Назначение, свойства управленческого документа

Назначение, свойства управленческого документа

4

Оглавление

• ВВЕДЕНИЕ 3
• 1. Классификация документов 6
• 2. Стандартизация и унификация управленческих документов 12
• 3. Реквизиты документов 13
• 4. Бланки административных документов 23
• Заключение 27
• Список литературы 28
• ВВЕДЕНИЕ

Совершенствование системы управления общественным производством - всегда в центре внимания нашего государства. Достаточно напомнить, что современное производство характеризуется высокими темпами научно-технического прогресса. Увеличиваются его масштабы, усложняются хозяйственные связи. Все это требует постоянного улучшения деятельности аппарата управления, совершенствования его структуры, повышения технической оснащенности управленческого труда.

Эффективная деятельность аппарата управления неразрывно связана с правильной организацией работы с документами. Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с информационными источниками, подготовкой и принятием решений, не обходится без документирования - процесса создания, исполнения и оформления документов.

С документацией связана деятельность всех работников аппарата управления: от технических исполнителей до руководителей всех звеньев. Одни создают документы, другие обеспечивают их оформление и передачу, третьи - руководствуются этими документами и на их основе принимают решения.

По данным Главного архивного управления ежегодно из учреждений и организаций в архивы поступает 60 миллиардов документов. С каждым документом в аппарате проводится большая работа по составлению, перепечатке, считке, учету (регистрации), сортировке, хранению, поиску, переработке содержащейся информации (различные виды вычислений и т.п.), копированию, переносу сведений, транспортировке внутри и вне аппарата, по получению и передаче различных данных и т.д.

Понятие «документ» определено Государственным стандартом РФ на терминологию делопроизводства и архивного дела. Оно обязательно для применения в документации всех видов: в учебниках, учебных пособиях, технической и справочной литературе.

Документ - средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Таким образом, понятие «документ» производно от понимания информации как сведений. Сведения содержат информацию о каких-то событиях, которые они отражают.

В повседневной работе предприятий создаются документы по различным вопросам производственной, хозяйственной, финансовой и общественной деятельности. Это приказы, решения, письма, акты, договоры, протоколы, заявления, телеграммы, справки и др. Документы, которые составляются на предприятиях, принято называть корреспонденцией.

Совокупность работ, связанных с созданием документов, их регистрацией, классификацией, движением, учетом и хранением, называется делопроизводством.

От правильной организации делопроизводства во многом зависит успех работы предприятия. Делопроизводство на предприятиях и в учреждениях ведется на основе Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), основные положения которой утверждены Постановлением Государственного комитета Совета Министров РФ.

Единая государственная система делопроизводства помогает избежать излишеств и дублирования в работе, так как в ней сформулированы единые требования и рекомендации по вопросам подготовки документов, организации документооборота, учета и поиска информации, осуществления контроля за использованием документов и группировки их в дела.

Научная организация делопроизводства и культура его ведения положительно влияют на всю хозяйственную деятельность предприятия. Делопроизводство должно быть простым и оперативным. В нем не может быть места волоките и бюрократизму.

В современных условиях основная задача - обеспечить дальнейшее развитие и повышение эффективности автоматизированных систем управления и вычислительных центров, последовательно объединяя их в общегосударственную систему сбора и обработки информации; расширить производство и применение средств оргтехники для рационализации делопроизводства и улучшения организации управленческого труда.

Решение этой задачи должно обязательно сочетаться с упорядочением информационной базы, совершенствованием документационных процессов. Наибольшая эффективность от использования электронно-вычислительной техники может быть достигнута при упорядочении всей исходной информации, массовым носителем которой является документация.

Повышение эффективности управления производством неотделимо от совершенствования документационных процессов на всех уровнях управления, рационализации документооборота и научной организации делопроизводства.

В нашей стране делопроизводством занимаются более 130 тысяч секретарей и 535 тысяч делопроизводителей. Делопроизводственные функции выполняют также бухгалтеры, экономисты, инспектора по кадрам. Естественно, знание основ системы документирования, умение организовать делопроизводство сегодня требуется от руководителей и специалистов.

Рис. 1. Схема классификации документов

Продолжение рис. 1

К основным этапам унификации и стандартизации в любой организации относятся:

- установление круга документов, циркулирующих в данной организации;

- стандартизация формуляров и текстов документов;

- трафаретизация формуляров и текстов документов.

В настоящее время ведется разработка двенадцати унифицированных систем документации. Это стандарты и технические условия, проектная документация по капитальному строительству, плановая документация, отчетно-статистическая и первичная учетная документация, организационно-распорядительная документация, документация по материально-техниче-скому снабжению и сбыту, документация по ценообразованию, по внешней торговле, расчетно-денежная документация, документация по торговле, бухгалтерская, финансовая и первичная учетная документация бюджетных учреждений, проектно-конструкторская и технологическая документация.

Унификация - это единообразие - установление максимального набора реквизитов, формата бумаги и фиксация реквизитов на бумаге.

Стандартизация - это установление единых норм и требований, предъявляемых к документам.

С целью стандартизации управленческой документации была утверждена серия государственных стандартов на управленческую документацию, в которую вошли: ГОСТ 6.38-72 «Основные положения», устанавливающие общие требования к стандартизации документов; ГОСТ 6.39-72 «Формуляр-образец», устанавливающий типовую структуру управленческих документов, а также ряд стандартов на часто встречающиеся виды управленческих документов, например положение, решение, приказ, протокол, инструкция, акт, служебное письмо.

29. - отметка для автоматического поиска может включать имя файла и другие данные о документе.

Если документ оформляется на бланке или листах бумаги формата А4, то к тексту нужен заголовок, который целесообразно начинать с предлога «О», например «О целесообразности...».

Разделы, подразделы, пункты нумеруются арабскими цифрами. Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделяемых точками, например 1.1.2, 6.16.4.

Документ следует адресовать в организацию или в ее структурное подразделение.

Управление бытового обслуживания населения Технический отдел

При адресовании документа лицу, не представляющему организацию или. структурное подразделение, разрешается указывать только фамилию, не указывая наименование должности. Каждая составная часть реквизита «адресат» - наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование должности с фамилией и инициалами лица, которому адресуется документ, и почтовый адрес организации - должна печататься с новой строки от одного положения табулятора.

Управление бытового обслуживания населения

Заместителю начальника технического отдела т. Ершову Г.К. 105041, Москва, Д-41, ул. Суворовская, 14

Отметку на документе о его поступлении ставят от руки или специальным резиновым штемпелем, размеры которого не должны превышать 19X41 мм.

В отметке о поступлении рекомендуется давать сокращенное наименование организации. Отметка о контроле делается в виде условного обозначения (например, буквы «К»), выполняемого от руки или резиновым штемпелем («Контроль»).

На документах также ставится отметка об исполнении, например: «Вопрос решен по телефону с начальником отдела снабжения завода т. Серко А. Н. 12.10.06» (личная подпись). Отметка о направлении документа в дело должна быть подписана исполнителем: «В дело. 20.06.06» (личная подпись, дата).

Во внутреннем документообороте разрешается оформлять отдельные документы не на бланке. В этом случае в реквизит

«Подпись» должны быть включены такие реквизиты, как «Наименование министерства или ведомства», «Наименование организации», «Наименование структурного подразделения».

Авторами служебных документов, как правило, являются предприятия, а не лица, их подписавшие или составившие. Служебные письма, адресованные в вышестоящие инстанции, подписывает руководитель предприятия, а в его отсутствие - первый заместитель.

Документы, которые направляются в нижестоящие структурные подразделения и на подчиненные предприятия, могут быть подписаны уполномоченными должностными лицами. При этом всегда указывают должность, а в скобках ставят фамилию и инициалы или только одну букву имени и фамилию, например:

Директор Завода по ремонту часов

и ювелирных изделий (Б. Романов)

Если же деловое письмо должно быть подписано и главным (старшим) бухгалтером, то подпись руководителя ставится первой, а главного (старшего) бухгалтера - второй.

Директор (Б. Романов)

Главный бухгалтер (Н. Васильева)

Когда документ подписывают руководители двух неподчиненных друг другу предприятий, то их подписи ставятся рядом на одном уровне.

Директор театра «Факел» Директор Завода по ремонту

(А. Бабашкин) часов и ювелирных изделий

(Б. Романов)

Если документ должен быть подписан несколькими лицами, то первым его подписывает то должностное лицо, чья подпись стоит ниже других. И лишь только после того, как на документе будут стоять все подписи, ставит свою подпись руководитель предприятия. Ответственность за документ возлагается на всех лиц, подписавших его.

Когда в письме ссылаются на какой-либо документ, то после текста пишут слово «Основание», а затем делается ссылка на этот документ.

У некоторых документов есть приложения. Указание о наличии приложения помещается под текстом после слова

«Приложение» с указанием наименования и количества прилагаемых документов (с указанием листов).

Приложение: договор № 46 от 11 марта 2007 г. на 18 листах.

Если документ составлен правильно, исполнитель визирует его. Визировать документ должны все лица, составлявшие его, а также лица, с которыми он согласован.

Визы на внутренних документах ставят в левом нижнем углу последней страницы.

При визировании документа личная подпись должна дополняться датой. При необходимости могут быть указаны должность визирующего и расшифровка его подписи. Исходящие документы визируют на экземпляре, остающемся в организации. Остальные документы визируются на первом экземпляре.

Фамилию исполнителя (составителя) документа и номер его служебного телефона необходимо указывать только в исходящих документах (письмах, справках). В сопроводительных документах этот реквизит не указывают.

В резолюции, наложенной руководителем, надо указывать фамилию и инициалы исполнителя; предписание, что сделать; срок исполнения; подпись руководителя и дату.

Номера страниц на документах, оформленных на двух и более листах, надо печатать на расстоянии не менее 10 мм от верхнего и правого обрезов листа, на оборотной стороне листа - от верхнего и левого обрезов листа.

Помимо подписи, документы удостоверяют печатью. Круглая печать предприятия ставится на документах, связанных с получением денежных и иных материальных ценностей, удостоверениях, доверенностях, справках, договорах, трудовых соглашениях, характеристиках, при засвидетельствовании копий. На письма печать не ставят.

Ответственность за правильное использование печати и ее хранение несет руководитель предприятия. Все печати и штампы предприятия учитывают в специальном журнале и при смене руководителя предприятия передают по акту.

Грифы - это особые отметки, определяющие степень секретности документов, срочность и способ пересылки. По степени секретности различаются грифы: «Совершенно секретно», «Секретно» и «Для служебного пользования». Эти отметки означают, что допуск к такого рода документам имеют только определенные лица.

Отметки «Весьма срочно», «Срочно» ставят на документах с целью указания срочности их исполнения.

При пересылке корреспонденции по почте ставят индекс «Ценное», «Заказное», «Авиа».

В наше время, когда объем информации по любому вопросу непрерывно возрастает, особую актуальность для быстроты восприятия документа имеет строго определенное расположе-ние реквизитов документа. Благодаря этому любой работник, имеющий дело с документами, заранее знает, в какой части его содержится необходимая информация.

Отдельные реквизиты являются обязательными для каждого документа независимо от его вида. Отсутствие реквизитов в документе лишает его юридической силы. К обязательным реквизитам относятся постоянные реквизиты, входящие в состав бланка документа. Эти реквизиты заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографным способом и образуют официальный (фирменный) бланк документа. ГОСТ устанавливает 3 вида служебных бланков для организационно-распорядительных документов:

- общий бланк

- бланк письма

- бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используется при изготовлении любых документов кроме писем. Такой бланк включает наименование организации, к которому добавляется герб, эмблема, наименование вышестоящих организаций. Особое выделение письма как вида документа и разработка специального бланка для писем связано со спецификой письма предназначенного для отправки в другие организации.

Другие виды ОРД являются, как правило, внутренними документами и не требуют адресной информации.

Бланк для писем включает реквизиты «Наименование организации», «Справочные данные организации», «Код организации». В бланке для писем обозначаются места для расположения реквизитов «Дата документа», «Регистрационный номер», «Ссылка на дау и регистрационный номер документа». Бланк для писем может содержать изображение герба и эмблемы, наименование вышестоящей организации.

Бланк конкретного вида документа включает реквизиты «Наименование организации», «Наименование вида документа», «Место составления или издания документа». Бланк конкретного вида документа может содержать знак герба или эмблемы, наименование вышестоящей организации и код формы документа по ОКОД.

Организации субъектов РФ, как правило, используют в качестве государственного языка не только русский, но и национальный язык, поэтому бланки этих организаций оформляются на двух языках. На них печатают следующие реквизиты бланка: «Наименование предприятия», «Справочные данные об организации», «Место составления или издания документа». Если правом подписи документа обладает не только руководитель организации, но и руководители структурных организаций, а также должностные лица, то организация может иметь бланки структурных подразделений и должностных лиц. При изготовлении служебных бланков используют 2 основных формата бумаги А4 (210 мм; 294 мм) и А5 (147 мм; 210 мм). Допускается использование бланков формата А3 и А6.

Заключение

Документоведение в различных источниках рассматривается как научная дисциплина, изучающая закономерность документоведение и разрабатывающая теоретические и методические вопросы документационного обеспечения общества.

Документоведение в ряде случаев вызывает теорией делопроизводства. Понятие «документ» теснейшим образом связан с информацией, поскольку документ является ее основным носителем.

Крупный советский документовед К.Г. Митяев в своих работах отмечал, что в широком смысле понятия «документ» обозначает все то, что является документальным, т.е. основанным на отражении объективной действительности запечатлением, фиксацией, регистрацией фактов, событий, явлений при помощи письма, изображения, звукозаписи.

Автор книги «Основы информатики» А.И. Михайлов, А.И. Черный, Р.С. Гильяревский полагают, что «в широком смысле документами можно считать не только надписи, рукописи и печатные издания, но и произведения искусства, музейные экспонаты минерального, ботанического, зоологического или антропологического характера. Документом признается любой материальный объект, который фиксирует или подтверждает какие - либо знания и может быть включен в определенное собрание.

Ссылаясь на многие источники, можно назвать виды документов; письменные, исторические, архивные, печатные, документы, имеющие юридическое значение (акт ревизии, свидетельство о рождении, диплом об образовании), служебные (заключение должностного лица, письменный доклад, донесение, служебное письмо).

Список литературы

ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Издательство стандартов. 1997.

Изменение № 1 ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» с датой введения с 1 апреля 2000 года.

ГОСТ 6.10.4-84 Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. - М.: Издательство стандартов, 1984.

ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Издательство стандартов, 1983.

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: ВНИИДАД, 1991.

Белов А.Н., Белов В.Н. Корреспонденция и делопроизводство. - М.: Лёгкая и пищевая промышленность, 1999. - 168 с.

Бондырева Т.Н. Секретарское дело. - М.: Высшая школа, 2002. - 384 с.

Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2001. - 256 с.

Кузнецова А.Н., Вагенгейм Р.Н. Обучение секретарскому делу. - М.: Высшая школа, 1989. - 240 с.

Кузнецова А.Н. Машинопись и делопроизводство. - М.: Изд-во ДОСААФ, 1993. - 224 с.

Общероссийский классификатор управленческой документации. - М., Издательство стандартов, 1994.