Организация делопроизводства в секретариате МЧС города Урай

Организация делопроизводства в секретариате МЧС города Урай

11

ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В СЕКРЕТАРИАТЕ МЧС ГОРОДА УРАЙ

Оглавление

Введение

Глава I Законодательная база, регламентирующая деятельность и место секретариата в системе управления МЧС

1.1 Законодательные и нормативно-методические документы, регламентирующие ведение делопроизводства в МЧС

1.2 Место секретариата в системе управления МЧС

1.3 Использование информационно-коммуникационных технологий в организации деятельности секретариата МЧС

Глава II Организация работы с документацией в секретариате МЧС

2.1 Регистрация и первичный учет документов

2.2 Работа с входящими и исходящими документами

2.3 Работа с внутренними документами и организация оперативного хранения

Заключение

Использованные источники

Приложение 1

Введение

Документационное обеспечение управленческой деятельности предполагает не только создание документов, но и организацию работы с ними. Организация работы с документами - это организация документооборота учреждения, хранение документов и их использование в текущей деятельности. Документооборот организации - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются на документопотоки: регистрируемые и нерегистрируемые документы; поступающие, отправляемые и внутренние документы. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Секретариат - структурное подразделение, цель которого - рациональная организация документопотока для эффективности управленческой деятельности и оперативного принятия управленческих решений.

Совершенствование методов управления является одной из основных задач, от решения которой зависит степень прогресса предприятия. С каждым годом неизбежно растет и усложняется интенсивность обмена информацией на предприятии, в связи с чем большую актуальность приобретает проблема создания методов описания, анализа и исследования потоков информации. Для ее решения рассматриваются: анализ организации; совершенствование схемы документооборота; разработка автоматизированных систем информационного обеспечения. Изучение потоков информации дает общее представление о функционирование объектов управления и является первым шагом в анализе организации.

Значение организации делопроизводства для совершенствования аппарата управления объясняется большим удельным весом документации в процессе управления организацией, предприятием, учреждением.

В зависимости от назначения документы могут выполнять различные роли. Коммуникативная функция документов обеспечивает внешние связи учреждений, организаций; информационная функция дает возможность анализировать деятельность; научно-историческая функция обеспечивает исследование истории организаций, их взаимосвязи, место и значение в обществе.

Документационное обеспечение управленческих решений является определяющим фактором их уровня, оперативности и обоснованности. Основными проблемами, определяющими качество документационного обслуживания руководителей, выступают:

* значительное дублирование документов и содержащихся в них данных;

* плохая сопоставимость данных в отчетно-статистической документации;

* преимущественное документирование и использование текстовых и табличных данных, отличающихся невысоким уровнем информативности;

* недостаточный уровень структуризации, типизации и унификации документируемой информации;

* недостаточный уровень контроля достоверности и оперативности документируемой информации;

* неоправданные ограничения доступа к открытой информации и отсутствие нормативной базы определения степени закрытости данных.

Основы совершенствования документов и документационного обеспечения процессов управления заложены в таких отраслям науки, как документалистика, изучающая методы и средства коммуникации посредством документов; документоведение, разрабатывающее способы создания документов, принципы организации документооборота и построения систем документации; архивоведение, информатика и стандартизация. Все шире используются возможности современных средств организационной и вычислительной техники, систем связи и передачи данных, новейших информационных технологий (в том числе мультимедийных).

Процесс управления характеризуется определенным набором основных типовых документируемых операций:

* сбор и обработка документной информации;

* подготовка, принятие и документирование управленческих решений;

* доведение решений до исполнителей;

* исполнение решений;

* контроль исполнительской дисциплины;

* передачу документной информации по вертикальным и горизонтальным связям;

* хранение, накопление и поиск информации.

Каждая из этих операций реализуется как в рамках традиционной технологии делопроизводства, так и с использованием современных информационных технологий на базе новейшей вычислительной и организационной техники. В связи с чем вопрос об эффективной организации деятельности секретариата МЧС не теряет своей актуальности.

Сама технология делопроизводства, т.е. набор методов и способов организации и ведения делопроизводства в организациях и на предприятиях, регламентирована законодательством, нормативными актами, методическими и инструктивными материалами министерств и ведомств, международными, межгосударственными и национальными стандартами, другими нормативными документами.

Исходя из вышесказанного, цель данной работы заключается в определении рекомендаций по совершенствованию работы секретариата Управления МЧС.

Для реализации данной цели необходимо решить следующие задачи:

- рассмотреть теоретическое и нормативное обоснование организации делопроизводства в секретариате ведомственной организации;

- определить практическое значение секретариата в деятельности Управления МЧС;

- рассмотреть организацию работы с документацией в секретариате МЧС;

- разработать рекомендации по совершенствованию работы секретариата МЧС.

Объектом исследования является организационная структура Управления МЧС города Урай, предметом изучения - организация делопроизводства в секретариате МЧС города Урай.

Гипотеза исследования: Основные положения работы с документами направлены на обеспечение максимальной эффективности труда при наименьших затратах путем установления единого подхода к рационализации делопроизводства и информационного обеспечения управления.

· правовые акты, издаваемые высшими органами государственной власти и управления;

· правовые акты, издаваемые федеральными органами исполнительной власти: министерствами, комитетами, ведомствами как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

· правовые акты, издаваемые органами законодательной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

· правовые акты нормативного и инструктивного характера, а также методические документы по документационному обеспечению управления, издаваемые руководством предприятий и организаций.

Документирование информации (создание документов) осуществляется на основе правил, устанавливаемых органами различных уровней управления Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: МЦФЭР, 2006. -с.35. Нормативную базу, регламентирующую подготовку и оформление документов, составляют правовые акты, полностью посвященные этим вопросам, а также отдельные положения нормативных актов, имеющих более широкую сферу действия (например, по вопросам информатизации, законотворчества, деятельности коммерческих структур, построения систем делопроизводства и т.д.).

Нормативными актами Российской Федерации и субъектов Российской Федерации утверждены основные правила документирования информации, требования к отдельным видам документации, многие формы управленческих документов. Документы, используемые в конкретных управленческих ситуациях, создаются в соответствии с утвержденными образцами - типовыми и примерными формами или, если такие формы не приняты, на основе правил оформления документов. Требования к оформлению документов могут носить универсальный характер или относиться только к отдельным видам документов, их формам, бланкам, реквизитам.

Нормативные акты, устанавливающие требования к оформлению документов, можно условно разделить на ряд групп.

Общие требования к составу документации и ее оформлению содержит Конституция Российской Федерации, законы Российской Федерации, устанавливающие порядок деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, коммерческих и некоммерческих организаций например, Федеральный конституционный закон "О Правительстве Российской Федерации", Федеральный закон "Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации", Федеральный закон "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Гражданский кодекс Российской Федерации, Федеральные законы: "Об акционерных обществах", "Об обществах с ограниченной ответственностью", "О некоммерческих организациях" и др..

В законодательстве содержатся нормы, определяющие правила оформления различных групп документов. Так, основные правила заключения, изменения и расторжения гражданско-правовых договоров, а также их оформления изложены в Гражданском кодексе Российской Федерации. Оформление ряда документов по кадрам регламентирует постановление Госкомстата России от 5 января 2005 г. № 1, которым утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

В нормативных актах различного уровня закреплены требования к оформлению отдельных реквизитов документов. Так, в федеральном законодательстве содержатся правила использования официальной символики при изготовлении бланков документов. Государственный герб Российской Федерации изображается на документах в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации"; использование гербовых бланков регламентируется постановлением Правительства от 27 декабря 1995 № 1268. Геральдические знаки - эмблемы федеральных структур (Вооруженных Сил Российской Федерации, организаций федеральной почтовой связи, МЧС России, МВД России и др.) утверждаются указами Президента страны и используются при оформлении документов. Использование товарных знаков при оформлении документации определяется законом "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров" (от 23 сентября 1992 г. № 3520-1). Законодательство субъектов Российской Федерации также содержит правила изображения их символики на бланках и печатях.

В законодательстве содержатся нормы, регулирующие использование языка в делопроизводстве. Основным нормативным актом в этой сфере является Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. № 1807-1 "О языках народов Российской Федерации" (в редакции от 24 июля 1998 г.). Его положения конкретизируются в других законах применительно к ведению делопроизводства в таких областях, как связь, транспорт, судопроизводство, нотариат, и других.

В нормативных актах закреплены требования к написанию отдельных наименований, например: географических названий (ФЗ от 18 декабря 1997 г. № 152-ФЗ "О наименованиях географических объектов"); наименований "Россия", "Российская Федерация" в названиях организаций (постановление Правительства Российской Федерации от 7 декабря 1996 г. № 1463); фирменных наименований (Гражданский кодекс Российской Федерации и федеральные законы, регулирующие деятельность организаций различных организационно-правовых форм) и т.д.

Расширение применения компьютерных технологий в управлении приводит к возрастанию значения той части нормативной базы делопроизводства, которая связана с законодательством по вопросам информатизации, применения автоматизированных информационных систем и телекоммуникаций. Автоматизация делопроизводства осуществляется в соответствии с законами "Об информации, информатизации и защите информации" (от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ), "О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных" (от 23 сентября 1992 г. № 3523-1). Новые возможности для применения электронных документов открывает Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи". Он определяет правовые условия использования электронной цифровой подписи в процессах обмена электронными документами, при соблюдении которых электронная цифровая подпись признается юридически равнозначной собственноручной подписи человека.

Вопросы оформления документации находят отражение в нормативных актах в области почтовой связи и электросвязи. Правовую основу деятельности в области связи устанавливает Федеральный закон от 16 февраля 1995 г. № 15-ФЗ "О связи". Требования к письменной корреспонденции и сообщениям, передаваемым по сетям почтовой связи и электросвязи, определяются в соответствии с решениями Всемирного почтового союза и Международного союза электросвязи.

Важную часть нормативной базы подготовки и оформления документации составляют нормативные правовые акты межведомственного и ведомственного характера, издаваемые федеральными органами исполнительной власти. Наиболее полным общеотраслевым документом, регламентирующим работу с документами, длительное время была принятая государственной архивной службой страны в 1988 г. "Государственная система документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ)". ГСДОУ были установлены единые принципы и правила документирования управленческой деятельности, а также организации работы с документами в учреждениях. Положения ГСДОУ получили развитие в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации (1993), которая Приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. № 68 была заменена на новую Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Типовая инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти. Положения Типовой инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. Правила оформления документов закрепляются в стандартах и других документах по стандартизации. Введение в действие ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению" совпало с началом нового этапа развития стандартизации в нашей стране, основные направления которого определяются Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ "О техническом регулировании". Положения ГОСТ Р 6.30-2003 необходимо рассматривать исходя из того, что он разрабатывался и принимался на основе Закона Российской Федерации от 10 июня 1993 г. № 5154-1 "О стандартизации", отмененного с 1 июля 2003 г., а действует в условиях новых подходов к стандартизации.

В соответствии с Федеральным законом "О техническом регулировании" основными источниками обязательных требований к продукции и процессам производства стали технические регламенты. Под стандартизацией в Законе понимается деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения. Одной из целей стандартизации является достижение технической и информационной совместимости. С принятием Федерального закона "О техническом регулировании" изменилась сама трактовка понятия "стандарт". Если раньше под стандартом понимался нормативный документ (ГОСТ Р 1.12-99), то теперь Закон закрепил принцип добровольного применения стандартов. В нормативных документах по стандартизации закреплены требования к построению, изложению и оформлению различных видов документации, проведению унификации документов и применению унифицированных систем документации; созданию и использованию классификаторов технико-экономической и социальной информации; автоматизации информационных процессов в сфере управления, техническим средствам обработки информации; применяемой в области работы с документами терминологии. Важными средствами информационного обеспечения являются классификаторы технико-экономической и социальной информации, а также унифицированные формы документов. Методологические и организационные основы проведения работ по классификации и кодированию информации, унификации документации установлены в нормативах Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК) и унифицированных систем документации (УСД). ЕСКК представляет собой систему, включающую: общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации, а также нормативные и методические документы, регламентирующие разработку, ведение и применение общероссийских классификаторов. Порядок разработки, принятия, введения в действие, ведения и применения общероссийских классификаторов в социально-экономической области устанавливается Правительством Российской Федерации. УСД состоит из совокупности взаимосвязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах экономической деятельности; средств их ведения; нормативных и методических документов по их разработке, ведению и применению. Требования к УСД изложены в стандартах серии "Унифицированные системы документации". В государственных стандартах закреплена терминология в области делопроизводства и архивного дела (ГОСТ Р 51141-98), установлены требования к потребительским форматам бумаги (ГОСТ 9327-60). Требования к гербовым печатям установлены в ГОСТ Р 51511-2001. В комплексе стандартов "Информационная технология" регламентированы многие вопросы создания автоматизированных информационных систем (ГОСТ 34.201-89; ГОСТ 34.602-89; ГОСТ 34.003-90 и др.), защиты информации и использования электронной цифровой подписи (ГОСТ Р 34.10-2001, ГОСТ Р 34.11-94 и др.). Основой для систематизации унифицированных форм документов в информационно-поисковых системах служит Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 30 января 1993 г. № 299. Вновь разработанные унифицированные формы документов подлежат регистрации путем включения в ОКУД. Разделы ОКУД ведутся с различной оперативностью и полнотой. Формы документов, указанные в ОКУД, приводятся в альбомах унифицированных форм документов. На основании Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) в организации должны быть разработаны нормативные акты, регламентирующие деятельность службы документационного обеспечения управления (секретариата) Единая государственная система делопроизводства (Основные положения) Постановление ГКНТ СССР от 04.09.1973 N 435.

Организационное обеспечение применения ЕГСД включает в себя:

1. Разработку положений о структурных подразделениях, занимающихся делопроизводством.

2. Разработку должностных инструкций для всех категорий работников делопроизводства.

3. Подготовку и утверждение инструкции по делопроизводству.

Подготовка нормативных актов, регламентирующих оформление документов в организации, осуществляется в соответствии с действующим законодательством, на основе типовых и примерных инструкций, правил, унифицированных форм и других нормативных и методических разработок, с учетом особенностей сложившейся в организации системы делопроизводства. Порядок подготовки и оформления управленческой документации в организации может закрепляться в таких нормативных актах, как: "Инструкция по делопроизводству", "Регламент", "Правила оформления документов", "Табель унифицированных форм документов", "Альбом бланков", "Альбом унифицированных форм документов". В зависимости от состава и содержания этих нормативных актов и распределения положений по делопроизводству между ними, в организации может быть принят весь комплекс перечисленных нормативных актов или отдельные из них. Количество, наименования и последовательность разделов, степень детализации, характер примеров, состав приложений определяются их разработчиками. Основным нормативным документом по делопроизводству в компании является инструкция по делопроизводству Инструкция по делопроизводству Приказ МЧС России от 7.03.03 № 120, устанавливающая единые правила составления, оформления документов и работы с ними. В соответствии с этим можно сделать вывод, что данный документ должен быть разработан в каждой организации, предприятии, учреждении. В этой инструкции должно быть описано, как будут оформляться документы в организации и минимальные маршруты их движения. Кто занимается регистрацией, куда документы передаются. Инструкция может быть составлена с разной степенью детальности. Если она недостаточно детализирует какие-либо вопросы, то помимо нее дополнительно составляются конкретизирующие инструкции. Все сотрудники в обязательном порядке должны быть ознакомлены с этой инструкцией.

Например, каждый в организации должен знать, что нельзя принимать корреспонденцию, минуя отдел секретариата: вся входящая документация должна быть зарегистрирована.

Главное управление МЧС России по ЯНАО подчиняется Приволжско-Уральскому региональному центру по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, а также Губернатору ЯНАО. В состав Главного Управления МЧС входят несколько управлений, отделов и служб, являясь структурными подразделениями Главного Управления (рис.1).

11

Документационным обеспечением управления занимается отдел секретариата, осуществляющий свою деятельность на основании Положения о секретариате (приложение 1), а также в соответствии с принятыми в этой сфере нормативными актами. Важная задача в организации секретариата - это разработка Положения о секретариате и должностных инструкций работников. Эта задача решается руководителем секретариата самостоятельно или с привлечением квалифицированных специалистов. Положение о секретариате и должностные инструкции ее работников составляют комплект организационно-правовой документации, разработка которого завершает организационный этап создания этой службы. Положение о подразделении - документ, определяющий организационно-правовое положение подразделения в структуре организации. Делопроизводство заключается в составлении, оформлении документов и учетных дел, их обработке, хранении, систематизации, регистрации и контроле за их своевременным исполнением. В документах отражается и учитывается вся деятельность Управления МЧС города Урай. Структура секретариата Управления МЧС города Урай выглядит следующим образом (рис.2)

Страницы: 1, 2, 3, 4