Особливості використання системного підходу у документознавств

Особливості використання системного підходу у документознавств

ВСТУП

У наш час документи використовуються в різних галузях людської діяльності, ділянках знань, сферах життя, а також є об'єктом дослідження різних наукових дисциплін. Документ несе в собі інформацію, яку можна передати тому, хто буде знайомитися з ним, вивчати його, читати чи іншим способом «споживати інформацію». Документ потрібний саме для того, щоб ознайомитися з цією інформацією, зберегти певне знання в часі та передати його споживачам інформації. Це вимагає вироблення спільних підходів до створення й обробки масивів документів з метою забезпечення максимальної ефективності прийняття й виконання управлінських рішень. Поняття «документ» є основним та фундаментальним в системі документознавства. Воно відображає ознаки реально існуючих предметів, які служать об'єктами практичної діяльності з пошуку, створення, зберігання, використання, розповсюдження документної інформації в суспільстві|.

Тому багато вітчизняних та зарубіжних дослідників пропонують для швидкого пошуку та обробки великих масивів документів використовувати системний підхід. Так, провідний вітчизняний науковець С.Г. Кулешов розглядав системний підхід як методологічний, в якому об'єкт виступає системою. Головною складовою та об'єктом даної системи він вважав документ. При дослідженні поняття «системи», А.Г. Гапоненко виділяє три взаємопов'язані компоненти системи та пропонує розділити системи за ступенем складності на неживі, живі та соціальні. А.В. Демидова пропонує класифікувати системи за способом утворення, стосовно цільового призначення, за розміром, за ступенем складності, по відношенню до змін у часі тощо.

Отже, дослідження сутності поняття «документ» і «системи документації», застосування системного підходу у документознавстві дозволяє стверджувати, що дана проблема є актуальною, що і зумовило вибір теми курсової роботи.

Об'єкт курсової роботи - терміносистема документознавства.

Предмет дослідження - документ і системи документації.

Мета - проаналізувати визначення понять «документ», «система», «система документації», визначити особливості використання системного підходу у документознавстві.

Відповідно до об'єкту, предмету і мети курсової роботи було сформульовано наступні завдання:

- дати визначення понять «документ», «система», «система документації»;

- розглянути основні типи та види систем;

- виявити основні характеристики системного підходу в документознавстві;

- проаналізувати системи документації.

Методологічною основою дослідження є:

- інформаційний і системний підходи; положення А.В. Демидової про систему як організаційне ціле, яке складається з великої кількості елементів, розміщених у визначеному порядку і залежних один від одного; погляди Н.С. Ларькова та С.Г. Кулешова на документ як інформацію, закріплену на матеріальному носії у стабільній знаковій формі;

- нормативну базу дослідження складають Державні стандарти України ГОСТ 16487 - 83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», ДСТУ 2732 - 94. «Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення», ДСТУ 2392 - 94. «Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення», ДСТУ 3017 - 95. «Видання. Основні види. Терміни та визначення», ДСТУ 2732:2004 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення понять».

У процесі дослідження було використано наступні методи:

- теоретичні: аналіз та синтез, індуктивний, дедуктивний, інформаційний та системний;

- емпіричні: спостереження, порівняння, термінологічний метод, огляд джерел за темою.

Курсова робота складається зі вступу, одного розділу, висновків, списку використаних джерел. Основний текст містить 31 сторінку. Список використаних джерел налічує 34 найменування.

Розділ 1. ІСТОРИКО-ТЕОРЕТИЧНИЙ АНАЛІЗ ПРОБЛЕМИ ДОСЛІДЖЕННЯ

1.1 Поняття «система», «документ», «документація», «система документації»

У зв'язку зі швидким зростанням обсягу інформації, яка використовується в управлінні, значення понять «система», «документ», «документація», «система документації» суттєво підвищується. Постає проблема комплексності раціоналізації документообігу, поєднання уніфікованих та стандартних систем і підсистем у галузевому та територіальному розрізах. Для упорядкування інформаційних та документаційних процесів необхідна системність. Розглянемо основні підходи щодо визначення поняття «система».

Так, А.В. Демидова визначає систему як організаційне ціле, яке складається з великої кількості елементів, розміщених у визначеному порядку і залежних один від одного, направлене для здійснення поставлених цілей [9, с.4]. О.І. Михайлов, О.І. Чорний та Р.С. Гіляревський дають таке визначення поняттю «система». «Система - сукупність елементів та відношень, закономірно пов'язаних один з одним в єдине ціле, котрі мають ознаки, що відсутні у елементів та відношень, які його складають [21, с.46].

На думку соціолога Г.В. Осипова, «система - це предмет, явище чи процес, який складається з якісно визначеної сукупності елементів, які знаходяться у взаємних зв'язках та відношеннях, складають єдине ціле і при взаємодії з зовнішніми умовами свого існування змінювати свою структуру» [24, с.121]. Фахівець в галузі інформаційного управління А.Л. Гапоненко вважає, що «система - це комплекс взаємопов'язаних елементів, які завдяки своїй єдності мають нові характеристики та такі ознаки, що кожна система виступає елементом системи більш високого порядку, а будь-який елемент системи - системою більш нижчого порядку» [30, с.107]. Л.І. Скібіцька трактує поняття «система» у вузькому та широкому значенні. Так, у вузькому значенні під «системою» вона розуміє комплексність раціоналізації документообігу, а в широкому значенні «система» - поєднання уніфікованих стандартних підсистем у галузевому, функціональному та територіальному розрізах [27, с.14]. Таким чином, проаналізувавши поняття «система», можна говорити про те, що всі дослідники під «системою» розуміють сукупність елементів та взаємовідношень, які пов'язані одне з одним та мають ознаки і характеристики, які відсутні у елементів, що їх складають. Поняття «системи» нерозривно пов'язане з поняттям «документа», адже саме система забезпечує оптимізацію документаційних процесів. Поняття «документ» в різних наукових дисциплінах трактується по різному. Звідси його полісемічність, яка ускладнює спілкування та взаєморозуміння між спеціалістами документаційно-комунікативної сфери. Перший державний стандарт, в якому було подано дефініцію «документа», призначену для потреб діловодства та архівної справи - ГОСТ 16487 - 70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Перша редакція цього стандарту давала таке визначення: «документ - засіб закріплення різним способом на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини» [5, с.3].

Друга ж редакція цього стандарту - ГОСТ 16487 - 83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дала таке визначення «документа»: «матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою винайденим людиною способом для її передавання в часі та просторі» [6, с.3]. Це поняття «документа» стало більш узагальненим, ніж попереднє.

Державний стандарт України ДСТУ 2732 - 94. «Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення» запропонував ще одне визначення документа: «матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має у відповідності з чинним законодавством юридичну силу» [11, с.3].

У ДСТУ 2392 - 94. «Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення» під документом слід розуміти «записану інформацію, яка може розглядатися як одиниця в ході інформаційної діяльності» [12, с.3].

ДСТУ 3017 - 95. «Видання. Основні види. Терміни та визначення» трактує документ як «матеріальний об'єкт, що містить інформацію, закріплену створеним людиною способом для її передавання у часі та просторі» [13, с.3].

Аналогічний підхід характерний для наступної редакції українського стандарту ДСТУ 2732:2004 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення понять». Документ визначається тут як «інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі». У примітці уточнюється знаковий характер інформації (це запис) і те, що могло би відповідати розширеному трактуванню реквізитів: «жанрові характеристики запису інформації» [14, с.3].

Таким чином, проаналізувавши різні редакції державного стандарту України, можна говорити про те, що всі вони під документом розуміють матеріальний об'єкт, який містить інформацію, закріплену створеним людиною способом для передавання її у часі і просторі. У цьому значенні майже однаково трактують поняття «документ» ГОСТ 16487 - 70 та ДСТУ 2392 - 94. Дослідник документальної комунікації та інформаційних технологій С.Г. Кулешов дав декілька визначень поняттю «документ». У своїй науковій праці він пише, що під документом слід розуміти текст (як логічну послідовність мовних та немовних знаків), зафіксований на речовому виробі, основною функцією якого є збереження та розповсюдження інформації у просторі та часі [17, с.63].

Розглядаючи документ з історичної точки зору, С.Г. Кулешов під документом розуміє «запис інформації, що відповідає характеристикам певного жанру чи номіналу, зафіксований на матеріальному носії, основною функцією якого є збереження та передавання інформації у часі та просторі» [18, с.3]. В іншій науковій праці він доходить висновку, що документи використовуються в різних сферах людської діяльності і є об'єктом досліджень різноманітних наукових дисциплін, тому зміст поняття «документ» багатозначне та залежить від того, в якій галузі і для яких цілей він використовується.

А.В. Соколов дає таке визначення поняття «документ». «Документ - це стабільний речовинний об'єкт, призначений для використання у соціальній смисловій комунікації як завершене повідомлення» [28, с.107].

В учбових посібниках з документознавства багато вчених дають різні визначення поняття «документ». Так, Н.М. Кушнаренко, спираючись на Державний стандарт України 3017 - 95 «Видання. Основні види. Терміни та визначення» під документом розуміє «матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передавання в часі та просторі» [19, с.21]. Подібне визначення подано і Н.С. Ларьковим. «Документ - це інформація, закріплена на матеріальному носії у стабільній знаковій формі створеним людиною способом для її передачі в просторі та часі» [20, с.37]. А от Ю.М. Столяров під документом розуміє об'єкт, що дозволяє видобувати з нього потрібну інформацію [29, с.17].

Усі розглянуті вище визначення подібні до тих, які містяться у наведених редакціях державних стандартів України. Фахівці в галузі діловодства пропонують до визначення документа додати ознаку «задіяності в документообігу» та ще деякі, характерні саме для ділових документів. У результаті запропонована білоруським документознавцем Ю. Нестеровичем дефініція має такий вигляд: «документ - носій документованої інформації (яка має соціальну та правову значимість) з реквізитами; що є за одиницю документообігу (або ведення діловодства) та одиницю (або елемент) системи збереження (або фіксації) в органах влади та управління, державних та громадських установах» [23, с.48].

Звичайно таке поняття звужує обсяг поняття «документ», і не дає можливості використовувати його за межами діловодства, наприклад, в архівній справі. Інший підхід продемонстрували укладачі наукових словників. «Терминологический словарь по теории и практике научной информации» трактує документ як «матеріальний об'єкт, що містить інформацію в закріпленому вигляді» [31, с.58]. У «Большой советской энциклопедии» під документом розуміється «матеріальний об'єкт, що містить інформацію в заданому вигляді і спеціально призначений для її розповсюдження в просторі та часі» [3, с.1196]. Схоже трактування можна знайти й у «Термінологічному словнику з інформатики»: «Документ - матеріальний об'єкт, що містить закріплену інформацію і спеціально призначений для її передавання та використання» [32, с.62].

Таким чином, енциклопедії та словники дають подібне трактування поняттю «документ» як матеріального об'єкта з закріпленою інформацією.

Визначення, які подаються у цих словниках, мають дещо схоже з тим визначенням «документ», яке сформульоване О.М. Зусьманом та А.В. Мінкіною, адже у науково-інформаційній та бібліотечно-бібліографічній діяльності також використовується поняття «документа». «Документ - матеріальний носій із зафіксованою інформацією, призначений для її зберігання та передавання в часі та просторі, придатний для використання у документаційних процесах» [10, с.28]. О.І. Михайлов, А.І. Чорний та Р.С. Гіляревський також звертаються до поняття «документ», розуміючи під ним «матеріальний об'єкт, що містить закріплену інформацію, спеціально призначений для її передавання в просторі та часі і такий, що використовується у суспільній практиці» [21, с.36].

Г.М. Швецова-Водка робить спробу окреслити головні ознаки поняття «документ», що відповідає об'єкту бібліографічної діяльності. «Документ - це єдність інформації та речовинного носія, яка використовується у соціальному комунікаційно-інформаційному процесі як канал передачі інформації» [34, с.21]. Саме такі документи, на її думку, входять у систему бібліографічної справи, є об'єктами бібліографічної діяльності, і на цьому значенні й базується система документальних комунікацій в інформатиці.

Поняття «документа» та його види закріплені й на законодавчому рівні, оскільки документування в багатьох випадках є одним із засобів контролю за виконанням законності. У Законі України «Про інформацію» під документом розуміється «передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або іншому носієві» [26, с.76].

Таким чином, аналізуючи поняття «документ» багато дослідників спираються, перш за все, на державний стандарт України. Більшість з них під документом розуміють матеріальний об'єкт, який містить у собі закріплену інформацію, для передачі її у просторі і часі. Більш розгорнуте поняття «документ» дає С.Г. Кулешов, який говорить ще і про те, що інформація, яка зафіксована у документі, повинна ще й мати характеристики певного жанру чи номіналу. У кожній сфері людської діяльності використовуються різні види документів. Ці документи складають систему документації. У Державному стандарті України ДСТУ 2732:2004 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення понять» під документацією розуміється «сукупність службових документів, об'єднаних за ознакою належності до певної галузі, напряму діяльності установи чи її підрозділу» [14, с.3].

У ДСТУ 2732 - 94 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення» система документації тлумачиться як «сукупність документів з певного предмета» [11, с.3]. У редакції російського стандарту ГОСТ Р 51141 - 98 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення» поняття «система документації» трактується більш узагальнено. «Система документації - це сукупність документів, взаємозв'язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності, єдиних вимог до їх оформлення» [7, с.3 ]. Вузьке значення поняття «система документації» міститься у «Терминологическом словаре по библиотечному делу и смежным отраслям знания»: «система документації - сукупність документів, зібраних разом з певною метою» [31, с.116].

Т.М. Бондирєва пише, що «система документації - сукупність взаємозв'язаних документів, які використовуються у визначеній сфері діяльності» [4, с.29]. Таким чином, поняття «система документації» більш розгорнуто дає ГОСТ Р 51141 - 98, адже саме в ньому вказуються характеристики, які повинні мати документи, що входять до неї [7, с.3].

Отже, поняття «система», «документ», «документація», «система документації» трактуються вченими по-різному. Об'єднує ці всі поняття те, що головною їх складовою є інформація, тобто різні відомості, знання, які призначені для передачі в процесі комунікації. Завжди важливо знати, який саме обсяг понять визнає той чи інший автор, те чи інше джерело. Інакше неможливо порівняти ці трактування одне з одним, визначити класифікацію документів на види, охарактеризувати діяльність документування, опрацювання та використання документів.

1.2 Системний підхід у документуванні

Існує декілька підходів у дослідженні систем, основним з яких є системний підхід. Так, В.В. Кафідов під системним підходом розуміє методологічний підхід, що вивчає об'єкт як єдине ціле. Згідно до цього визначення об'єкт дослідження є сукупністю підсистем, елементів з|із| внутрішніми і зовнішніми зв'язками [16, с.23].

На думку В.І. Мухіна, системний підхід - це дослідження об'єкту як системи, в якій виділені всі елементи, внутрішні і зовнішні зв'язки, що істотно впливають на його функціонування, а цілі кожного з елементів визначені виходячи із загального призначення об'єкту [22, с.60]. С.Г. Кулешов вважає, що системний підхід - напрям|направлення| методології, спеціального наукового пізнання і соціальної практики, в основі якого лежить дослідження об'єктів як системи. Об'єкт є сукупністю підсистем, елементів з внутрішніми і зовнішніми зв'язками [17, с.84].

Таким чином, системний підхід це, перш за все, методологічний підхід, в якому об'єкт виступає системою. Кожна система має декілька компонентів, які взаємопов'язані між собою. Так, А.Л. Гапоненко, виділяє чотири взаємопов'язані компоненти системи. Перший компонент системи - мінімальна ціла частина системи, яка функціонально здатна відобразити деякі загальні закономірності системи. Окрім функціональної характеристики, мінімальність визначається самим суб'єктом дослідження як достатня частина, що задовольняє пізнавальні потреби.

Другим компонентом системи виступають взаємозв'язки між компонентами. Вони можуть бути нейтральними, коли обидва елементи не зазнають структурних або функціональних змін, або функціональними, коли один елемент, впливаючи на іншій, призводить до структурних або функціональних змін у цьому елементі. Третім компонентом є підсистема, що складається з низки елементів системи, які можна об'єднати за схожими функціональними ознаками. У системі може бути різна кількість підсистем. Це залежить від основних функцій підсистеми: внутрішніх і зовнішніх.

Четвертим компонентом системи виступає структура системи. Під структурою розуміється сукупність зв'язків між всіма елементами системи, між її підсистемами, між системою і зовнішнім середовищем [30, с.128].

Також, А.Л. Гапоненко вважає, що якщо розглядати|сукупність усіх зв'язків усередині системи, то така структура буде внутрішньою. Якщо розглядати сукупність всіх зв'язків як усередині системи, так і системи із зовнішнім середовищем така структура називається повною [30, с.134].

Таким чином, система, яка є основним об'єктом системного підходу, складається з таких компонентів, як: мінімальна ціла частина системи, взаємозв'язки між частинами, підсистеми та структури системи.

А.Л. Гапоненко, А.П. Панкрухіна пропонують розділити системи за ступенем складності на неживі, живі та соціальні. До неживих систем відносять:- системи зі стабільною структурою, не схильні до функціональних дій протягом тривалого періоду;

- системи зі структурою, що періодично змінюється у часі і має декілька функцій.

До живих систем відносять:

- системи з структурою і низьким рівнем переробки інформації;

- системи, які мають відносно розвинену здатністю сприймати інформацію, але не володіють самосвідомістю;

- системи з розвиненою самосвідомістю, мисленням;

- соціальні системи і соціальні організації.

До соціальних систем відносять:

- системи державного управління. Саме вони визначають якісний стан суспільства, його розвиненість;

- системи самоврядування. За їх допомогою місцевим самоврядуванням організовується соціально-економічні і культурні процеси на конкретній території;

- системи управління організаціями, інститутами, групами;

- системи управління господарюючими об'єктами [30, с.161].

Інший науковець А.В. Демидова пропонує класифікувати системи за такими параметрами.

За способом утворення:

- природні - системи, створені природою без втручання людини;

- штучні - системи, створені людиною для задоволення різних потреб.

Стосовно цільового призначення:

- ціленаправлені - системи, які наперед програмують роботу, для досягнення поставленої мети;

- цілеспрямовані - поставлені цілі досягаються шляхом вибору альтернативних способів.

За наявністю центрального провідного елементу слід розрізняти централізовані, у складі яких є центральна ланка, і децентралізовані, в яких ролі розподілені рівномірно між елементами [9, с.87].

За розміром виділяють малі системи (включають менше 30 елементів), середні (до 300 елементів) і великі (більше 300 елементів). На думку А.В. Демидової великі системи складно|скрутно| досліджувати без попереднього розбиття їх на простіші функціональні складові.

За ступенем складності розрізняють прості системи - системи, які не потребують розбиття на складові при вирішенні проблем, і складні.

По відношенню до змін у часі слід виділяти відносно статичні, які мають один можливий і заданий стан і динамічні, які змінюються в протягом певного часу.

Також слід розрізняти системи і за тривалістю функціонування: короткострокові, довгострокові, середньострокові.

За спеціалізацією: системи спеціалізовані, які виконують одну функцію, і комплексні - що виконують усі функції [9, с.94].

Таким чином, системи класифікують за способом утворення, ступенем складності, розміром і відповідно виділяють соціальні, живі, неживі, природні, штучні, великі та інші системи. Ще один підхід до класифікації систем пропонує А.В. Демидова, яка розділяє їх на властивості I ряду і II ряду.

До властивостей системи I ряду слід віднести:

- цілісність - система є організаційно складною. Це означає, що якщо вона може бути розділена на елементи, то властивості та функції елементів визначаються їх місцем в межах цілого, а властивості цілого не можуть бути створені та визначені без деяких властивостей елементів. Цілісність системи конкретизується і здійснюється через зв'язки. Вони існують між елементами системи і несуть невелике смислове навантаження;

- подільність - система завжди повинна бути розділена на підсистеми, компоненти і елементи;

- множинність - кожна система складається з безлічі елементів (рівні ієрархії, кількість елементів і зв'язків);

- цілеспрямованість - кожна складова системи повинна бути орієнтована на досягнення загальної мети.

Властивості II ряду - це властивості, які забезпечують працездатність системи:

- гомогенність - система повинна мати хоча б одну загальну властивість;

- різнорідність - у кожній системі повинне бути розмаїття властивостей різнорідних елементів;

- самоорганізованість - самостійно існуюча і функціонуюча система не повинна руйнуватися;

- ієрархічність - система - це сукупність елементів, розташованих на різних рівнях ієрархії;

- централізованість - у кожній системі повинна бути центральна ланка, яка стоятиме над всіма рівнями ієрархії;

- емерджентність - властивості системи в цілому відрізняються від властивостей окремих її елементів [9, с.106].

В.П. Андрущенко та Н.І. Горлач вважають, що однією з найважливіших системних характеристик являється ентропія, що є кількісною мірою безладу в системі. Ентропія характеризує співвідношення дезорганізованості| і організованості систем різної природи. При прогресивному розвитку системи у ній швидше зменшується ентропія. Якщо ентропія у деякій системі збільшується, то це означає, що в системі переважають процеси руйнування, деструкції, рух у бік неврегульованості, невизначеності й хаосу, що зрештою може привести до руйнування та загибелі даної системи [1, с.124].

Страницы: 1, 2