Подготовка дел к архивному хранению и хранение документов

Подготовка дел к архивному хранению и хранение документов

Возможность и длительность использования документов пре-допределяется значением заключенной в них информации. Назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, ка-кие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить го-сударство, общество, науку, отдельных граждан необходимой информацией.

В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

* отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;

* отбор на временное хранение документов, не представ-ляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;

* выделение к уничтожению документов, не имеющих науч-ной ценности и утративших практическое значение;

* установление или изменение сроков хранения документов.

Документы оцениваются на основании принципов историзма, системности, целостности. Критериями оценки документов яв-ляются их происхождение, содержание и внешние особенности.

Критерии оценки документов. Критериями оценки происхожде-ния являются: роль и место организации в системе государст-венного управления, значимость выполняемых функций, время и место образования документов.

Критерии оценки содержания -- значимость события, отра-женного в документах, значение содержащейся в документах информации, ее повторение в других документах, целевое на-значение, вид и разновидность документа.

Критерии оценки внешних особенностей документа -- это юридическая достоверность (наличие подписей, дат, резолюций, печатей), особенности передачи текста, материального носителя документа и его физического состояния.

Рассмотрим некоторые критерии.

1. Значимость учреждения или лица, в результате деятельно-сти которых созданы документы. В процессе деятельности обще-ства создается огромное количество учреждений, организаций и предприятий с разнообразными функциями. Это органы власти и управления, промышленные, сельскохозяйственные, транс-портные, торговые предприятия, научно-исследовательские и проектные институты, учреждения культуры, общественные, коопе-ративные, акционерные, учебные и другие организации. Цен-ность комплекса документов, созданного в каждом из них, оп-ределяется значимостью этого учреждения в системе управле-ния, науки, народного хозяйства и др. Поэтому отбор докумен-тов на государственное хранение производится из учреждений, играющих наиболее важную роль в жизни общества.

Документы личного происхождения, отражающие творче-скую, производственную деятельность государственных деяте-лей, писателей, художников и т.д., также представляют научный интерес для архивов.

2. Значимость содержания документов. В общем массиве до-кументации имеются документы, отражающие деятельность уч-реждения, и документы, играющие вспомогательную роль, нуж-ные для текущей (оперативной) работы учреждения.

К первой группе документов, наиболее полно отражающих основную деятельность учреждений, относится организацион-но-распорядительная документация учреждения и вышестоя-щих органов.

Документы второй группы имеют справочное назначение (документы оперативной и бухгалтерской отчетности и учета и др.) и теряют свое значение через год, три или пять лет.

3. Время и место образования документов. Этот критерий яв-ляется важным для экспертизы. В истории нашего общества бы-ли периоды, насыщенные событиями особой важности. Это пе-риоды войн, революций, реконструкции народного хозяйства. При оценке документов, созданных в особые периоды истории, важную роль играет и место их создания.

4. Подлинность и копийность документов. При отборе на хра-нение предпочтение всегда отдается подлинным документам. Согласно ГСДОУ, копии документов, отправляемых учрежде-ниями, должны быть заверены, иметь номер и дату. Работники службы делопроизводства должны своевременно оформлять ко-пии документов, особенно документов постоянного срока хра-нения. Это необходимо для их будущего использования.

5. Юридическую силу имеют главным образом правильно оформленные документы (подлинники). Иногда юридической силой обладают и копии, но при условии правильно оформлен-ных реквизитов. Поэтому так важно правильно оформлять до-кументы в процессе делопроизводства.

6. Дублетность документов. Этот критерий играет большую роль при отборе документов на государственное хранение в связи с широким распространением дублетных документов. Дублетный документ -- это один из размноженных экземпля-ров подлинника. Они бывают машинописные, в виде ксероко-пий, отпечатанные на ротаторе, ротапринте, выполненные при помощи другой множительной техники. Если материалы учре-ждений передаются в разные архивы (например, фонд выше-стоящего учреждения находится в Российском государственном архиве экономики, а подведомственного -- в областном архи-ве), то такая дублетность в масштабе Архивного фонда страны представляется целесообразной.

7. Поглощенность содержания. Этот критерий применяется при экспертизе плановой и отчетной документации. Содержание месячных планов и отчетов поглощается квартальными, содер-жание квартальных планов и отчетов -- годовыми или отчеты структурных подразделений поглощаются отчетом учреждения и т.п. На государственное хранение отбирается сводный документ, поглотивший содержание первичных.

8. Физическое состояние документа. Этот критерий приме-няется в отдельных случаях. Если документ сильно повреж-ден, но имеет особую ценность, он должен быть реставриро-ван. Если есть копийный экземпляр, то его присоединяют к испорченному документу.

Экспертиза ценности документов проводится на основе пе-речней -- систематизированных списков видов и категорий до-кументов, содержащих нормативные указания о сроках их хра-нения. Перечни документов позволяют установить сроки хране-ния или возможность уничтожения многих управленческих до-кументов без их дополнительного изучения.

Экспертные комиссии. Экспертиза ценности в делопроизвод-стве проводится при составлении номенклатуры дел, при фор-мировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, а также при подготовке дел к последующему хранению и при выделении дел на уничтожение.

Для организации и проведения экспертизы ценности доку-ментов, их отбора на хранение и уничтожение в учреждении создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В министерствах и ведомствах, центральных органах обществен-ных организаций для отбора и передачи документов на государственное хранение, а также для контроля и оказания методиче-ской помощи подведомственным организациям создаются цен-тральные экспертные комиссии (ЦЭК).

ЦЭК и ЭК -- совещательные органы. Они работают в посто-янном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, от которого получают указания организационно-методического характера.

ЭК учреждения формируется в соответствии с приказом руководителя организации и обычно включает три -- пять наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, функции, делопро-изводство и состав документации данного учреждения. В со-став комиссии обязательно входит лицо, ответственное за ар-хив. Председателем ЭК должен быть один из заместителей руководителя учреждения. В состав ЦЭК включается также представитель архивного органа.

Общий порядок организации работы ЦЭК (ЭК) определен Основными правилами работы ведомственных архивов и При-мерными положениями о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) Российской Федерации (1998 г.) и Экспертной комиссии (ЭК) (1999 г.) (см. приложения 6 и 7). На основе Примерных положений должны разрабатываться по-ложения об экспертной комиссии (или ЦЭК) конкретной орга-низации, предприятия.

В своей работе комиссии руководствуются Положением об Архивном фонде РФ, требованиями ГСДОУ, Основными пра-вилами работы ведомственных архивов, приказами Федераль-ной архивной службы России, нормативно-методическими документами, разработанными архивными органами, типовы-ми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения и т.п.

В соответствии с Основными правилами работы ведомст-венных архивов (п. 3.2.6) главными функциями ЦЭК (ЭК) являются:

* организация ежегодного отбора документов на хранение; рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения, описей дел временного хранения (свыше 10 лет), в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

* рассмотрение вопросов о приеме на ведомственное хране-ние документов личного происхождения;

* подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК соответст-вующего архивного учреждения предложений об установ-лении и изменении сроков хранения документов;

* участие в подготовке и рассмотрении проектов норматив-ных и методических пособий по вопросам организации делопроизводства, экспертизе ценности документов и от-бору их на государственное хранение (перечней докумен-тов с указанием сроков их хранения, номенклатур дел, ин-струкций по делопроизводству и т.п.);

* рассмотрение перечней и описей особо ценных дел; мето-дическое руководство и контроль за деятельностью ЭК структурных подразделений;

* организация и проведение совместно со службой дело-производства и ведомственным архивом мероприятий по повышению квалификации членов ЭК структурных под-разделений.

Для государственных организаций или для организаций, в архивах которых сохранились документы, относящиеся к госу-дарственной части Архивного фонда Российской Федерации, решения ЭК становятся правомочными при согласовании их с местным архивным учреждением, которое осуществляет кон-троль за сохранностью ценных архивных документов. Негосу-дарственные организации самостоятельно принимают решения по экспертизе ценности документов. Однако они также должны согласовывать свои действия с архивными органами при выде-лении документов к уничтожению в соответствии с «Основами законодательства Российской Федерации об архивном фонде Российской Федерации и архивах».

Не реже двух раз в год ЭК проводит заседания, на которых ре-шения принимаются коллегиально большинством голосов. Прото-колы заседаний подписывают председатель и секретарь комиссии. Руководитель организации утверждает протоколы ЭК только после их рассмотрения и утверждения ЭПК соответствующего архивного учреждения, если последняя приняла решение о:

* одобрении описей на дела постоянного хранения и по личному составу;

* изменении сроков хранения документов;

* одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел;

* установлении сроков хранения документов, не предусмотренных номенклатурами дел и перечнями документов.

Документирование деятельности ЭК и формирование дел, отложившихся в результате ее деятельности, возлагается на сек-ретаря комиссии.

Проведение экспертизы ценности. Ежегодно в делопроизвод-стве организаций проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор про-водит персонал структурных подразделений при участии сотруд-ников ведомственного архива. Он предполагает анализ фактиче-ского содержания документов, находящихся в деле. Не только на основе заголовков дел, а путем полистного просмотра доку-ментов определяется их научная и практическая ценность и со-ответствующие сроки хранения.

Если при просмотре в делах обнаруживаются документы по-стоянного и временного сроков хранения, то такие дела подле-жат перегруппировке: документы постоянного хранения отделя-ют от документов временного хранения.

Кроме полистного просмотра дел постоянного срока хране-ния, экспертиза ценности проводится на основе номенклатур дел и перечней документов с указанием сроков хранения.

Наиболее полное и систематическое перечисление образую-щейся документации дает ведомственный перечень. В перечнях существуют специальные отметки. Так, дела, сроки хранения которых в перечне обозначены отметкой «ЭПК», особо тща-тельно просматриваются ЭК учреждения. Эта отметка означает, что экспертиза данной категории документов должна быть про-изведена с повышенным вниманием. Окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой «ЭПК» принимает ЭПК архив ной службы.

В результате работы экспертной комиссии образуются четы ре группы документов с различными сроками хранения:

1) постоянного хранения в государственных архивах;

2) временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);

3) временного хранения (до 10 лет);

4) подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

В ведомственный архив передаются дела постоянного и вре-менного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их пере-дача происходит только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив. Они хра-нятся централизованно службой документационного обеспече-ния или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

После утверждения описей на дела постоянного хранения архивное учреждение разрешает учреждению уничтожить доку-менты с временными сроками хранения. Уничтожение доку-ментов оформляется актами. Акт о выделении к уничтожению документов и дел подписывают председатель и члены ЭК, ут-верждает руководитель учреждения

Порядок уничтожения дел с истекающими сроками хранения с грифом «ДСП» определяется специальными инструкциями.

После подшивки документов и нумерации листов произво-дится оформление обложки дела (приложение 9). Требования к оформлению закреплены ГОСТ 17914-72.*

При заведении дела на его обложку уже выносят ряд сведе-ний по номенклатуре дел:

* полное наименование организации с указанием ее подве-домственности;

* наименование структурного подразделения;

* делопроизводственный индекс дела, состоящий из ин-декса структурного подразделения и номера дела по но-менклатуре;

* заголовок дела;

* срок хранения дела.

При подготовке дела к хранению или передаче в ведомст-венный архив эти данные уточняются и дополняются. Так, к заголовку дела может быть составлена аннотация к документам (если дело содержит особо ценные документы). Дополнительно проставляются:

* даты дела (тома, части);

* номер тома (части), если дело имеет несколько томов (частей);

* количество листов в деле;

* архивный шифр дела (номер фонда, описи и дела по описи).

На обложке дел, подлежащих постоянному хранению, пре-дусмотрено место для наименования государственного архива, в который они будут переданы, кодов государственного архи-ва и организации. Этот архивный шифр проставляется в ве-домственном архиве после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего архивного учреждения.

Архивные шифры для дел временного (свыше 10 лет) хране-ния и по личному составу проставляются после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЦЭК учреж-дения, согласованных с ЭПК архивного учреждения и утвер-жденных руководителем организации.

Наименование организации должно указываться в имени-тельном падеже. Если наименование менялось в течение года, то на обложке приводятся оба названия: прежнее название бе-рется в скобки, новое дописывается под ним.

Заголовок и индекс дела переносятся на обложку в начале года из номенклатуры. При подготовке дела к хранению его за-головок нуждается в проверке и уточнении. Если дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выносится об-щий заголовок дела и заголовок каждого тома.

Следует помнить, что заголовок должен точно, кратко, в обобщенной форме отражать основное содержание докумен-тов. При этом факты и события, отраженные в документах, должны быть раскрыты. Сначала в заголовке указывается вид дела (дело, переписка, документы, журнал и т.д.) или вид до-кументов (протоколы, акты, отчеты). Затем указывается автор или корреспондент (если это переписка) и далее вопрос, от-ражающий содержание документов.

В заголовок дела, содержащего распорядительные документы (приказы, распоряжения, протоколы), вносятся номера этих до-кументов. Например: Приказы директора предприятия по про-изводственным вопросам № 1--78. Или: Протоколы заседаний совета директоров за 1999 г. № 1--20.

Если дело сформировано из копий документов, то копийность документов фиксируется в заголовке. Например: Прика-зы ректора университета по учебной работе за 1999 г. № 1--56. Копии.

К заголовку составляется аннотация, если в деле содержат-ся документы, имеющие справочное значение, документы, ко-торые могут служить предметом самостоятельного поиска, осо-бо ценные документы, наличие которых не может быть опре-делено по заголовку. Например: План развития деятельности фирмы на 2000 год. К плану приложены документы по марке-тинговым исследованиям с перспективным анализом рынков сбыта продукции.

Обязательным реквизитом обложки дела является его дата. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и иную документацию (письма, стенограммы, доклады и т.п.), для кото-рой точная дата имеет важное значение, а также дела, состоящего из нескольких томов (частей), являются крайние даты докумен-тов, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) са-мого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиаль-ных органов, являются даты составления первого и последнего протоколов. Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

Если делом является журнал приказов, распоряжений и т.д., то его датой будут календарные даты первой и последней запи-сей в журнале.

Если в дело включены документы (например, приложения и т.п.), дата которых не совпадает с датой дела, то в таком слу-чае под датой делается об этом запись: «В деле имеются доку-менты за... год(ы)».

Страницы: 1, 2