Порядок ведения делопроизводства в городском суде города Октябрьска Самарской области
зучив инструкцию "По организационно - штатной работе в федеральных судах общей юрисдикции и системе судебного департамента ", были выявлены некоторые ошибки в организации структуры городского суда г. Октябрьска, но, тем не менее, анализ материала свидетельствует о том, что каждая единица структуры суда выполняет свои функции согласно действующих нормативно - методических документов: инструкции по делопроизводству, должностных регламентов на сотрудников, правил внутреннего трудового распорядка и тд.Анализ документов городского суда г. Октябрьска показал, что в деятельности возникают различные системы документации. Выделяются основные группы документов: организационные, распорядительные документы; документы по личному составу; справочно-информационные плановая документация.В целом эффективность системы управления делопроизводства. Глава 2. Порядок оформления документации городского суда города октябрьска2.1 Оформление управленческой документацииВсе формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: планирование - посредством подготовки различных планов; учет - в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации; руководство - изданием распорядительных документов; организация - организационных документов; инструктирование - в виде инструкций, методических указаний; контроль - путем сбора сведений в письменном виде и т.д. (см. Приложение 2).К организационно - правовым документам в городском суде города Октябрьска относятся штатное расписание, должностные регламенты работникам, правила внутреннего распорядка рабочего времени, инструкция по ведению делопроизводства в городском суде города Октябрьска Самарской области.Так как форма штатного расписания унифицирована ОКУД (форма Т - 3), эта форма применяется в городском суде г. Октябрьска. Документ визирует председатель суда, подписывает главный бухгалтер. Изменения в штатное расписание вносятся приказом председателя суда.Анализ документа "Штатное расписание" предполагает, что данный документ оформлен правильно и соответствует всем требования и нормам, так как составляется на новой унифицированной форме, введенной в действие с 01 января 2004 года.Такие инструкции издаются в целях разъяснения применения законодательных актов, распорядительных документов по заполнению и ведению документов.Инструкция оформляется на общем бланке организации и содержит реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дата; регистрационный №; место издания; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф утверждения; гриф согласования или виза согласования; отметка о наличии приказа.Текст инструкции разбивается на разделы, которые нумеруются арабскими цифрами.Подписывается инструкция главным специалистом, а утверждается председателем городского суда г. Октябрьска. Должностные регламенты определяют функции, права и обязанности сотрудников организации. В городском суде должностные регламенты разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием Штатное расписание от 15 сентября 2006 // Текущий архив городского суда г. Октябрьска..Анализ должностного регламента на секретаря суда предполагает, что в левой части документа отсутствует реквизит "Наименование организации", являющийся автором документа, который должен соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах организации. Не указан реквизит "дата документа". Датой документа является дата его утверждения. Реквизит должен быть проставлен после реквизита "наименования вида документа".После реквизита "дата документа", примерно через 1 интервал, указывается регистрационный номер документа. Регистрационный номер состоит из порядкового номера, который можно дополняется по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.В ненадлежащей зоне расположения и места составления проставлен реквизит "заголовок к тексту". Заголовок к тексту проставляется после даты и регистрационного номера документа и включает в себя краткое содержание документа.Гриф "утверждения документа" и "подпись" расположены в соответствии с нормами ГОСТ Р 6.30.2003.Анализ документа показал, что должностной регламент не оформлен полностью, так как отсутствует реквизит "визы согласования". Документ должен быть согласован с секретарем судьи, и после ознакомления с нею работника, оформлена отметкой об ознакомлении следующим образом: " С инструкцией ознакомлен, секретарь суда, личная подпись и дата подписания."Рассматривая должностной регламент на секретаря суда можно увидеть, что текст должностной инструкции состоит из следующих разделов: общие положения, квалификационные требования, должностные обязанности, права и ответственность секретаря суда, перечень вопросов, по которым секретарь суда вправе самостоятельно принимать управленческие и иные решения, перечень вопросов, по которым секретарь суда участвует в подготовке проектов нормативных правовых актов и проектов управленческих и иных решений, показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности секретаря суда.Должностной регламент необходим для четкого разграничения трудовых функций работников, а также при возникновении споров, конфликтных ситуаций в трудовых правоотношениях, следовательно, документ должен разрабатываться грамотно, с соблюдениями всех норм и правил составления и оформления. Анализ показал, что регламент нуждается в совершенствовании.Председатель городского суда города Октябрьска наделяется правом издания распорядительных документов.Приказы и распоряжения печатаются на бланках установленной формы и должны иметь следующие реквизиты: полное наименование суда, наименование вида акта и его краткий заголовок (для приказов); дата подписания акта и его регистрационный номер; наименование должности, фамилия и инициалы лица, подписавшего акт.Распорядительные документы, подписанные председателем городского суда и его заместителями, регистрируются в канцелярии67Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде. Утв. приказом Генерального директора Судебного департамента Самарской области от 29 апреля 2003 //Текущий архив городского суда г. Октябрьска..Основное назначение распорядительных документов - регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед судом получая максимальный эффект от своей деятельности. От того, насколько эффективно регулируются деятельность суда, зависят результаты работы организации.Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, касаются совершенствования организационной структуры суда, определения или корректировки средств и способов осуществления основной деятельности, обеспечение организации финансовыми, трудовыми, материальными и иными ресурсами.Для оформления организационно-распорядительных документов, которые включены в ОКУД, Общероссийский классификатор управленческой документации. ОК 011 - 93. М., 1994. в городском суде применяется ГОСТ Р 6.30-2003 который является важнейшим регламентирующим нормативным документом, в дальнейшем сохранит свое практическое значение и будет иметь повсеместное распространение ГОСТ Р 6.30 - 2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М., 2003. .Важное значение среди распорядительных документов имеют приказы. Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных вопросов лечебно-профилактических мероприятий, вопросов финансово-хозяйственной деятельности городского суда.Приказы по основной деятельности регулируют порядок финансирования деятельности суда, его материально - техническое обеспечение, информационное и документационное обеспечение деятельности, социальные вопросы.Проекты приказов, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги А4, с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа "Проект". Заголовок является обязательным реквизитом приказа, и отвечать на вопрос "О чем?".Распоряжение - правовой акт, издаваемый председателем суда, его заместителями для разрешения оперативных вопросов.Анализ распоряжения председателя городского суда г. Октябрьска "О создании комиссии для списания испорченных и сданных бланков служебных удостоверений" (Приложение 2.1), выявил ошибку по оформлению. Подпункты данного распорядительного документа были пронумерованы римскими цифрами.Классификация должностных инструкций по личному составу в городском суде составляет:назначение работника на должность, освобождение от должности, перемещение по службе;вынесение поощрения, наложение дисциплинарного взыскания;премирование работников и выплата единовременных денежных вознаграждений;приобретение работником или повышение им квалификации, присвоение разряда, классности;предоставление отпуска, перемена фамилии и другие случаи.Изменение основных персональных данных работника или содержания трудового договора также сопровождается изданием приказа.Приказы служат основанием для внесения в трудовые книжки работников, в учетные и другие документы соответствующих записей.В приказе по личному составу нет вводной части слова "Приказываю". Приказ состоит из одного распорядительного раздела (распорядительного, приказного действия). (Приложение 2.2)Документы организационно-правового характера, входят в состав Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД) и соответственно подлежат должной регламентации.Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в городском суде содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные документы. Анализ документов свидетельствуют, что в состав справочно-информационных документов городского суда г. Октябрьска входят: докладная, объяснительная, служебная записки, предложение, представление, заявление, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, переписка и другие.Записки оформляется на стандартном листе бумаги и имеет следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении документа и направление его в дело.Протокол оформляется на бланке суда и имеет следующие реквизиты: наименовании организации, вид документа, дата заседания, регистраицонный номер протокола, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, визы ознакомления.Заявление оформляется на трафаретном бланке и имеет следующие реквизиты: наименование вида документа, должность, Ф. И.О. председателя, текст, дату, подпись служащего и ее расшифровка, визы, резолюции, отметка об исполнителе и направлении в дело.Телеграмма составляется на специальных типографских бланках и имеет следующие реквизиты: наименование организации, указание категории, отметку о виде, подпись, регистрационный номер, дату регистрации, адрес и наименование отправителя. Письма оформляют на бланке письма с нанесением всех необходимых реквизитов.Таким образом, анализ информационно - справочных документов показал, что все документы оформлены правильно в соответствии с ГОСТ Р 6.30 - 2003.Можно сделать вывод, что функция "оперативное управление" в городском суде обеспечивается видами документов, относящимися к двум подсистемам. Во-первых, распорядительными документами, которые издают на основе единоначалия (приказ, распоряжение), на основе коллегиальности (протокол, решение).По организационным, кадровым, финансовым вопросам, вопросам планирования, труда и т.д. председателем суда издаются приказы.Но не во в всех документах оформлено все качество. Требует улучшение оформление документов, не во всех делах присутствуют письма и заявления, до сих пор не сданы в архив дела 2004 и 2005 года.2.2 Состав и оформление документации судебного делопроизводстваПри обращении в городской суд, подготовке дела к судебному разбирательству и в процессе рассмотрения дел в городском суде г. Октябрьска образуются следующие судебные документы:исковое заявление;определение суда;статистическая карточка на уголовное или гражданское дело;извещение или повестка о явке в судебное заседание;протокол судебного заседания;решение суда.Конституция Российской Федерации, закрепляет право каждого гражданина на судебную защиту, а за ней и ГПК РФ закрепляет право каждого гражданина на обращение в суд. В случае нарушения или оспаривания права всякое заинтересованное лицо может обратиться в суд с требованием о защите его прав. Основной формой такой защиты выступает исковая форма защиты права.Иск в материальном смысле - право на удовлетворение своих исковых требований. Именно в этом плане в гл.12 ГК РФ используется понятие права на иск.В Октябрьском городском суде для некоторых случаев применяются трафаретные формы исковых заявлений. Например исковое заявление о расторжении брака (Приложение 2.3), исковое заявление о возмещении вреда, причиненного повреждением здоровья на предприятии (Приложение 2.4) и др.Исковое заявление подается в письменной форме и с указанием необходимых данных:наименование суда, в который подается заявление;наименование истца, его место жительства или, если истцом является организация ее местонахождение, наименование представителя и его адрес, если заявление подается представителем;наименование ответчика, его место жительства;в чем заключается нарушение или угроза нарушения прав, свобод или законных интересов истца и его требования;обстоятельства, на которых истец основывает свои требования, и доказательства, подтверждающие эти обстоятельства;цена иска, если оно подлежит оценке, а также расчет взыскиваемых или оспариваемых денежных сумм;сведения о соблюдении досудебного порядка обращения к ответчику, если это установлено федеральным законом или предусмотрено договором сторон;перечень прилагаемых к заявлению документов.Определение суда первой инстанции - это постановление суда первой инстанции или судьи, которым дело не разрешается по существу. Определением разрешаются процессуальные вопросы, возникающие на различных стадиях судопроизводства: определение о подготовке дела, определение о судебном поручении, определение о приостановлении производства по данному вопросу, об отложении разбирательства по делу и др.Определение суда состоит из 4 частей. Содержание определения должно включать:дату и место вынесения определения;наименование суда, вынесшего определение и секретаря судебного заседания;лиц участвующих в деле, и предмет спора или заявленное требование;вопрос по которому выносится определение;мотивы, по которым суд пришел к своим выводам, и ссылку на законы, которыми суд руководствовался;судебное постановление;порядок и срок обжалования определения, если оно подлежит обжалованию. (Приложение 2.5)В статистическую карточку по делу информация заносится судьей или по его поручению помощником судьи. При заполнении статистической карточки судья или его помощник руководствуются Инструкцией о порядке заполнения и представления учетных документов и приказом "О едином учете преступлений". Статистическая карточка в городском суде г. Октябрьска является унифицированной формой.О времени и месте судебного разбирательства или совершении отдельных процессуальных действий участвующие в деле лица извещаются судебными повестками установленного образца. Повестки истцам и ответчикам составляются по форме N 30 (Приложение 2.6), другим лицам, вызываемым в суд по форме N 31. (Приложение 2.7).Судебное извещение также является унифицированной формой в Октябрьском городском суде и имеет следующие реквизиты:наименование и адрес суда;указание времени и места судебного заседания;наименование адресата - лица, извещаемого или вызываемого в суд;указание, в качестве кого извещается или вызывается адресат;наименование дела, по которому осуществляется извещение или вызов адресата.Анализ показал, что судебные повестки оформлены правильно в соответствии со ст.275 Гражданского процессуального кодекса.В процессе судебного заседания секретарем изготавливается протокол судебного заседания. В городском суде г. Октябрьска пишется от руки или на машинописном носителе.Законность действий суда первой инстанции и обоснованность сделанных им выводов вышестоящие суды проверяют на основании анализа протокола судебного заседания и находящихся в деле протоколов осмотра вещественных и письменных доказательств. А также - на основании имеющихся в деле других доказательств, допускаемых законом.В соответствии со ст.226 ГПК РСФСР о каждом заседании суда первой инстанции, а также о каждом отдельном процессуальном действии, совершенном вне заседания, составляется протокол. Судебный протокол - это письменный документ, составляемый по правилам, содержащимся в ст.228 ГПК РСФСР, в котором подробно описано процессуальное действие, в связи с которым он составлен. В протоколе указывается, что установлено судом в результате произведенного процессуального действия.Протокол судебного заседания является одним из основных процессуальных документов. Он излагается полно, четко, в той последовательности, в которой проводится судебное разбирательство. Содержанию протокола судебного заседания посвящена отдельная статья ГПК РСФСР (ст.227). Анализ этой нормы показывает, что протокол судебного заседания - документ, в котором отражается весь ход судебного процесса от момента открытия судебного заседания по делу до окончания процесса в суде первой инстанции.В соответствии с указанной статьей закона в протоколе судебного заседания должно указываться:год, месяц, число и место судебного заседания;время начала и время окончания судебного заседания;наименование суда, рассматривающего дело, состав суда и секретарь судебного заседания;наименование дела;сведения о явке лиц, участвующих в деле, представителей, свидетелей, экспертов, переводчиков;сведения о разъяснении лицам, участвующим в деле, и представителям их процессуальных прав и обязанностей;распоряжения председательствующего и определения, вынесенные судом без удаления в совещательную комнату;заявления лиц, участвующих в деле, и представителей;объяснения лиц, участвующих в деле, показания свидетелей, устные разъяснения экспертами своих заключений, данные осмотра вещественных и письменных доказательств;заключения органов государственного управления и мнение общественных организаций и трудовых коллективов;содержание судебных прений и заключение прокурора;сведения об оглашении определения и решения;сведения о разъяснении содержания решения, порядка и срока его обжалования Гражданский процессуальный кодекс Российской Федерации от 14 ноября 2002 г. № 138 ФЗ (принят ГД ФС РФ 23 декабря 2002 г.) (ред. от 29 декабря 2004 г.)// Собрание законодательства РФ. 2002. № 46. Ст 260.. (Приложение 2.8)Проведя исследование нескольких протоколов судебного заседания, написанных секретарем судебного заседания в городском суде г. Октябрьска, можно сделать вывод, что председательствующие в судебном заседании не всегда заботятся о надлежащем составлении протокола судебного заседания: слова в протоколе произвольно сокращаются, буквы в словах не соответствуют орфографии и это осложняет прочтение, а следовательно, и понимание того, что записано в протоколе. В целом - затрудняет проверку дела в кассационном порядке и в порядке судебного надзора. Допущенная ошибка может остаться незамеченной, в результате чего пострадает правосудие.Составление протокола поручается секретарям, не знающим процессуального законодательства, и поэтому некоторые протоколы не отражают ход судебного разбирательства, иногда в протоколе отсутствуют данные, имеющие существенное значение для дела.Недостатки протоколов, относящихся к описанию подготовительной части судебного разбирательства. Согласно ст.264 УК РСФСР, в протоколе судебного заседания, в частности, указывается наименование и состав суда, обвинитель, защитник, подсудимый, потерпевший и другие вызванные судом лица, данные о личности подсудимого и мера пресечения, действия суда в том порядке, в каком они имели место.Эти требования закона не всегда выполняются.В протоколе судебного заседания по делу Матвеевой, осужденной по ч.1 ст.170 и ст.175 УК РСФСР, не указана фамилия государственного обвинителя. В протоколе судебного заседания по делу Демирьянца, осужденного по ч.4 ст.144 УК РСФСР, нет свидетелей о вручении подсудимому копий обвинительного заключения, а также данных о мере пресечения. По делу Дорохина ст.103 УК РСФСР, в протесте не указано, с какого времени подсудимый содержался под стражей, каково мнение участников судебного разбирательства по заявленному адвокатом ходатайству об отложении дела до явки в суд общественного защитника, а также подсудимого - по заявленному потерпевшим ходатайству о вызове в судебное заседание судебно - медицинского эксперта.Кроме того, недопустимо краткое, неполное написание: "Объявлен состав суда. Разъяснено право отвода. Право отвода принято. Права приняты." Решение суда может обосновываться только теми доказательствами, которые были исследованы в судебном заседании. Если в протоколе судебного заседания нет записи об исследовании конкретного доказательства, то это доказательство не может обосновывать решение суда. Иногда в протоколе нет записи о том, что свидетели и эксперты предупреждены судом об ответственности за отказ от дачи показаний (заключений) и об ответственности за дачу заведомо ложных показаний (заключений). Эти показания и заключения не могут быть использованы судом в качестве доказательств, поскольку они получены с нарушением ст. ст.163 и 169 ГПК РСФСР. Свидетельские показания записываются в протоколах настолько кратко и таким плохим почерком, что прочитать, а поэтому и оценить их очень трудно, в связи с чем протокол не выполняет задачу зеркала судебного заседания.Качество протоколов судебного заседания необходимо существенно улучшить.В соответствии со ст. 194 ГПК РФ постановление суда первой инстанции, которым дело решается по существу, принимает форму судебного решения. Решение является законным, если оно принято при точном соблюдении норм процессуального права и в полном соответствии с нормами материального права, которые подлежат применению к данному правоотношению, или основано на применении в необходимых случаях аналогии закона или аналогии права.Судебное решение состоит из вводной, описательной, мотивированной и результативной частей.Во вводной части решения суда указывается: дата, место принятия решения суда, наименование суда, принявшего решение, состав суда, секретарь судебного заседания, стороны, другие лица участвующие в деле, их представители предмет спора или заявленное требование.В описательной части решения суда отражено: содержание исковых требований, возражения ответчика и объяснения других лиц, участвующих в деле.В мотивированной части решения суда указаны:обстоятельства дела, установленные судом;доказательства, на которых основаны выводы суда об этих обстоятельствах;доводы, по которым суд отвергает те или иные доказательства;законы, которым руководствовался суд.В результативной части решения содержаться следующие сведения:об удовлетворении иска (либо об отказе в удовлетворении иска) полностью или в части;указание на распределение судебных расходов;срок и обжалование решения суда.Результативная часть должна содержать исчерпывающие выводы, вытекающие из мотивированной части. Решение суда принимается немедленно после разбирательства дела. Результативная часть решения подписывается судьей, объявляется в судебном заседании.При анализе документа "Решение" (Приложение 2.9), принятого городским судом г. Октябрьск, были выявлены следующие недочеты в оформлении данного документа: наименование суда, принявшего решение пишется с новой строки под реквизитом "дата составления документа"; в описательной части после слова "Установил" далее текст должен идти со строчной буквы; также в описательной части не указано к кому обратился истец с иском. Таким образом, мы можем сделать вывод, что формы судебного решения составляется в соответствии со ст. 194 ГПК РФ. Оно состоит из 4 частей. Каждая часть должна быть заполнена в соответствии с нормативами и подписываться судьей. 2.3 Порядок ведения кадровой документацииВ кадровом делопроизводстве документирование трудовой деятельности работников, учет личного состава требуют большого количества документов, правила составления и оформления которых достаточно сложны, но должны неукоснительно соблюдаться, прежде всего, в силу того, что такие документы имеют большое значение в нашей жизни Грудцина Л.Ю.Кадровик: практическое руководство., М.., 2007. Документы, фиксирующие данные о трудовой деятельности человека, чрезвычайно важны для каждого - в них заключены сведения о трудовом стаже, они являются основой для начисления пенсий по старости, инвалидности, за выслугу лет, по случаю потери кормильца.
Рефераты бесплатно, реферат бесплатно, сочинения, курсовые работы, реферат, доклады, рефераты, рефераты скачать, рефераты на тему, курсовые, дипломы, научные работы и многое другое.
