Особенности работы с распорядительными документами

Особенности работы с распорядительными документами

31

МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РФ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧЕРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

АЛТАЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АГРАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Кафедра: Землеустройства, земельного и городского кадастра

Контрольная работа

Особенности работы с распорядительными документами

Барнаул 2010 год

Содержание

1. ПОНЯТИЕ УНИФИКАЦИИ. ЕЕ СУТЬ

2. ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ

3. ЮРИДИЧЕСКОЕ ЗНАЧЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

4. ОФОРМЛЕНИЕ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

5. РЕГИСТРАЦИЯ, ПЕРЕДАЧА ОТВЕТСТВЕННОМУ ИСПОЛНИТЕЛЮ И КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ

6. РЕГИСТРИРУЕМЫЕ ДОКУМЕНТЫ

7. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ КОНКРЕТНОГО ПРЕДПРИЯТИЯ

8. ОПИСЬ ДЕЛА

9. ОСОБЕННОСТИ ПРИКАЗА ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. ПОНЯТИЕ УНИФИКАЦИИ. ЕЕ СУТЬ.

Унификация -- это приведение каких-либо объектов (в том числе документов) к единой системе, форме, единообразию и сокращение исходного множества этих объектов (например, форм или видов документов, их показателей и реквизитов). Унификация обязательно приводит к установлению рационального (на какое-то достаточно продолжительное время) единообразия в любой области деятельности, в том числе и в документировании. При унификации сокращение количества видов и форм документов достигается за счет изъятия из документных цепочек сложившихся в системе документации лишних и дублирующих документов. Унификация позволяет улучшить качество документов, т. к. содержание унифицированной формы включает оптимальное количество сопоставимых показателей, необходимых реквизитов. Такая форма рациональна по расположению реквизитов, предусматривает удобные способы заполнения и составления. Использование в практике управления унифицированных форм дает значительный эффект в результате снижения затрат на составление, изготовление, оформление документов, их передачу и обработку. Все это позволяет ускорить прохождение документов в организации, оптимизировать документооборот. Совершенствование содержания документов позволяет улучшить его качество, оптимизировать управленческие задачи за счет получения необходимой и достаточной информации. Стандартизация -- деятельность по установлению и применению правил и характеристик в целях их добровольного и многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышения конкурентоспособности продукции, работ или услуг. Стандарт -- документ, в котором в целях многократного добровольного использования устанавливаются характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации, утилизации, выполнения работ или оказания услуг. Стандарт также может содержать требования к терминологии, символике, упаковке, маркировке или этикеткам и правилам их нанесения. Одна из целей стандартизации -- это достижение технической и информационной совместимости, поэтому стандарты в РФ затрагивают не только бумажные документы, но и создание, и эксплуатацию компьютерных систем и технологий. Стандартизация и унификация документов в нашей стране имеет большую историю и достаточно существенные результаты. Унифицированные системы документации (УСД) состоят из совокупности взаимоувязанных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах управленческой и хозяйственной деятельности. Стандартизация проводится не только на национальном, но и на международном уровне. Широкое распространение в мире получили стандарты ИСО (Международной организации по стандартизации), которая является федерацией национальных органов стандартизации. Разработкой стандартов в ИСО заняты Технические комитеты (далее -- ТК). Стандарты на документы и информацию в области управления, торговли и промышленности разрабатывает ТК 154, в области банковского дела -- ТК 68, воспроизведения документов -- ТК 171. Разработаны международные стандарты на требования к конвертам, написание адреса, размеры форматов бумаги, бланки писем, правила печати текстов, проставление дат и др. Вместе с тем ТК 154 занимается и стандартизацией информационных элементов, включаемых в документы. Например, ИСО созданы рекомендации по разработке, внедрению и использованию стандартов на представление данных, обрабатываемых с помощью ЭВМ. Эти стандарты используются для обмена информацией между различными организациями, участвующими в торговле, при условии машинного обмена информацией. Таким образом, в международном масштабе стандартизация технических и конструкционных параметров документов и стандартизация их информационных элементов являются одним из аспектов управления документами.

Унифицированная система документации (УСД) -- "система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности". Таким образом, если система документации формируется исходя из потребностей документирования той или иной деятельности, то унифицированная система документации является результатом проведения унификации документов этой системы. В состав УСД входят государственный стандарт, унифицированные формы документов, методические указания по их применению. Унифицированная форма документов включает совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. Использование в практике управления унифицированных форм дает значительный эффект в результате снижения затрат на составление, изготовление, оформление документов, их передачу и обработку. Это позволяет ускорить прохождение документов в организации, оптимизировать документооборот. Совершенствование содержания документов позволяет улучшить его качество, оптимизировать управленческие задачи за счет получения необходимой и достаточной информации.

2. ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ

Документирование -- это запись информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления. Статья 5 Федерального закона от 20.02.1995 № 24 ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» устанавливает: "Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации". Древнейшим способом фиксации информации является рукописное письмо. В конце XIX в. с изобретением пишущей машины возник и достаточно быстро стал повсеместно применяться машинописный способ создания документов.

Механическая пишущая машина постоянно совершенствовалась в течение XX в. за счет появления новых моделей пишущих и организационных автоматов и создания электронных моделей пишущих машин различного назначения. С изобретением телефона и телеграфа в конце XIX в. возникла возможность передачи информации по каналам связи, что привело к появлению новых видов документов -- телеграммы, телефонограммы, которые фиксировали информацию, переданную этими техническими средствами. В конце XX в. с появлением и распространением факсимильных аппаратов к этим документам прибавилась факсограмма.

В 1980-е гг. началось внедрение в управленческую деятельность персональных компьютеров. Очень быстро они стали основным способом документирования, применяемым повсеместно различными управленческими системами. В настоящее время практически все компьютеры имеют программное обеспечение, позволяющее автоматизировать процессы составления, корректировки, редактирования, оформления, хранения, изготовления и пересылки текстовых документов. Основным способом получения данных из компьютера является вывод на принтерную печать. Все типы применяемых принтеров (матричные, лазерные, струйные) являются в настоящее время основным способом получения документов на бумажной основе. Естественно, что и в этом случае документы на бумажной основе обязательно должны быть оформлены в соответствии с установленными правилами. По мере распространения локальных сетей, объединяющих отдельные компьютеры в единую систему обработки информации, все большее распространение получает электронная почта, позволяющая передавать текстовые сообщения, графические фотографические изображения, звуковые и видеофайлы.

Электронная почта является эффективным способом передачи информации, который может принципиально изменить делопроизводство за счет оперативности передачи информации, временной независимости взаимодействия пользователей, высокой надежности. Таким образом, современное документирование включает использование всех перечисленных способов фиксации и передачи информации. В управленческой практике преобладающим способом документирования на сегодняшний день является их принтерная или машинописная печать. Однако такие документы, как заявления, объяснительные записки и докладные записки, создаются и рукописным способом. Способ фиксации информации определяет выбор средств документирования. Эти средства подразделяют:

на простые (карандаш, ручка);

механические (пишущие машины);

электромеханические (магнитофоны, диктофоны, фото-, кино-, видеотехника);

электронные (электронные пишущие машины, персональные компьютеры).

В зависимости от применяемых средств документирования различают несколько способов документирования: текстовое; кино-, фото-, фоно-, видеодокументирование; электронное.

Документирование в аппарате управления может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, машинограмма, видеограмма) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные диски, ленты, карты, кристаллы, лазерные диски, дискеты и др.).

3. ЮРИДИЧЕСКОЕ ЗНАЧЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Юридическая сила документа. Носителем информации выступает документ. Каждый управленческий документ является носителем информации, используется для ее сбора, анализа, разработки и принятия управленческого решения, его доведения до непосредственных исполнителей, заинтересованных организаций или граждан. Главное требование, предъявляемое к управленческим документам, -- официальность, достоверность, объективность. Реализуется это требование при наделении документа юридической силой, т. е. условием, при котором информация документа может быть использована в сфере управления без сомнения в ее достоверности для осуществления любых действий. В настоящее время бесспорность и обязательность документа также определяется понятием "юридическая сила документа".

Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно важна, т. к. они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права. Юридическую силу документа понимают как бесспорность и авторитетность, основанную на законодательстве. Юридическая сила документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга участников управления (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц, государственных служащих и граждан), которые руководствуются данным документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее. Одни документы, например правовые акты федеральных органов представительской и исполнительной власти, судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, договорная документация, изначально обладают юридической функцией, устанавливая, закрепляя и изменяя правовые нормы и правоотношения или прекращая их действие. Другие документы наделяются юридической функцией в случае использования их как доказательства в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже и др. В управленческой деятельности юридическая сила документа обеспечивает его официальность для работников, как данной управленческой системы, так и всех иных структур, с которыми она взаимосвязана. Юридическая сила документа -- это свойство, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Из этого определения следует, что орган управления или должностное лицо, выпускающее документ, обязаны:

соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;

издавать документы только в пределах своей компетенции;

соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.

Таким образом, юридическая сила документа определяется и содержанием, и формой документа.

Для определенных видов документов в действующих правилах оформления разработаны требования к реквизитам, удостоверяющим их юридическую силу.

Вид документа. В соответствии с терминологическим государственным стандартом термин "вид документа" определяется как "принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения"1. Вид документа указывается на каждом управленческом документе (кроме письма). В соответствии с определенным видом (наименованием) складывается его формуляр, правовая значимость, структура текста, порядок введения в действие. Наименования многих видов документов сформировались очень давно. С начала XVIII в. известны такие документы, как протокол, диплом, патент, рапорт, акт, ведомость и др. Только к концу XIX в. появилось постановление как вид документа. А в 1990-х гг. получил распространение в делопроизводстве федеральных органов исполнительской власти такой вид документа, как поручение. Таким образом, наименования видов документов складываются исторически. С течением времени они претерпевают существенные изменения -- перестают употребляться одни виды, им на смену приходят другие. Так, переписка, оформляемая в XVIII в. в виде отношений, доношений и рапортов, свелась к использованию только таких видов документов, как письмо, которым оформляются внешние связи организации, и докладная записка, используемая для внутренней переписки. В ОКУД включено около 5000 унифицированных форм документов, в их названиях используется только 80 наименований видов документа. Названия видов непроизвольно формулируются их составителем, а выбираются из числа регламентированных нормативной базой. Сложившаяся система видов документов является одной из характерных черт отечественной системы делопроизводства. Работники делопроизводственных служб должны иметь четкие представления о том, каким видом документа оформляется документирование того или иного вопроса или действия, и осуществлять контроль за правомочным применением названий видов документов в аппарате соответствующей административной структуры. В противном случае начинают применяться документы с названием "информация", "предложение", "служебная записка" и т. д.

4. ОФОРМЛЕНИЕ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ.

В состав распорядительных документов входят постановления, решения, приказы, распоряжения и указания. Выбор вида документа, предназначенного для документирования распорядительной деятельности, определяется уровнем органа управления или власти, компетенцией должностного лица, порядком принятия управленческого решения (единоначально или коллегиально). В соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации' федеральные органы исполнительной власти Российской Федерации издают постановления приказы, распоряжения. Органы представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также органы представительной и исполнительной власти городов и районов издают постановления, решения, распоряжения. Администрация учреждений, организаций и предприятий независимо от организационно правовой формы издает приказы, распоряжения, указания. Порядок рассмотрения вопроса на основе принципа коллегиальности предусматривает издание таких документов, как постановления и решения. Коллегиальные органы присутствуют в качестве постоянно действующих в структуре федеральных органов исполнительной власти (коллегии), в организациях, на предприятиях (ученые, технические, методические, художественные советы), в коммерческих организациях различных организационно-правовых форм (общие собрания акционеров (учредителей, участников), советы директоров. Распорядительные документы издаются на основе или во исполнение законов, постановлений и распоряжений. Правительства РФ, вышестоящих органов власти и управления. Распорядительные акты издаются также по инициативе руководителей в пределах их полномочий и компетенции для осуществления исполнительной и распорядительной деятельности в ходе выполнения задач, возложенных на организацию (учреждение). Подготовка распорядительных документов может быть поручена одному или нескольким исполнителям (должностным лицам, структурным подразделениям). Основное требование к исполнителям -- достаточная компетентность, высокий профессионализм, глубокие знания по управленческой проблеме. Подготовка распорядительных документов складывается из следующих этапов:

изучение управленческого вопроса;

подготовка проекта распорядительного документа;

согласование документа;

подписание документа.

Составление документа начинается с обеспечения правовой основы подготавливаемого документа -- изучения действующих законодательных актов, правительственных постановлений, т. к. издаваемый распорядительный документ не должен противоречить установленным нормам. Затем исполнитель определяет круг вопросов, которые предстоит отразить в распорядительном документе, изучает информацию, необходимые документальные материалы. В это время определяется необходимость отмены ранее действующих распорядительных документов или их отдельных пунктов. Во вводной части проекта распорядительного документа определяется цель его издания. В основной части распорядительных документов перечисляют распорядительные действия, каждое из которых излагается отдельным пунктом. При формулировке текста распорядительных документов обращают внимание на то, чтобы они были конкретны, не допускали различных толкований, не противоречили ранее изданным документам. По тексту в целом или по каждому пункту намечаются возможные сроки исполнения и контролирующие инстанции (должностные лица). Заканчивается подготовка проекта распорядительного документа его перепечаткой и оформлением, соответствующим действующим правилам. Руководитель, дающий задание на подготовку приказа, определяет состав учреждений, структурных подразделений или должностных лиц, с которыми необходимо согласование документа. В инструкциях по работе с документами (по делопроизводству) обычно закреплена процедура согласования -- по составу участников этой процедуры и последовательности визирования. Согласование проводит тот исполнитель (структурное подразделение), который готовил проект документа. Если в процессе согласования выясняются существенные замечания к содержанию документа, он составляется заново и вторая редакция подлежит полному согласованию. Постановления и решения проходят согласование в ходе заседания коллегиального органа, когда в проект документа могут быть внесены замечания, поправки и дополнения. Если проект требует серьезной доработки, его утверждение переносится на следующее заседание. Прежде чем передать документ на подписание, он должен быть тщательно проверен -- особое внимание обращается на цифровую информацию, фамилии, имена, отчества, названия структурных подразделений. После подписания внесение каких-либо исправлений в документ недопустимо и делопроизводственная служба проводит регистрацию, с момента которой документ приобретает статус официально изданного

5. РЕГИСТРАЦИЯ, ПЕРЕДАЧА ОТВЕТСТВЕННОМУ ИСПОЛНИТЕЛЮ И КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ

Регистрация документа -- это запись о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. В обеспечении учета, контроля и поиска документов регистрации принадлежит ведущая роль. Именно регистрация является первым этапом при создании информационно-поисковых систем по документам организации. Она позволяет сформировать базу данных о документах, является основой для контроля исполнения документов и информационно-справочной работы. Для достижения целей регистрации осуществляется ввод в информационно справочную систему сведений о документах (система может быть традиционной ручной или автоматизированной). При занесении показателей (реквизитов) документа в регистрационные формы самому документу присваивается регистрационный индекс, который служит его основным учетным и поисковым признаком. Это позволяет получить сведения о поступлении и отправке документов, количественные данные для подсчета объема документооборота за определенные промежутки времени, провести анализ причин роста или снижения количества документов. Кроме того, регистрация документов дает возможность изучить структуру документооборота, его распределение по структурным подразделениям организации и т. д. Избранная система регистрации существенным образом влияет на всю систему документационного обеспечения управления: технологию контроля исполнения документов, организацию информационно-справочной работы, обеспечение сохранности документов. Для современных учреждений и организаций характерен постоянный рост объемов документооборота и большая часть поступающих, внутренних и отправляемых документов регистрируется. Регистрация является одной из наиболее трудоемких делопроизводственных операций, поэтому при построении рациональной системы регистрации важно определить, какие документы должны регистрироваться, а какие нет. Обязательной регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. При определении необходимости регистрации документов учитывают их содержание, авторство, вид, подлинность. Кроме того, нужно иметь в виду, что документы приобретают юридическую силу только после регистрации. Исходящим документам регистрация придает официальный характер, фиксирует факт их составления и отправки. При регистрации входящих документов происходит подтверждение не только их получения, но и ответственность получившей организации за использование заключенной в них информации. При регистрации документов широко используют различные справочные материалы, которые разрабатываются организацией: список структурных подразделений с их условными обозначениями; перечень подведомственных организаций с указанием их адресов и фамилий руководителей, перечень постоянных корреспондентов с аналогичными данными; классификатор вопросов (участков) деятельности организации и др. Использование таких справочников может значительно упростить регистрацию документов. Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от их вида, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы по основной деятельности и по личному составу, служебная переписка, акты, обращения граждан и т. д. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам отдельно в пределах каждой группы. Данные на входящие, исходящие и внутренние документы заносятся в раздельные регистрационные формы.

Цели и задачи контроля

Контроль за исполнением документов, решений и заданий является неотъемлемой функцией управления и важным элементом процесса документационного обеспечения управления.

Цель контроля -- содействие своевременному и качественному исполнению решений и заданий руководства предприятия или структурного подразделения. Не менее важным является получение информации об уровне исполнительской дисциплины, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений и отдельных исполнителей.

Различают два направления контрольной деятельности:

--контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов;

--контроль за сроками исполнения документов. Контроль по существу поставленных вопросов осуществляет руководитель предприятия, организации структурного подразделения или специалист, занимающийся указанными проблемами. Руководители подразделений и специалисты (исполнители) несут ответственность за правильность и своевременность решения вопросов.

Страницы: 1, 2