Организация компьютерного учета на примере УФКСС и ДМ Администрации г. Жуковского
другой стороны, аналитический учет может быть многоуровневым, если одним из субконто счета является многоуровневый справочник. Например, на предприятии при учете товаров требуется получать информацию, как по отдельным товарам, так и по группам товаров. В этом случае справочник «Товары» будет иметь многоуровневую структуру. При такой организации справочника товаров можно в дальнейшем получать итоговую аналитическую информацию как по группе товаров, так и по каждому товару в отдельности.По счету может также вестись и количественный учет. Сама возможность ведения количественного учета задается на этапе конфигурирования. По конкретному счету будет вестись количественный учет, если для него задан соответствующий приз-нак в плане счетов. Для количественного счета накапливается итоговая информация в количественном (натуральном) выражении. Возможность ведения количественного учета обычно используется в совокупности с аналитическим учетом. В этом случае можно получать более полную отчетную информацию по объектам аналитического учета -- такую, например, как наличие товаров на складе, количество основных средств, закрепленных за одним подразделением и тому подобное.Система «1С:Предприятие» позволяет вести валютный учет по нескольким валютам. Сама возможность ведения валютного учета задается в конфигурации системы. Все используемые валюты задаются в справочнике валют. Конкретный счет считается валютным, если ему задан соответствующий признак в плане счетов. Для всех валютных счетов итоговая информация накапливается на счете для каждой валюты отдельно, а также по счету в целом. По каждой валюте итоговая информация по счету накапливается как в валютном выражении, так и в ее эквиваленте базовой валюты. Если в справочнике валют имеется курс, то при вводе проводок будет автоматически вычисляться сумма проводки по валютной сумме и текущему курсу. Также при ведении валютного учета, в системе «1С:Предприятие» предусмотрен учет курсовых разниц.Ведение синтетического учета в полном объеме описано ниже по ходу работы.2.4.План счетовПеред учетом любых хозяйственных операций прежде всего определяется план счетов, на основе которого в дальнейшем будет вестись бухгалтерский учет. На предприятиях может использоваться стандартный план счетов, установленный нормативными документами а также другие специальные планы счетов. Система счетов зависит от учетной политики предприятия. Как правило, на предприятии используется один план счетов, но на некоторых предприятиях, таких как совместные, может использоваться и несколько планов счетов. В системе «1С:Предприятие» предусмотрена возможность ведения нескольких планов счетов.Сам план счетов создается на этапе конфигурирования. При этом часть счетов может быть введена уже на этапе конфигурирования, такие счета обычно играют важную роль в работе различных элементов конфигурации -- документов, отчетов. Остальные счета вводятся уже при работе с информационной базой. Такой дифференцированный ввод счетов служит защитой от возможных ошибочных действий пользователя при работе с программой, которые могут нарушить целостность учета. Если при конфигурировании системы было назначено несколько планов счетов, то в верхней части таблицы будут присутствовать закладки с названиями планов счетов.План счетов имеет многоуровневую структуру. На верхнем уровне находятся счета, на нижних -- подчиненные им субсчета. На этапе конфигурирования для любого реквизита планов счетов можно задать хранение истории изменения его значения. Подобные реквизиты планов счетов называются периодическими.План счетов в системе «1С:Предприятие» играет основополагающую роль в организации компьютерного учета на предприятии. Именно в нем, благодаря установке разного рода реквизитов счетов, обусловливаются правила и структура ведения аналитического, количественного, валютного и синтетического учета. План счетов в системе «1С:Предприятие» воспринимается не только в традиционном бухгалтерском смысле, но и как основа алгоритмов автоматизации. Благодаря данным заложенным в план счетов строятся правила автоматического построения проводок в отдельных разделах автоматизации бухгалтерского учета. В тоже время он выступает как конструктор при подгонке автоматизации бухгалтерского учета для специальных нужд предприятия, создавая новые счета и определяя возможности для их включения в процесс организации компьютерного учета. Некоторое количество счетов, введенных в процессе конфигурирования и не подвластных обработке в плане счетов, существенно снижают возможности плана счетов как средства приспособления под определенные нужды предприятия программы автоматизации бухгалтерского учета без знаний в области программирования,. Этот аспект существенно снижает как производительность системы так и возможности ее полноценного использования. 2.5.Роль документов в организации компьютерного учетаВ системе «1C:Предприятие» информация о хозяйственных операциях, совершаемых на предприятии, может вводиться при помощи документов и сохраняться в журналах документов. При настройке конфигурации производится настройка документов и создаются необходимые журналы для их хранения.Внешний вид журнала и его свойства определяются при настройке конфигурации задачи и может быть самым разнообразным.Документ может автоматически формировать бухгалтерскую операцию, отражающую соответствующую хозяйственную операцию в бухгалтерском учете.В процессе настройки конфигурации задачи можно создавать практически неограниченное число журналов документов и назначать для хранения в одном журнале документы нескольких видов, причем одни и те же документы могут отображаться в нескольких журналах. Кроме того, в системе «1С:Предприятие» существуют общие журналы, в которых отображаются все введенные в систему документы. Набор документов, отображаемых в том или ином журнале, полностью определяется конфигурацией. Один и тот же вид документа может отражаться в нескольких журналах. Кроме журналов, формируемых на стадии конфигурирования, в системе «1C: Предприятие» существуют два предопределенных журнала -- «Полный» и «Прочие».Полный журнал отображает документы всех видов, и позволяет работать со всеми введенными в систему документами (разумеется, в пределах назначенных пользователю прав доступа). Журнал «Прочие» используется для отображения тех документов, для которых в процессе описания конфигурации явно не указан конкретный журнал, в котором он должен отображаться.Окно с журналом документов в общем случае представляет собой таблицу. Каждая строка журнала является ссылкой на документ. В заголовке окна журнала выдается название журнала, заданное при конфигурации, и интервал видимости документов, который можно изменить при работе. По значениям реквизитов, которые выводятся в графах журнала, можно осуществлять произвольный поиск.Механизм отбора документов предоставляет пользователю возможность просматривать в журнале документы, отобранные по некоторому значению их реквизитов или по видам документов: например, можно отобрать все документы по конкретному складу или конкретной организации-контрагенту, или отобрать все приходные накладные. Механизм отбора настраивается в конфигурации. На протяжении всего сеанса работы в системе хранятся истории отборов. Если потребуется, можно вернуться к проводившемуся раньше отбору и выбрать его еще раз. Как уже отмечалось выше, любая операция хозяйственной деятельности предприятия может быть зафиксирована путем ввода информации в документ соответствующего вида и записиэтого документа в журнал. Документ может иметь две основные части: шапку и табличную часть.К шапке относятся реквизиты, которые являются общими для документа, то есть имеют один экземпляр на документ. Например, для такого документа, как счет, это название клиента, реквизиты клиента и размер скидки. Табличная часть документа представляет собой список однотипных данных, которых может встречаться более одного на документ. Это, например, список товаров с количеством и номенклатурой для того же счета. Такое построение позволяет бухгалтеру более быстро составлять документы и снижает вероятность появления ошибок. Если это обусловлено конфигурацией, форма ввода документа может проверять корректность и полноту введенных данных, что также снижает вероятность появления ошибок. В случае неправильного ввода могут появляться соответствующие сообщения. Практически любой документ имеет поля для ввода даты и номера документа. Эти реквизиты обязательны для заполнения, и программа не позволит закончить ввод документа, если они не заполнены. Данная функция позволяет автоматически вести учет документов и значительно снижает возможность их подложной выписки.Уникальность номеров и правила их автоматического присвоения могут быть определены едиными для нескольких видов документов. Например, это может быть сквозная нумерация для приходных и расходных накладных. Новый документ может быть введен путем копирования уже существующего документа. В результате на экран будет выдана форма документа, в которой все реквизиты, за исключением номера и даты документа, будут скопированы из реквизитов документа-образца, что также позволяет экономить время бухгалтера. Для этих же целей в «1С:Предприятии» имеется возможность копировать информацию из документа одного вида в документ другого вида. В этом случае для ввода новых документов можно использовать механизм «на основании». Этот механизм позволяет, например, создать накладную, перенеся в нее информацию из ранее выписанного счета. Эта процедура позволяет дополнительно уменьшить возможность ошибок при заполнении документа.Наряду с режимом ввода «на основании», в системе «1С:Предприятие» существует возможность создания подчиненных документов, которая позволяет организовывать цепочки взаимосвязанных документов. Рассмотрим типичный пример реализации такой возможности. Клиенту был выписан счет на оплату товаров. При получении денег информация о платежном поручении была введена в систему со ссылкой на ранее выписанный счет. Позже, при выписке накладных на отпуск товаров по оплаченному счету, в накладные также была введена ссылка на счет. В этом случае между счетом и документами, которые «последовали» за счетом, устанавливаются отношения подчинения. При работе с таким счетом можно вызвать на экран список всех подчиненных ему документов для просмотра и редактирование этих документов. Возможность установки между документами отношений подчинения задается на этапе конфигурирования. Если для документа существует печатная форма, то она открывается в стандартном редакторе таблиц системы «1С:Предприятие». При необходимости, автоматически построенная печатная форма может быть отредактирована без распечатки.При записи документа в журнал существует возможность указать время документа, что является важной особенностью системы «1С:Предприятие». По времени записи документы сортируются в журнале в пределах одного дня, и в такой же последовательности документы будут обрабатываться при выполнении каких-либо расчетов или построении отчетов. Проведением документа называется действие, которое выполняет изменения других данных системы на основании информации документа. Это действие дает возможность документу влиять на бухгалтерские итоги, а также в некоторых случаях позволяет формировать бухгалтерские проводки на основе данных введенных в документ. Обычно после проведения документ закрывается. В некоторых случаях при проведении документа возникает ситуация, из-за которой проведение не может быть выполнено. Например, при проведении расходной накладной обнаружено, что на складе не числится нужного количества товара. Будет выдано сообщение, о невозможности выполнить проведение документа. В этом случае документ не будет закрыт автоматически, а будет предложено закрыть документ. Если отказаться от закрытия документа, то можно внести в него исправления и заново попробовать провести документ. Эта функция документов позволяет вести дополнительный контроль за запасами на предприятии. При отмене проведения документа отменяются все действия, которые он выполнил в процессе проведения. Если документ становится не проведенным, то из журнала проводок удаляются проводки, сформированные этим документом. Также может быть удалена и операция, сформированная документом, если она сформирована только при проведении, что определяется в конфигурации. Кроме того, если документ при проведении изменял значения периодических реквизитов справочников, то изменения, сделанные этим документом, также удаляются.При работе в журнале документов и в форме документа существует возможность открыть операцию текущего документа, открыть журнал проводок для показа проводок текущего документа, а также выполнить переход в журнал операций и журнал проводок по текущему документу.Документы в системе «1С:Предприятие» играют основную роль для ввода информации о хозяйственной деятельности предприятия точно также как и в ручном бухгалтерском учете. Но в программе они выполняют также роль основания для формирования бухгалтерских проводок на основе этой информации. Кроме того, они выступают как средство контроля за правильностью ввода информации, наличием запасов на предприятии и возможностью выписки подложных документов. Также они используются для создания печатных форм стандартных документов используемых на предприятии.Важной особенностью документов является хранение и систематизация по отдельным группам информации о хозяйственной деятельности предприятия. Структура этого хранения определяется на этапе конфигурации. На этом же этапе задаются связи документов между собой и журналами документов. Изменение этих связей для специальных нужд предприятия средствами самого бухгалтера затруднено, что существенно снижает эффективность использования программы. 2.6. Автоматизированное осуществление операций и проводокОдной из основных деятельностей бухгалтерского учета является составление операций и проводок. Эта деятельность в системе «1С:Предприятие» практически полностью автоматизирована. Данные о хозяйственных операциях предприятия в программе хранятся в виде операций. Каждая операция содержит одну или несколько проводок, полностью отражающих в бухгалтерском учете хозяйственную операцию. Каждая из проводок, в свою очередь, может состоять из одной или нескольких корреспонденций. Такие проводки называются сложными. В сложных проводках дебет одного счета корреспондирует с кредитом нескольких счетов или наоборот.Операция включает в себя не только проводки, но и некоторую общую часть, характеризующую ее в целом, -- это содержание операции, ее общая сумма, дата, номер, а также другие реквизиты, определяемые конфигурацией.Операции могут автоматически формироваться документами, или вводиться вручную. Операции, введенные вручную, фактически являются документом специального вида «Операция», который не имеет собственно данных, как другие документы, а имеет только операцию. Для просмотра операций в «1С:Предприятии» предусмотрено два вида журналов - журнал операций и журнал проводок. Журнал операций позволяет просмотреть список операций. Притом каждая операция отображается в нем одной строчкой, содержащей наиболее важную информацию. Журнал проводок позволяет просмотреть список проводок принадлежащих различным операциям в общей последовательности. Информация в журнале проводок отображается более детально. В нем выводятся и данные самой операции и данные проводок (дебет, кредит, количество, сумма и т.д.). Оба журнала имеют возможности отбора операций (проводок) по различным критериям.В обоих журналах существует практически одинаковый набор действий для манипулирования операциями, вызов режима ввода или редактирования операции, удаление операции и т.д. Все действия в журналах выполняются всегда на уровне целых операций.Остальные условия отбора операций могут быть самые различные и задаются при работе в сеансе конфигурирования.Так, например, возможно отобрать операции по конкретной сумме операции илипо конкретному объекту аналитического учета.Журнал операций представляет собой таблицу, в колонках которой отражаются основные сведения об операции. Так как каждая операция принадлежит документу, то многие данные операции (например, дата, номер) являются также и данными документа. С помощью отбора можно выделить из всех существующих операций определенную группу операций, отобранных по некоторому значению. Например, вывести все операции с конкретной суммой или по конкретной организации. Видами отбора называются критерии, которые определяются на этапе конфигурирования. Пользователь, выполняя отбор, может использовать только те виды отборов, которые определены на этапе конфигурирования. При проведении проводок ведется учет изменений по аналитике счетов. Во-первых, в проводке будут отражаться аналитика счетов дебета и кредита, во-вторых может использоваться многомерная аналитика, т.е. и по дебету и по кредиту будет указываться два и более значений субконто. Операции могут также вестись с учетом валюты, если в конфигурации определено ведение валютного учета.Журнал операций и журнал проводок предназначены для просмотра в виде списка существующих операций с разной степенью детализации. В обоих журналах существует практически одинаковый набор действий для ввода и редактирования операций. Эти действия выполняются всегда над операцией в целом, даже если они вызываются из журнала проводок (в этом случае действие относится к oперации, которой принадлежит текущая проводка).Ввод сложной проводки считается завершенным, когда сумма главной корреспонденции равна сложенным вместе суммам подчиненных корреспонденций. Ввод сложной проводки можно прервать, при этом сложная проводка окажется незавершенной, о чем будет сигнализировать пиктограмма стоящая слева от номера проводки. При непосредственном вводе кода введенный с клавиатуры код сверяется с планом счетов. Если такого кода нет, автоматически открывается план счетов для выбора счета. Если введенный код является группой, то также автоматически открывается план счетов и курсор устанавливается на первый субсчет введенного счета. Значения аналитики дебета и кредита будут запрашиваться, если у выбранных счетов определено ведение аналитического учета. Количество и типы значений аналитики определяются также настройкой аналитического учета выбранных счетов. Если по одному из выбранных счетов определено ведение валютного учета, то при вводе проводки будет запрашиваться валюта, сумма в валюте. Валюта вводится выбором из справочника валют. При этом обычно в строке проводки выводится курс валюты на дату операции. Если по одному из выбранных счетов определено ведение количественного учета, то при вводе проводки будет запрашиваться количество. Для автоматизации ввода стандартных или часто используемых операций предусмотрен режим типовых операций. Он характеризуется тем, что наиболее часто используемые на предприятии операции вводятся в список типовых операций и при их вызове из этого списка часть реквизитов операции и проводок будет уже заполнена значениями, определенными в шаблоне типовой операции. Наиболее мощным средством ввода бухгалтерских операций является автоматическое формирование их документами. При этом пользователь только заполняет данные документа, а все необходимые действия по формированию проводок документ выполняет автоматически при проведении. Для изменения созданной операции, редактируется документ, который перепроводится с учетом сделанных изменений. «1C: Предприятие» имеет специальный механизм «Корректные проводки», который предназначен для контроля правильности заполнения операций с точки зрения методологии ведения бухгалтерского учета.Он позволяет определить список допустимых проводок на уровне синтетических счетов и в дальнейшем осуществлять проверку операций на соответствие проводок введенному списку. Механизм «Корректные проводки» предоставляет пользователю возможность самому определить список корректных проводок на уровне синтетических счетов, а в дальнейшем использует этот список для контроля вводимых операций. Заполнение списка корректных проводок может выполняться лицом, ответственным за методологию ведения учета на предприятии.Кроме собственно контрольных функций, корректные проводки могут использоваться при вводе вручную проводок операций. При выборе корреспондирующего счета проводки существует возможность ограничить список выбираемых счетов теми счетами, которые могут быть использованы в корреспонденции с уже введенным счетом проводки. Допустимые корреспонденции счетов выбираются из введенных корректных проводок.2.7.Отчеты в «1С:Предприятие»Количество и состав отчетов, которые могут быть получены при использовании системы, целиком определяется при конфигурировании. При вызове отчета на экран выдается форма настройки параметров отчета. Совокупность параметров для отчета заданного вида можно сохранить для последующего использования.Одной из наиболее удобных возможностей системы отчетов «1С:Предприятие» является возможность детализации (расшифровки) отчетов. Стандартные отчеты представляют собой фактически целостную систему, которая позволяет формировать одни отчеты на основании других, детализируя данные отчета. При самом нижнем уровне детализации выполняется переход к конкретной проводке операции.Используемые на практике отчеты можно условно разделить на несколько типов.2.7.1.Регламентированные отчетыЭто отчеты, предназначенные для передачи различным контролирующим инстанциям. Это, прежде всего, налоговые и бухгалтерские отчеты, предназначенные для предоставления налоговым органам и в различные фонды. Данный набор регламентированных отчетов ежеквартально обновляется фирмой «1C» и распростра-няется среди зарегистрированных пользователей программы. Именно эти отчеты служат эквивалентами стандартных форм бухгалтерской отчетности. Только при ведении ручного бухгалтерского учета им приходится самим заполнять и рассчитывать нужные для них данные. В системе «1С:Предприятие» они рассчитываются, заполняются и формируются их печатные формы самостоятельно на основании данных бухгалтерского учета. Постановлением Правительства РФ № 914 от 02.12.2000г. (с изменениями и дополнениями) утвержден Порядок ведения журналов учета счетов-фактур при расчетах по НДС. Указанное постановление обязывает плательщиков НДС при совершении операций по реализации товаров (работ, услуг) составлять счета-фактуры и вести журналы учета счетов фактур, книгу продаж и книгу покупок по установленным формам. Для формирования книги продаж в программе «1C: Предприятие» служит отчет «Книга продаж». Он формируется на основании введенных ранее документов «Счет-фактура» и «Запись книги продаж». Для формирования книги покупок в типовой конфигурации «1C:Предприятия» служит отчет «Книга покупок». Он формируется на основании введенных ранее документов «Запись книги покупок». 2.7.2.Стандартные отчетыОбычно они входят в состав типовой конфигурации. Стандартные отчеты предназначенные для использования практически в любых организациях и для любых разделов бухгалтерского учета. В основном, они выдают бухгалтерские итоги в различных разрезах для любых указываемых счетов, видов субконто, валют. К стандартным относятся такие отчеты как «Оборотно-сальдовая ведомость», «Шахматка», «Анализ счета», «Карточка счета» и другие. Такие отчеты используются очень широко непосредственно при ведении бухгалтерского учета для анализа бухгалтерских итогов на уровне счетов, субсчетов, валют, объектов аналитики, различных периодов и детальных проводок.Ниже мы рассмотрим в отдельности стандартные отчеты, имеющиеся в конфигурации установленной на УФКСС и ДМ.2.7.2.1.Оборотно-сальдовая ведомость. Оборотно-сальдовая ведомость содержит для каждого счета информацию об остатках на начало и на конец периода и оборотах по дебету и кредиту за установленный период. Этот отчет является одним из наиболее часто используемых отчетов в бухгалтерской практике. 2.7.2.2.Сводные проводки. Список сводных проводок -- это отчет, содержащий обороты между счетами (суммы в дебет одного счета с кредита другого) за некоторый период времени. 2.7.2.3.Шахматка. Шахматка -- это отчет, содержащий табличное представление оборотов между счетами за некоторый выбранный период. Шахматка часто используется бухгалтерами, так как дает наглядное представление о движении средств и обязательств организации. 2.7.2.4.Оборотно-сальдовая ведомость по счету. Для счетов, по которым ведется аналитический учет, можно получить разбиение остатков и оборотов по конкретным объектам аналитического учета (субконто). Соответствующий отчет называется «Оборотно-сальдовая ведомостью по счету». 2.7.2.5.Обороты счета (Главная книга). Отчет «Обороты счета» используется для вывода оборотов и остатков счета за каждый месяц. Он может быть очень полезен при подведении итогов и составлении отчетности.
Рефераты бесплатно, реферат бесплатно, сочинения, курсовые работы, реферат, доклады, рефераты, рефераты скачать, рефераты на тему, курсовые, дипломы, научные работы и многое другое.
