Механизация и автоматизация обработки информации по учету основных средств на предприятии

Оценка выявленных инвентаризацией неучтенных объектов должна быть произведена с учетом рыночных цен, а износ определен по действительному техническому состоянию объектов с оформлением сведений об оценке и износе соответствующими актами.

Основные средства вносят в описи по наименованиям в соответствии с основным назначением объекта. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось основное его назначением, то его вносят в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.

Если комиссией установлено, что работы капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений и др.) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, то необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.

Машины, оборудование и транспортные средства заносят в описи индивидуально с указанием заводского инвентарного номера, организации изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и др.

Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты станки и др. одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений организации и учитываемые на типовой инвентарной карточке группового учета, в описях приводятся по наименованиям с указанием количества этих предметов.

Основные средства, которые в момент инвентаризации находятся вне места нахождения организации (в дальних рейсах морские и речные суда, железнодорожный подвижной состав, автомашины; отправленные в капитальный ремонт машины и оборудование и др.), инвентаризуются до момента временного их выбытия.

На основные средства, не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т.п.). Одновременно с инвентаризацией собственных основных средств проверяются основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные.

По указанным объектам составляется отдельная опись, в которой дается ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов на ответственное хранение или в аренду.

Выявленные излишки основных средств приходуют:

Дебет 01 "Основные средства"

Кредит 91"Прочие доходы и расходы".

При выявлении конкретных виновников недостающие или испорченные основные средства оценивают по продажным (рыночным ценам), действовавшим в данной местности на день причинения ущерба, и списывают с кредита счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям". Разницу между рыночной ценой и остаточной стоимостью основных средств отражают по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" и кредиту счета 98 "Доходы будущих периодов". По мере погашения задолженности ее виновником соответствующую часть списывают со счета 98 "Доходы будущих периодов" в кредит счета 91 "Прочие доходы и расходы".

Инвентаризацию проводит комиссия, назначенная приказом руководителя предприятия. В задачу комиссии входит и проверка правильности использования, и хранения основных средств. Она должна выявить ненужные предприятию машины, оборудование. В результате проведения инвентаризации составляется инвентаризационная опись, форма № инв-1.

Инвентаризационная опись основных средств составляется в одном экземпляре комиссией по каждому местонахождению ценностей и должностному лицу, ответственному за сохранность основных средств. Опись подписывается комиссией, материально-ответственными лицами и передается в бухгалтерию.

Объекты, которые не числятся в учете, записываются в описи и оцениваются по современной стоимости воспроизводства. При этом определяют сумму износа по фактическому состоянию объектов. Данные инвентаризации сличают с данными учета путем сопоставления. Излишки приходуются как ранее не учтенные основные средства, бывшие в эксплуатации, безвозмездно поступившие (по рыночной цене) с определением степени изношенности объекта.

Приходуются излишки по первоначальной стоимости:

Дебет 01 "Основные средства"

Кредит 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 1 "Прочие доходы".

Отражается износ по ним:

Дебет 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 2 "Прочие расходы".

Кредит 02 "Амортизация основных средств"

Недостача основных средств отражается следующей корреспонденцией:

Списание сумм начисленной амортизации отражается записью:

Дебет 02 "Амортизация основных средств"

Кредит 01 "Основные средства"

Отражение сумм недостач в пределах остаточной стоимости:

Дебет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"

Кредит 01 "Основные средства"

В дальнейшем суммы, начисляющиеся на счете 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" относят в дебет сч. 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба".

Сумма разницы между рыночной стоимостью, взыскиваемой с виновного лица аналогичного объекта и его остаточной стоимостью отражается в корреспонденции:

Дебет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям"

Кредит 98 "Доходы будущих периодов"

По мере взыскания с виновного лица будут осуществляться записи:

Дебет 50 "Касса" или 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"

Кредит 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям".

Одновременно отражается соответствующая сумма разниц:

Дебет 98 "Доходы будущих периодов"

Кредит 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 1 "Прочие доходы".

Расхождение между данными инвентаризации и данными бухгалтерского учета оформляются бухгалтерией путем составления Сличительной ведомости результатов инвентаризации основных средств.

1.3 Особенности учета основных средств в условиях автоматизации. Основные принципы механизации учета основных средств

Автоматизация учета основных средств отличается тем, что здесь наблюдается стабильность информации. Для автоматизации учета основных средств применяются коды:

· синтетических счетов и субсчетов и объектов аналитического учета,

· структурных подразделений предприятия;

· инвентарных объектов, норм амортизационных отчислений;

· бухгалтерских операций и др.

Коды синтетических счетов, субсчетов и объектов аналитического учета должны обеспечить сбор информации по счету 01 "Основные средства" в следующих группировках:

1)объекты, облагаемые и не облагаемые платой за фонды;

2) сфера применения объекта (промышленно-производственные

и т. д.);

3)объекты, находящиеся в эксплуатации или в запасе

4)вид основных средств (здания, машины и т. д.) согласно разделу 11 ф. № 11 годового отчета (номер строки);

5) по нормам эксплуатации.

В части счета 85 "Уставный фонд" характеризуются разделы и номера строк по ф. № 3 годового отчета.

Счет 86 "Амортизационный фонд" по субсчетам счетного плана и строкам ф. № 11 годового отчета.

Счет 02 "Износ основных средств" кодируется по характеру износа, группе основных средств.

Счет 03 "Капитальный ремонт"-кодируется способ выполнения работ, вид основных средств и т. д.

Коды структурных подразделений те же, что и в учете материалов.

Коды инвентарных облетов аналогичны инвентарным номерам.

Коды норм амортизационных отчислений соответствуют нормам амортизационных отчислений.

При автоматизации учета основных средств (фондов) используются типовые межотраслевые формы первичных документов. Документы на ВУ сдаются бухгалтерией предприятия по утвержденному графику.

Особенностью организации автоматизированного учета основных средств является создание постоянного файла (массива) информации, соответствующего картотеке инвентарных объектов (номеров). По данным первичных документов, оформленных в отчетном месяце на ВУ, фиксируется движение основных средств амортизационного фонда и т. п. В результате обработки документов получают следующие машинограммы (отчетные разработки); ведомости движения основных средств по счетам: "Основные средства (фонды)", "Износ основных средств (фондов)", "Капитальный ремонт", "Уставный фонд", "Амортизационный фонд". Оборотная ведомость основных средств по местам нахождения и эксплуатации (счет 01), расчет амортизационных отчислений, ведомость амортизационных отчислений по кодам производственных затрат и начисления износа основных средств , обеспечивающие проведение инвентаризации, составление баланса и форм периодической и годовой отчетности.

На суммы амортизационных отчислений составляется бухгалтерская справка для последующего расчета движения амортизационных отчислений и износа основных средств.

На основании документов, отражающих операции по капитальному ремонту, на ВУ составляют машинограмму-ведомость аналитического учета по счету "Капитальный ремонт", а вместо журнала-ордера № 13 по дебетуемым и кредитуемым счетам - машинограммы-ведомости аналитического учета. Данные машинограмм аналогичны "журналу-ордеру №13.

Основные принципы механизации учета основных средств (фондов)

1. На предприятиях и в организациях следует применять, как правило, типовые проекты механизации учета основных средств (фондов) на вычислительных перфорационных и электронных машин соответствующего типа, что обеспечивается однородностью и однотипностью операций по учету движения основных средств (фондов).

Для механизации учета на перфорационных вычислительных машинах в типовом проекте механизации учета основных средств (фондов) предусмотрена система шифров. В частности, для шифровки норм амортизации используются шифры, приведенные в сборнике утвержденных норм амортизационных отчислений по основным фондам народного хозяйства, для шифровки инвентарных объектов - их инвентарные номера и др.

2. При механизации учета основных средств (фондов) картотеки инвентарных объектов (инвентарные книги), а также порядок оформления первичной учетной документации полностью сохраняются. Исключение составляют карточки учета движения основных средств, которые в условиях механизированного учета не ведутся.

3. При механизации учета основных средств (фондов) с применением вычислительных перфорационных машин обеспечивается получение следующих важнейших табуляграмм (отчетных разработок):

ведомость движения основных средств (фондов) по бухгалтерским счетам: Основных средств (фондов), Износа основных средств (фондов); Капитального ремонта; Уставного фонда, Амортизационного фонда;

оборотная ведомость по счету Основных средств (фондов) в резерве

производств, отделов, цехов и других мест их эксплуатации и хранения;

оборотная ведомость по счетам: Основных средств (фондов); Износа

основных средств (фондов); Капитального ремонта; Уставного фонда и Амортизационного фонда;

расчет амортизационных отчислений по шифрам производственных затрат и начисления износа основных средств (фондов);

ведомость амортизационных отчислений по шифрам производственных затрат и начисления износа основных средств (фондов);

ведомость наличия основных средств (фондов) по инвентарным номерам (инвентаризационная опись);

ведомость наличия основных производственных фондов для расчета платы в бюджет;

ведомость распределения оборудования по возрастному составу; ведомость наличия оборудования в разрезе видов и шифров для контроля за его использованием.

В типовых проектных решениях (ТПР) по учету основных средств (фондов) с помощью ЭВМ предусматривается решение следующих задач:

формирование информации о движении основных средств (фондов) по местам хранения и эксплуатации в инвентарном разрезе;

составление регистров аналитического учета основных средств (фондов) в инвентарном разрезе;

формирование бухгалтерских записей по движению основных средств(фондов) и составление регистра аналитического учета по счету Основных средств (фондов);

расчет сумм амортизационных отчислений и формирования соответствующих бухгалтерских записей;

формирование данных для платы в бюджет за производственные основные средства (фонды).

Информация о наличии основных средств (фондов) формируется на основании данных инвентарной картотеки и хранятся в разрезе производств, цехов (отделов) и инвентарных номеров . По каждому инвентарному объекту формируются следующие данные:

инвентарный номер объекта;

место его эксплуатации или хранения;

шифры синтетического и аналитического учета;

первоначальная стоимость объекта;

норма амортизационных отчислений в процентах

восстановление и на капитальный ремонт); дата начала платы за основные

средства (фонды) в бюджет;

вид и шифр оборудования;

дата выпуска (изготовления) оборудования и дата ввода в эксплуатацию;

наименование инвентарного объекта.

Указанная информация ежемесячно корректируется на основании документов по движению основных средств (фондов), что позволяет получать необходимые регистры аналитического учета основных средств (фондов) по требованию.

4. Перечень и периодичность получения табуляграмм (отчетных разработок) определяются предприятием (организацией) в зависимости от требований контроля и анализа.

Содержание табуляграмм (отчетных разработок), составляемых по основным средствам (фондам) на основании перфокарт, обеспечивает заполнение форм периодической, годовой бухгалтерской и статистической отчетности.

Табуляграммы следует использовать не только в качестве вспомогательных ведомостей для записи информации в учетные регистры, но и вместо соответствующих бухгалтерских регистров.

2. Организация бухгалтерского учета основных средств в ООО "Родничок"

2.1 Учет основных средств

Движение основных средств, связано с осуществлением хозяйственных операций по поступлению, внутреннему перемещению и выбытию основных средств. Указанные операции оформляются типовыми формами первичной учетной документации.

Операциями по поступлению основных средств являются ввод их в действие в результате осуществления капитальных вложений, безвозмездно поступление вложений, аренда, лизинг, оприходование неучтенных ранее основных средств, выявленных при инвентаризации, внутреннее перемещение.

Поступающие основные средства в ООО "Родничок" принимает комиссия, назначаемая руководителем организации. Для оформления приемки комиссия составляет в одном экземпляре акт (накладная) приемки-передачи основных средств (Форма ОС-1) на каждый объект в отдельности (Приложение А). Общий акт на несколько объектов можно составить лишь в том случае, если объекты однотипны, имеют одинаковую стоимость и приняты одновременно под ответственность одного и того же лица.

В актах указывают наименование объекта, год постройки или выпуска завода, краткую характеристику объекта, первоначальную стоимость, присвоенный объекту инвентарный номер, место использования объекта и другие сведения, необходимые для аналитического учета основных средств.

После оформления акта приемки-передачи основных средств передают в бухгалтерию организации. К акту прилагают техническую документацию, относящуюся к одному объекту (паспорт, чертежи и т. д.).

На основании этих документов бухгалтерия производит соответствующие записи в инвентарные карточки основных средств (Форма ОС-6), после чего техническую документацию передают в технический или другой отдел предприятия - приложение Б.

Акт приемки-передачи основных средств, в ООО "Родничок" утверждается руководителем.

При передаче основных средств другой организации акт составляют в двух экземплярах (для организации, сдающей и принимающей основные средства).

Поступившее на склад оборудование для установки ООО "Родничок" оформляет актом о приемке оборудования (Форма ОС-14) (Приложение В). В акте указывают наименование оборудования, тип, марку, количество единиц, стоимость, обнаруженные дефекты. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается всеми членами приемной комиссии. В случае невозможности произвести количественную приемку оборудования при его поступлении на склад акт о приемке оборудования является предварительным, составленным по наружному осмотру.

При передаче оборудования монтажным организациям оформляют акт приемки-передачи оборудования в монтаж (Форма ОС-15) (приложение Г) с указанием монтажной организации, наименования и стоимости переданного оборудования, его компетентность и выявленных при наружном осмотре оборудования дефектах.

Акт подписывают представители заказчика и монтажной организации, материально ответственное лицо, принявшее переданное оборудование на хранение.

Не дефекты выявленные в процессе ревизии, монтажа или испытания оборудования, составляет акт о выявленных, дефектах оборудования (Форма ОС-16). В нем указывают по каждому наименованию оборудования обнаруженные дефекты и мероприятия или работы для устранения выявленных дефектов. Акт подписывают представители заказчика, подрядчика и организации-исполнителя.

Приемку законченных работ по ремонту, реконструкции и модификации объекта оформляют актом приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модифицированных объектов (Форма ОС-3) - приложение Д. В акте указывают изменения, в технической характеристике и первоначальной стоимости объекта, вызванное, реконструкцией и модификацией (стоимость выполненных работ по договору и фактическую). Акт подписывают работник цеха (отдела), уполномоченный на приемку основных средств, и представитель цеха (предприятия) производящего реконструкцию и модификацию, и сдают в бухгалтерию организации, которая производит соответствующие записи в инвентарной карточке по учету основных средств.

Если ремонт, реконструкцию и модернизацию осуществляет сторонняя организация, акт составляют в двух экземплярах (по экземпляру обеим сторонам).

Внутреннее перемещение основных средств из одного цеха (производства, отдела, участка) в другой, а также их передача из запаса (со склада) в эксплуатацию в ООО "Родничок" оформляется актом (накладной) приемки-передачи основных средств. Акт-накладную выписывает в двух экземплярах работник цеха (отдела) сдатчика. Первый экземпляр с распиской получателя и сдатчика передают в бухгалтерию для записи в инвентарной карточке, а второй остается у сдатчика для отметки о выбытии соответствующего объекта в инвентарном списке основных средств.

Операций по списанию всех основных средств, кроме автотранспортных, оформляют на списание основных средств (Форма ОС-4) - приложение 6, а списание грузового или легкового автомобиля, прицепа или полуприцепа - актом на списание - автотранспортных средств (Форма ОС-4а).

В актах на списание основных средств указывают техническое состояние и причину списания объекта, первоначальную стоимость, сумму амортизации, затраты на списание, стоимость материальных ценностей (запасных частей, металлолома и т.п.), полученных от ликвидации объекта (выручки от ликвидации), результат от списания.

Аналитический учет основных средств. Основным регистром аналитического учета основных средств, в ООО "Родничок" являются инвентарные карточки (форма № ОС 6) (Приложение Б). На лицевой стороне инвентарных карточек указывают наименование и инвентарный номер объекта, код выпуска (постройки), дату и номер акта о приемке, местонахождение, первоначальную стоимость, норму амортизационных отчислений, шифр затрат (для отнесения сумм амортизации), сумму начисленной амортизации, внутреннее перемещение и причину выбытия.

На оборотной стороне инвентарных карточек указывают сведения о дате и затратах по доставке, дооборудовании реконструкции и модернизации объекта, выполненных ремонтных работах, а также краткую индивидуальную характеристику объекта.

Инвентарные карточки составляются в бухгалтерии на каждый инвентарный номер в одном экземпляре и заполняются на основе первичных документов (актов приемки-передачи, технических паспортов и др.).

В бухгалтерии инвентарные карточки сформированы в инвентарную картотеку, построенную в разрезе классификационных групп по видам основных средств.

Синтетический учет наличия и движения основных средств. Синтетический учет наличия и движения основных средств, принадлежащих ООО "Родничок" на правах собственности, осуществляется на следующих счетах:

* 01 "Основные средства";

* 02 "Износ основных средств";

* 08 "Вложения во в необоротные активы"

* 91 "Прочие доходы и расходы").

Счет 01 "Основные средства" предназначен для получения информации о наличии и движении принадлежащих организации на правах собственности основных средств, находящихся в эксплуатации, запасе, на консервации или сданных в текущую аренду.

Стоимость основных средств, поступивших в качестве вклада в уставный капитал, отражается следующим образом:

1. Д-т счета 08 - К-т счета 75 "Расчеты с учредителями" - отражена стоимость основных средств, согласованная с учредителями.

2. Д-т счета 08 - К-т счета 60 (76, 70, 69...) - отражены затраты на доставку и установку основных средств;

3. Д-т счета 01 - К-т счета 08 - введены в эксплуатацию основные средства.

Объекты основных средств, приобретенные покупателями в рассрочку, в договоре купли-продажи могут быть оценены в условных денежных единицах. Платой за предоставление коммерческого кредита на условиях рассрочки платежа будет являться возникшая отрицательная суммовая разница.

Фактические затраты на приобретение основных средств до момента принятия объекта к бухгалтерскому учету включают суммовые разницы, когда оплата производится в рублях в сумме, эквивалентной сумме в иностранной валюте (п.8 ПБУ 6/01). После включения объекта в состав основных средств затраты следует относить на внереализационные расходы того периода, когда они возникли.

Так, например. ООО "Родничок" приобрело и ввело в эксплуатацию формовочную машину стоимостью 3840 евро, в том числе НДС 640 евро. Условиями договора купли-продажи оплата в сумме 2160 евро, в том числе НДС 360 евро, предусмотрена в момент передачи машины, а оставшаяся часть стоимости объекта - 1680 евро, в том числе НДС 280 евро, - в десятидневный срок после получения.

Формовочная машина была передана ООО "Родничок" 8 апреля текущего года (курс евро, установленный ЦБРФ, составил 33,1941 руб.), а остальная часть стоимости была перечислена 12 апреля текущего года (курс евро, установленный ЦБ РФ, составил 33,7251 руб.).

Учетная политика ООО "Родничок" для целей налогообложения прибыли использует метод начисления.

На счетах бухгалтерского учета составляются записи:

Д-т сч.08-4 "Приобретение объектов основных средств",

К-т сч.60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"

106221 руб. (3840 евро - 640 евро) х 33,1941 руб.) учтена в составе основных средств формовочная машина;

Страницы: 1, 2, 3