительных билетов, фотографий по истории Петербурга - Петрограда - Ленинграда.

6. Котельников Дада Иванович (1906 - 1984), собиратель документов по изобразительному искусству, 664 дела, 1865- 1977 гг.

Собрание книг по изобразительному искусству, путеводителей по музеям, каталогов художественных выставок, сведений о художниках и художественной жизни в нашей стране и за рубежом (выписки и вырезки из книг и периодики, художественные открытки, пригласительные билеты, буклеты, марки).

3.3 Архивные коллекции Государственного архива РФ Документы по истории России XIX - начала XX вв.// www. garf-2.narod.ru

Коллекция документов рукописного отделения библиотеки Зимнего дворца. Санкт-Петербург, 4567 ед. хр., XIV в. - 1902.

Коллекция копий документов зарубежных архивов, 113 ед.хр., 1777-1955.

Коллекция документов по истории революционного движения в России, 204 ед. хр., 1801-1920.

Коллекция разрозненных документальных материалов центральных и местных административных, жандармских, полицейских, судебных учреждений и учебных заведений в царстве Польском, 282 ед. хр., 1823-1918.

Коллекция вещественных доказательств, изъятых жандармскими учреждениями при обысках редакций газет, 21580 ед. хр., 1825-1920.

Коллекция копий документов других государственных архивов бывшего СССР, 164 ед. хр., 1825-1917.

Коллекция фотографий, 59004 ед. хр., 1840-1917.

Коллекция нелегальных изданий (листовок и брошюр), отложившихся в полицейских и судебных органах дореволюционной России 44 955 ед. хр., 1850-1917.

Коллекция печатных легальных изданий (листовки, брошюры, объявления, инструкции), отложившихся в полицейских и судебных органах дореволюционной России, 423 ед. хр., 1853-1920.

Коллекция рукописей Царскосельского дворца, 798 ед. хр., 1863-1916.
Материалы, собранные С.Г. Сватиковым, о члене парии эсеров Г.П. Хавкине (коллекция), 11 ед. хр., 1886-1932.

Коллекция документов по истории народного образования в Московском уезде Московской губернии, 65 ед. хр., 1898-1919.

Коллекция документов периода первой мировой войны и Временного Правительства, 180 ед. хр., 1914-1921.

Страницы: 1, 2