Аудит в условиях компьютерной обработки данных (КОД)

Дата представления счета-фактуры.

Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером поставщика, а также лицом, ответственным за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется печатью организации.

При получении товаров (работ, услуг) счет-фактура подписывается покупателем или его уполномоченным представителем.

Счета-фактуры в журналах учета должны быть подшиты и пронумерованы.

При отгрузке товаров (выполнении работ, оказании услуг), не облагаемых НДС, в счете-фактуре сумма налога не указывается и делается надпись или ставиться штамп “Без налога (НДС)”.

При реализации товара за наличный расчет предприятиями розничной торговли и общественного питания выдается покупателю кассовый чек, содержащий следующие реквизиты:

Наименование организации - продавца, его код ИНН;

Номер кассового аппарата;

Номер и дата выдачи чека;

Стоимость (цена) продаваемого товара с НДС.

Поставщики ведут журнал учета выдаваемых счетов-фактур и книгу продаж. Книга продаж предназначена для регистрации счетов-фактур (лент контрольно-кассовых аппаратов), составляемых поставщиком в целях определения суммы НДС по отгруженным товарам (выполненным работам, оказанным услугам).

По счету 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками” может иметь место следующая корреспонденция счетов:

Поступление ТМЦ от поставщиков, а также выполнение ими работ, услуг: Д 10, 12, 08, 20, 23, 25, 26, 31, 41 - К 60.

Уплачен НДС по приобретенным ТМЦ (работам, услугам): Д 19 - К 60;

Оплата поставщикам за ТМЦ, работы и услуги:

Д 60 - К 50, 51, 55, 90, 52,и др.

Произведены расчеты с поставщиками при приеме от них ТМЦ на бартерной основе: Д 10, 12, 41, 20, 23 - К 60;

На сумму уплаченного НДС: Д 19 - К 60;

На фактическую себестоимость отгруженной готовой продукции (работ, услуг): Д 46 - К 40, 20, 23;

На сумму начисленного НДС: Д 46 - К 68;

Отражение взаимозачетов: Д 60 - К 46 или 62

(при использовании счета 62 “Расчеты с покупателями и заказчиками” следует прежде всего составить корреспонденцию счетов:

Д 62 - К 46);

Уплаченный НДС подлежит зачету в бюджет: Д 68 - К 19;

Зачет по расчетам с поставщиками и подрядчиками согласно ранее оплаченным им авансам отражается: Д 60 - К 61.

При проверке аудитор должен обратить особое внимание на следующие вопросы:

Имеются ли договоры по проведенным операциям с поставщиками и подрядчиками и правильность оформления договоров;

Основным документом, определяющим правовой режим расчетных взаимоотношений с поставщиками и подрядчиками по поставкам материальных ресурсов, а также по выполненным работам и оказанным услугам, является договор, заключенный между организацией-заказчиком и поставщиком (подрядчиком). Договоры должны отвечать требованиям норм ГК РФ. Однако на практике формулировки предметов проверяемых договоров часто не отвечают их названиям и нормам в соответствии с ГК РФ (договор о совместной деятельности, договор на опционные, фьючерсные сделки, договор о сотрудничестве, трастовый договор и т.д.). Поэтому аудитор должен тщательно проанализировать содержание этих договоров и определить законность (или незаконность) проведенных по ним операций.

При наличии задолженностей необходимо установить дату возникновения и причину образования задолженности;

Имеется ли задолженность с истекшим сроком исковой давности, принимаются ли меры к ее взысканию.

При этом следует иметь в виду, что в соответствии с Указом Президента РФ от 20 декабря 1994 года № 2204 установлено, что к важнейшим требованиям при осуществлении сделок на поставку товаров, услуг относятся соблюдение форм договора, полнота и своевременность исполнения обязательств сторонами соответствующих договоров вне зависимости от сроков. Сделки, осуществляемые сторонами умышленно без соблюдения установленной ГК РФ формы, не в полном объеме или несвоевременно, считаются ничтожными (недействительными).

Установлено также, что предельный срок исполнения обязательств по расчетам по договорам равен трем месяцам с момента фактического получения товаров (работ, услуг). Сумма неистребованной кредитом задолженности по обязательствам, порожденным указанными сделками, подлежит списанию по истечении 4-х месяцев со дня фактического получения предприятием - должником товаров, услуг как безнадежная дебиторская задолженность на убытки организации-кредитора, кроме случаев, когда в ее действиях отсутствует умысел. При этом сумма списанной задолженности не уменьшает налогооблагаемую прибыль;

Затем аудитор должен проверить непосредственно расчетные операции с каждым поставщиком, а затем с каждым подрядчиком.

Для этого путем проверки записей по журналу-ордеру № 6 - АПК и в реестрах операций (приложение к журналу-ордеру № 6 - АПК) или ведомости (при автоматизации учета) к счету 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками”, а также расчетно-платежных документов аудитор должен определить дату возникновения и характер каждой операции, поставок, правильность применения цен для оценки, наценок (скидок), своевременность и полноту оприходования полученных ценностей, обоснованность предъявления претензий, выделения на счете 19 “Налог на добавленную стоимость” НДС.

При поступлении ТМЦ, на которые не получены расчетные документы (неотфрактурованные поставки), необходимо проверить, не числятся ли эти поступившие ценности как оплаченные, но находящиеся в пути (дебиторская задолженность);

Необходимо также установить: проводилась ли инвентаризация расчетов. Посмотреть ее результаты, а в необходимых случаях провести встречную проверку расчетов;

При необходимости можно провести контрольную инвентаризацию ценностей и расчетов, встречную сверку документов и регистров учета в проверяемой организации и у поставщика, устный опрос специалистов и материально-ответственных лиц по указанным вопросам;

Предъявлялись ли штрафные санкции поставщикам при нарушении договорных обязательств, а также обоснованность начисленных или полученных сумм штрафных санкций; правильность списания сомнительных долгов;

Полнота оприходования материальных ценностей. Следует сопоставить данные о количестве и стоимости по платежным документам с данными документов на их оприходование (счетов, товарно-транспортных накладных) и показателями аналитического учета расчетов с поставщиками, книгами складского учета, отчетов движения продуктов и материалов;

Проверяя операции по расчетам с поставщиками и подрядчиками, аудитор должен установить правильность сумм и сверку записей счета 60 в журнале-ордере № 6 - АПК с другими регистрами следующим образом. Кредитовые записи счета 60 в журнале-ордере № 6 - АПК сверяют:

по счетам 10, 12 - данными журнала-ордера № 10 - АПК и ведомости № 46 - АПК;

по счету 11 - журнала-ордера № 14 - АПК и ведомости № 73 - АПК;

по счету 20 - с данными сводных лицевых счетов (производственных отчетов) по растениеводству, животноводству и др.

Дебетовые записи счета 60 в журнале-ордере сверяют:

по счету 51 - с данными журнала-ордера № 2 - АПК;

по счету 55 - с данными соответствующего раздела журнала-ордера № 3 - АПК;

по счету 76 - журнала-ордера № 8 - АПК;

по счету 90 - журнала-ордера № 4 - АПК и т.д.

Итоговые данные журнала-ордера № 6 - АПК по оборотам по счету 60 и остаток на этом счете необходимо сверить также с соответствующими данными в Главной книге и в отчете организации;

Правильность установления цен на материальные ценности, соответствуют ли они ценам, указанным в договорах поставки;

По задолженности с каждым поставщиком и подрядчиком необходимо выявить соблюдение срока исковой давности. В случае его пропуска или нереальности она подлежит зачислению на счет 80 “Прибыли и убытки”. При проведении проверки следует обратить внимание на списание с кредита счета 60 на себестоимость сумм, не относящихся к производственной деятельности организации.

Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, другие долги, нереальные для взыскания, списываются по решению руководителя предприятия о относятся соответственно на счет средств резерва сомнительных долгов, либо на результаты хозяйственной деятельности, если в период предшествующий отчетному, суммы этих долгов не резервировались, или на уменьшение финансирования (фондов). Списание долга в убыток вследствие неплатежеспособности должника не является аннулированием задолженности. Эта задолженность должна отражаться за балансом в течение 5 лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника. Сумма кредиторской и депонентской задолженности, по которым исковая давность истекла, подлежат отнесению на результаты хозяйственной деятельности или на увеличение финансирования (фондов);

Необходимо особое внимание обратить на отражение операций на счетах при расчетах с использованием векселей, т.к. в них обычно кроется множество ошибок, влияющих на себестоимость продукции и финансовые результаты организации, а также на правильность списания (возмещения) НДС по приобретенным ресурсам.

При расчетах с векселями могут использоваться простые и переводные векселя.

Простой вексель - это письменное долговое денежное обязательство одной стороны (векселедателя) уплатить определенную сумму по наступлении срока платежа другой стороне (векселедержателю) по совершенным торговым сделкам или уплатить за выполненные работы (услуги).

Переводной вексель (тратта) выписывается кредитором (трассантом) и содержит приказ дебитору уплатить указанную в векселе сумму третьему лицу (трассату) или предъявителю. Этот документ превращается в долговое обязательство после его акцепта трассатом. С помощью передаточной надписи (индоссамента) вексель может использоваться неоднократно, выполняя функцию универсального кредитно-расчетного документа.

При проверке расчетов с подрядчиками следует установить, обеспечены ли объекты строительства (ремонта) источниками финансирования.

Аудитор должен помнить также то, что основанием для расчетов с подрядчиками являются договоры, проектно-сметная документация на стоящиеся объекты, акты выполненных работ, счета-фактуры. Здесь необходимо также обратить внимание: на реальность числящейся кредиторской или дебиторской задолженности на счете 60, ее соответствие данным Главной книги и отчетности, нет ли приписок объемов выполненных работ (для чего можно провести контрольный обмер выполненных работ);

Предъявлялись ли претензии поставщикам и подрядчикам в случае несоответствия цен и тарифов, обусловленных договорами, а также при выявлении арифметических ошибок в счетах; при обнаружении несоответствия качества стандартам или техническим условиям; за недостачу груза в пути сверх норм естественной убыли; за брак и простои, возникшие по вине поставщиков и подрядчиков;

Особое внимание аудитора должно быть обращено на то, что зачастую предварительную оплату в организациях ошибочно отражают на счете 60 (погашение задолженности) или скрытый товар списывают на счет 63 “ Расчеты по претензиям”. В последнем случае необходимо установить реальность сумм претензии, а также то, обусловлены ли претензии; выявленными арифметическими ошибками на счетах; несоответствием качества товара (услуг) стандартам или техническим условиям; недостачей груза в пути сверх норм естественной убыли; браком по вине поставщиков и подрядчиков;

Правильность ведения расчетов с поставщиками и подрядчиками в иностранной валюте.

Синтетический учет расчетов с поставщиками в СКВ ведется обычным порядком. Аудитор должен знать, что аналитический учет ведется по каждому поставщику (подрядчику) раздельно в валюте платежа и ее рублевом эквиваленте по курсу ЦБ на дату возникновения обязательств. Порядок учета имущества и обязательств организации, стоимость которых выражена в иностранной валюте, подробно изложен в Приказе Минфина РФ от 13 июня 1995 года №50. Основанием отражения операций в установленные сроки (по дате получения груза на таможне, по дате окончания оказания услуг) являются счета с приложенными первичными документами (фактура, акт, таможенная декларация и т.д.). Курсовая разница между днем оплаты и днем возникновения задолженности (оказания услуг, получения товаров) отражается:

положительная --- Д 60 - К 80 или 83;

отрицательная --- Д 80 или 83 - К 60 (в зависимости от принятого в учетной политике варианта).

Кроме того, в конце месяца все неоплаченные счета поставщиков в иностранной валюте в обязательном порядке пересчитываются в рубли по курсу ЦБ и возникшую курсовую разницу списывают (при повышении курса валюты) Д 80 или 83 - К 60 и наоборот;

правильность ведения аналитического и синтетического учета по счетам 60;

правильность составления бухгалтерских проводок по счетам расчетов.

Аудиторское заключение

Мной, в соответствии со специальным аудиторским заданием, полученным от исполнительного органа ГУООРП “Книга” проведена проверка расчетов с поставщиками упомянутой организации по состоянию на период с 30.08.2000г. по 21.11.2000г.

Ответственность за достоверность документов, подтверждающих расчеты с поставщиками, предоставленных для проверки, несет руководство ГУООРП “Книга”.

В мою обязанность входило выражение мнения о состоянии расчетов с поставщиками, основанное на результатах проверки.

Работа проводилась в соответствии с российскими правилами (стандартами) аудиторской деятельности, одобренными Комиссией по аудиторской деятельности при Президенте РФ.

В соответствии с вышеназванными правилами (стандартами) я провела аудиторскую проверку согласно специальному аудиторскому заданию с целью получения достаточного уровня уверенности в том, что расчеты с поставщиками не содержат искажений.

Аудиторская проверка включала изучение:

ь наличия и правильности оформления документов, определяющих права и обязанности сторон по поставке товаров;

ь правильности оплаты за поставленный товар;

ь полноты оприходования и списания полученных товаров.

Аудиторская проверка проводилась выборочно по трем поставщикам.

1. ЗАО Торговый Дом “МаксЪ - Аванта +”. Генеральный директор Кисличенко М. В. С данным поставщиком был заключен договор № 32 на поставку книжной продукции. Договор составлен правильно и содержит все необходимые реквизиты. Срок действия договора - 31.12.2000г.

По данной поставке была выписана счет-фактура № 3577 от 30.08.2000г. к платежно-расчетному документу № 3577 от 30.08.2000г. от покупателя. Счет-фактура выписана на сумму 12798-00 руб. (счет-фактура представлена).

На основании данной счет-фактуры была выписана поставщиком накладная № 2895 от 31.08.2000г. на сумму 12798-00 руб. (отдел сбыта).

При получении товара была произведена его оплата. Представлено платежное поручение № 367 от 08.09.2000г. на сумму 12798-00 руб. оплата произведена за учебную литературу по договору № 32 и счет-фактуре 3 3577 от 30.08.2000г. Имеется отметка, что данный товар НДС не облагается.

Также был представлен реестр на добавленную стоимость товара . торговая наценка составляет 40 %. Реестр составлен на основании полученного от ЗАО “МаксЪ - Аванта +” (Москва) по накладной № 2895 от 31.08.2000г.

2. ООО “Топ-книга”. Генеральный директор Лямин Г.А.

Представлен договор печатной продукции № ФК - 004. Договор составлен правильно и содержит все необходимые реквизиты.

Представлена от поставщика счет-фактура 2 1016/043 от 16.10.2000г. на сумму 570-45 руб.

По данной счет-фактуре произведена оплата за полученный товар: платежное поручение № 464 от 20.10.2000г. на сумму 570-45 руб. Основание: оплата за журналы по счет-фактуре № 1016/043. НДС не облагается. Поручение содержит отметки банка.

Также по полученной счет фактуре № 1016/043 составлен реестр на добавленную стоимость товара. Торговая наценка составляет 40%.

Издательская фирма “ЭКОР”.

Генеральный директор Иванова Т.С.

Представлен договор купли-продажи. Содержит все реквизиты.

По поставке товара была выписана счет-фактура № 1558 от 04.10.2000г. на сумму 10952-00 руб. Но т.к. в договоре предусмотрено предоставление скидок, то покупателю была предоставлена скидка в размере 8%. Всего к оплате по счет-фактуре составило, с учетом скидки, 10075-80 руб.

После поставки товара была произведена его оплата. Представлены 2 платежных поручения:

1) Платежное поручение № 496 от 16.11.2000г. на сумму 7075-80 руб. по счет-фактуре № 1558 от 04.10.2000г. НДС не облагается;

2) Платежное поручение № 500 от 21.11.2000г. на сумму 3000-00руб. НДС не облагается по счет-фактуре № 1558 от 04.10.2000г.

Данные платежные поручения содержат отметки банка.

По счет-фактуре был составлен реестр на добавленную стоимость товара; торговая наценка - 40%.

По данным поставщикам товаров были произведены следующие проводки:

1. Кредит счетов по поставщикам сч. 60

41 - 60 -- поступление товара от поставщиков;

60 - 51 -- оплата за поставленный товар

2. Реализация товара сч. 46

46 - 41 -- реализация товара по учетной стоимости

46 - 42 -- сторнирование сумм накидок, относящихся к реализованным товарам

50 - 46 -- полученные денежные средства за реализованный товар

44 - 46 -- суммы произведенных предприятием расходов по реализации товара

46 - 80 -- отражается прибыль от реализации товара.

Проведя проверку по данным поставщикам, можно сказать, что первичные документы составлены правильно и не содержат искажений:

1. Счет-фактуры были составлены в соответствии с требованием, предъявляемым к данному документу. Счет-фактуры содержат следующие необходимые реквизиты:

§ порядковый номер документа и дату представления счет-фактуры;

§ наименование поставщика;

§ регистрационный номер поставщика;

§ наименование получателя;

§ наименование товара и его стоимость.

Счет-фактуры подписаны руководителем организации и главным бухгалтером, скреплены печатью. На всех счет-фактурах имеется надпись “НДС не облагается”, предусмотренной в случаях, когда товар не подлежит НДС.

2. Накладная содержит следующие реквизиты:

· порядковый номер и дату представления документа;

· наименование и регистрационный номер поставщика;

· наименование получателя;

· основание для выписки накладной;

· наименование и стоимость товара.

Накладная подписана отпускающим и скреплена печатью отдела сбыта.

Имеется надпись “НДС не облагается”.

Счет-фактура и накладная по количеству и наименованию товара полностью совпадают.

3. Платежные поручения также содержат все необходимые реквизиты:

o порядковый номер документа;

o наименование банка плательщика, наименование плательщика, номер его счета;

o наименование банка получателя, наименование получателя, номер его счета;

o назначение платежа;

o отметки банка и подпись.

Суммы по платежным поручениям соответствуют суммам по счет-фактурам.

Договора по поставщикам составлены правильно, содержат все необходимые реквизиты. Обязанности сторон по поставке продукции и ее оплате выполняются соответственно условиям предусмотренным в данных договорах. Поставка и оплата товаров производилась сторонами своевременно и не содержит каких-либо нарушений.

Синтетический учет расчетов с поставщиками проведен правильно и не содержит искажений. Все операции, которые производились по поставке, оплате и реализации товара, нашли отражение в отчетности и соответствуют требованиям бухгалтерского учета по данным операциям расчетов.

В данном случае нельзя было провести проверку правильности сумм и сверку записей счета 60 в журнале - ордере №6 - АПК с другими регистрами, т.к. проверка делалась выборочно по трем поставщикам при периоде поставки 1 день. В журнале - ордере отражены суммы в период 1 месяц. По этой же причине нельзя было провести проверку и в кассовом, товарном отчете и в главной книге.

Проведя проверку, можно сделать заключение, что в данной организации расчеты с поставщиками были проведены в соответствии с требованиями, предъявляемыми к данному виду расчетов. Все документы были составлены правильно, не содержат никаких искажений и неточностей.