Організація складського обліку запасів в установах

Організація складського обліку запасів в установах

14

з дисципліни:

“Бухгалтерський облік в бюджетних установах”

Суми-2008

Зміст

Завдання №10. Організація складського обліку запасів в установах.

Завдання №14. Облік спеціальних коштів

Практичне завдання № 4

Список використаної літератури

Завдання № 10

Організація складського обліку запасів в установах

Вузлові питання обліку запасів (визначення, оцінка, первинний і поточний облік) регламентуються відповідними нормативними актами Державного казначейства України. Так, згідно з “Інструкцією з обліку запасів” затвердженою ДКУ від 8.12.00 № 125, запаси - це оборотні активи в матеріальній формі, які належать установі та забезпечують її функціонування (чи знаходяться в процесі виробництва продукції, виконання робіт, надання послуг) і будуть використані, як очікується, на протязі одного року. Термін очікуваної експлуатації запасів установи встановлюється центральним органом виконавчої влади за відомчою підпорядкованістю або (якщо такі нормативні документи відсутні) установою самостійно в момент придбання запасів.

Порівнюючи це визначення запасів з їх визначеннями, які приведені в Положенні (стандарті) бухгалтерського обліку 9 “Запаси” і Міжнародних стандартах бухгалтерського обліку для державного сектору, слід відмітити відсутність в останніх такого параметру як термін корисної експлуатації (на протязі одного року).

Є певні відмінності і в складі запасів. В бюджетних установах до них відносяться слідуючі активи:

виробничі запаси;

тварини на вирощуванні та відгодівлі;

матеріали і продукти харчування;

малоцінні і швидкозношувані предмети;

готова продукція;

продукція сільськогосподарського виробництва.

Специфічними об'єктами в складі запасів бюджетних установ є продукти харчування, медикаменти, перев'язувальні засоби та вироби медичного призначення, спеціальне обладнання для науково-дослідних робіт за договорами з замовниками, матеріали довгострокового використання тощо.

В бухгалтерському обліку запаси, в тому числі одержані та передані безоплатно в установленому чинним законодавством порядку, оцінюються за балансовою вартістю, яка поділяється на первісну, справедливу та відновлювану.

Балансова вартість - це вартість запасів, за якою вони відображаються в балансі.

Первісна вартість - це вартість придбання, отримання, виготовлення запасів.

Справедлива вартість - це вартість запасів, отриманих установою безкоштовно.

Відновлювальна вартість - це змінена первісна вартість запасів після їх переоцінки.

Сума податку на додану вартість щодо придбаних запасів, а також видатки на транспортування вказаних предметів, заготівлю, мито не збільшують їх первісну вартість, а відносяться на фактичні видатки бюджетної установи за відповідними кодами економічної класифікації. Має особливості також методика визначення первісної вартості молодняка тварин, одержаних від приплоду в своєму господарстві; продукції виробничих (навчальних) майстерень; продукції підсобних (навчальних) сільських господарств; тари.

Розуміння суті відновлювальної вартості пов'язане з переоцінкою запасів, яка провадиться на виконання нормативно-правових актів України або за рішенням керівника установи (якщо запаси морально застаріли та тривалий час перебували на збереженні в установі і первісна вартість цих запасів значно відрізняється від аналогічних запасів, придбаних пізніше). Зміна первісної вартості запасів не є додатковим доходом бюджетної установи.

Запаси бюджетних установ обліковують за місцем їх відповідального зберігання (знаходження) та в бухгалтерії. Складський облік запасів та його зв'язок із обліком у бухгалтерії здійснюють у регістрах (книзі чи картках складського обліку запасів форми № 3--9; 3--9а, книзі чи картках кількісно-сумарною обліку форми № 3--6; 3--6а, 3--7) одним із методів сортового обліку запасів:

кількісно-сумовим (паралельним) (рис. 1);

оперативно-бухгалтерським (сальдовим) (рис. 2.);

методом машинної картотеки.

Рис. 1. Схема кількісно-сумарного (паралельного) методу обліку запасів

Кожен з них має переваги і недоліки, з якими треба ознайомитися.

За умови застосування ПЕОМ трудомісткість облікових робіт втрачає свою актуальність, а тому на машинах отримують машинограми -- регістри аналітичного обліку, оборотні відомості в розрізі кожного первинного документа, зведені оборотні відомості в розрізі номенклатурних номерів. Є досвід використання ЕОМ, за яким уся інформація про складський і бухгалтерський облік запасів зосереджується в пам'яті машин, а бухгалтерія і місця зберігання запасів обладнані термінальними пристроями, до яких мають доступ матеріально відповідальні особи з індивідуальними ключами (паролями).

Рис. 2. Схема оперативно-бухгалтерського (сальдового) обліку запасів

Для синтетичного обліку наявності та руху запасів призначені активні рахунки та субрахунки класу 2 Плану рахунків;

№ 20 “Виробничі запаси”;

№ 21 “Тварини на вирощуванні і відгодівлі”;

№ 22 “Малоцінні та швидкозношувані предмети”;

№ 23 “Матеріали і продукти харчування”;

№ 24 “Готова продукція”;

№ 25 “Продукція сільськогосподарського виробництва”.

Докладно номенклатуру субрахунків за приведеними синтетичними рахунками наведено в Плані рахунків. Основні бухгалтерські проведення з руху запасів наведено в табл.1. Облік надходження запасів ведеться в меморіальних ордерах № 4, 6, 7, 8. Синтетичні показники обліку витрачання запасів фіксуються в меморіальному ордері № 13 «Накопичувальна відомість витрачання матеріалів» ф.№39(бюджет).

Розглядаючи питання обліку запасів в умовах їх централізованого постачання, слід враховувати те, що централізоване постачання запасів здійснюється установою вищого рівня або окремо уповноваженим органом, створеним установою вищого рівня.

Таблиця 1. Основні бухгалтерські проведення з обліку запасів

Механізм придбання матеріальних цінностей шляхом централізованого постачання може здійснюватися за трьома варіантами:

за рахунок кошторису головного розпорядника коштів;

за рахунок кошторису установи, для якої здійснюються централізовані закупки (установи - замовника);

за рахунок кошторису установи, що фактично здійснює централізовані закупки (установи-закупника).

Специфічним об'єктом в складі запасів бюджетних установ є продукти харчування, облік яких має ряд особливостей:

розрахунки за продукти харчування здійснюються, як правило, в порядку планових платежів;

при надходженні продуктів харчування враховуються не тільки кількісні, але й якісні їх параметри;

зберігання продуктів харчування потребує особливих умов (дотримання температурного режиму, термінів придатності тощо);

облік продуктів харчування ведеться в коморах (на складах), харчоблоках і в бухгалтерії;

окремо організується облік тари;

ведеться контроль за закладкою продуктів в процесі приготування їжі та виходом готових блюд згідно з діючими нормами;

для відпуску продуктів харчування застосовуються специфічні документи (меню-вимога, меню-розкладка);

для синтетичного обліку наявності та руху продуктів харчування призначений субрахунок № 232 “Продукти харчування”.

Мають особливості побудова і порядок ведення меморіальні ордери №11 “Зведення накопичувальних відомостей про надходження продуктів харчування ф. № 398 (бюджет) і № 12 “Зведення накопичувальних відомостей про витрачання продуктів харчування” ф. № 411 (бюджет). Схема обліку продуктів харчування приведена на рис.3.

запис звірка

Рис.3 Схема обліку продуктів харчування

Предметно-кількісний облік лікувальних засобів ведеться в розрізі їх найменувань, фасування, лікувальних форм, дозування (рис.4). Забезпечується суворий контроль за зберіганням цих препаратів та їх відпуском у відділення. Бухгалтерський облік лікувальних засобів ведеться на активному субрахунку № 233 “Медикаменти і перев'язувальні засоби”. Основні бухгалтерські проведення з обліку лікувальних засобів наведено в табл.2. Схема обліку лікувальних засобів наведена на рис.4.

Рис. 2.20 Схема обліку лікувальних засобів, що підлягають предметно-кількісному обліку

Рис.4. Схема обліку лікувальних засобів

Таблиця 2

Основні бухгалтерські проведення з обліку лікувальних засобів

Для обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів (МШП), що не увійшли до складу необоротних активів, оскільки термін їх корисного використання становить менше одного року, передбачений рахунок № 22 "Малоцінні та швидкозношувані предмети" з поділом на субрахунки:

221 “Малоцінні та швидкозношувані предмети, що знаходяться на складі та в експлуатації”;

222 “ Малоцінні та швидкозношувані предмети спеціального призначення”.

Субрахунок 211 поділяється на субрахунки другого рівня:

221/1 “ Малоцінні та швидкозношувані предмети на складі”;

221/2 “Малоцінні та швидкозношувані предмети в експлуатації”.

На субрахунку 411 “Фонд в малоцінних та швидкозношуваних предметах” обліковується вартість МШП, що знаходяться в безпосередньому розпорядженні бюджетних установ.

Завдання №14 Облік спеціальних коштів

Бюджетні установи в результаті своєї діяльності можуть мати не тільки бюджетні кошти, а й одержувати з інших джерел кошти, які називаються позабюджетні. ЗУ «Про державний бюджет» передбачено, що з 2000 року всі позабюджетні кошти організацій і установ, що утримуються за рахунок бюджету, включаються до спеціального фонду державного бюджету як власні надходження і відповідні спеціальні видатки.

Порядок використання і обліку цих позабюджетних коштів встановлюється інструкцією №63 від 11.08.00 ГУДК.

Спеціальний фонд складається з власних надходжень (спеціальні кошти, кошти на виконання доручень й інші власні надходження), субвенцій, одержаних з бюджетів іншого рівня, а також інших доходів.

До складу власних надходжень належать:

1. спеціальні кошти - це доходи бюджетних установ, які вони одержують від надання власних послуг (виконання робіт, реалізація продукції, або іншої діяльності, що здійснюється на підставі відповідних нормативно-правових актів) і використання за цільовим призначенням згідно складеного кошторису доходів і видатків.

Порядок надання платних послуг регулюється положенням «Про ліцензування діяльності», а також переліком платних послуг, які можуть надаватися бюджетним установам кабінетом міністрів України.

Право мати спеціальні кошти надається бюджетним установам у тому випадку, якщо немає можливості організувати надання послуг, виконання робіт, на засадах господарських розрахунків, а також якщо видатків пов'язані зі здійсненням цієї діяльності покриваються одержаними доходами.

Спеціальні кошти зберігаються в установах банку на окремому поточному рахунку. Для відкриття цього рахунку необхідно подати документи на відкриття поточного рахунку + кошторис за спеціальними коштами + копію НПА, що надає дозвіл на здійснення своєї діяльності.

Зарахування коштів здійснюється шляхом безготівкових розрахунків, або шляхом внесення коштів готівкою, яку не дозволяється використовувати без попереднього зарахування на поточний рахунок.

Використання коштів відбувається у загально прийнятому порядку в межах залишку коштів на рахунку. На підставі платіжних доручень органи ДК здійснюють контроль за спеціальними коштами при оплаті різних витрат.

Для обліку використовують рахунки 313 або 323. Для синтетичного обліку складають меморіальний ордер №3, книга журнал-головна, баланс.

2. кошти за дорученням - це суми, які бюджетні установи одержують від фізичних та юридичних осіб, благодійних фондів, для виконання окремих доручень або для виконання за цільовим призначенням, що визначається стороною, яка надає ці кошти, а також гранти, благодійні внески, дарунки і інше…

Безпосередньо до них відносять:

- кошти, одержані для проведення розрахунку з молодими спеціалістами;

- на виплату стипендій, матеріальних допоміг та доплат за рахунок коштів замовника;

- кошти на придбання путівок працівникам установ, на придбання літератури для студентів;

- кошти для створення фондів преміювання;

- кошти, одержані як добровільні компенсації хворих за надані їм медичні послуги;

- кошти, що надходять як благодійні та спонсорські внески;

- інші кошти, фіз і юр осіб на певні доручення.

Витрачання цих коштів здійснюється на видатки зазначені у дорученні без складання кошторису доходів і видатків.

Всі кошти зберігаються на поточному рахунку, для відкриття якого потрібен дозвіл органу ДК або відповідного фінансового органу. В ньому зазначають джерело надходжень коштів, цілі на які вони будуть використовуватись, а також № та дати відповідних рішень уряду, за якими ці кошти були одержані. Дозволи надаються на певний період, необхідний для виконання певних операцій, і діють протягом строку вказаного в дозволі.

Для обліку використовують 314 або 324 рахунки.

Аналітичний облік ведеться за окремими видами сум у розрізі установ, від яких були одержані кошти.

Синтетичний облік ведеться в меморіальному ордері №3.

3. депозитні суми - це кошти, які надходять у тимчасове розпорядження установи і з настанням відповідних умов підлягають поверненню.

Вони зберігаються на окремих рахунках і не мають відношення до кошторису доходів і видатків установи. Відповідальність за всі операції з ними покладена на керівника, їх зберігання обмежується строками, визначеними чинним законодавством, після закінчення яких незатребувані суми підлягають перерахуванню в дохід того ж бюджету, за рахунок якого утримується установа.

Для обліку використовують 315 або 325 рахунки.

Аналітичний облік ведеться в розрізі кожної суми.

4. інші власні надходження - це кошти, які не входять до складу спеціальних та коштів на доручення,і з метою чіткого розмежування відповідно до наказу мінфіна «про перелік власних надходжень» №146 від 29.06.00 їх поділено на групи за порядком планування і витрачання:

а) кошти, зарахування яких на поточний рахунок відображається як відновлення касових видатків за відповідними кодами економічної класифікації, а саме:

- плата за утримання дітей у дошкільних закладах;

- кошти працівників за харчування, отримане за місцем роботи;

- плата за навчання дітей

Ці кошти зберігаються на 311 і 321 рахунках.

б) кошти. Які зберігаються на рахунках 312 і 323, вони надійшли на харчування дітей в групах подовженого дня; кошти, з яких утворено фонд для надання допомоги малозабезпеченим учням.

в) кошти, які зберігаються на окремих рахунках для обліку інших позабюджетних коштів. 316 або 326 рахунки. До них відносять кошти, які надійшли в навчальні заклади за роботи, виконані учнями згідно законодавства; кошти, які надходять від штрафів і фінансових санкцій, які є результатом роботи контрольно - ревізійних установ; кошти, одержані від працівників за формений одяг.

Аналітичний облік ведеться в розрізі одержаних сум.

Синтетичний в меморіальному ордері №3, №15

Субвенції - це кошти. Виділені з бюджетів іншого рівня, органам державної влади за рахунок державного бюджету для виконання певних повноважень органами місцевого самоврядування, або для інших визначених законодавством функцій. Для обліку використовують 319 і 329 рахунки. Аналітичний облік ведеться у розрізі одержаних коштів.

Список літератури

1. Джога Р.Т., Свірко С.В., Сінельник Л.М. Бухгалтерський облік у бюджетних установах. Підручник . - К.: КНЕУ, 2003. - 481 с.

2. Бухгалтерський облік у бюджетних установах Збройних сил України. Під ред. І.Ю. Марко. - К.: Знання України. - 507 с.

3. Закон України “Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні” від 16.07.99 // Все про бухгалтерський облік. - 2000. - № 311 (436) (спецвипуск 44). - С. 3-6.

4. План счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений // Бизнес. - 2000. - № 4. - С. 66-69.

5. Матвеева В. Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение. - Харьков: Фактор, 2001. - 566 с.

6. Ткаченко Т.Т. Звітність бюджетних організацій.: Навч. посібник. - К.: КНЕУ, 2000. - 216 с.

7. Савченко О. Неприбуткові організаціїї: податковий і бухгалтерський облік. - Харьков: Фактор, 2007. - 116 с.

8. Свірко С.В. Організація бухгалтерського обліку в бюджетних установах [Текст]: навчальний посібник / С.В. Свірко ; Мін-во освіти і науки України, КНЕУ ім. Вадима Гетьмана. - К.: КНЕУ, 2006. - 380 с.