Аудит расчетов с подотчетными лицами

Под служебной командировкой, совершаемой в установленном порядке, понимаются также поездки работника, которые связаны с Безруких П.С., Кондраков Н.П., Палий В.Ф. Бухгалтерский учет - М.: Бухгалтерский учет, 2004, - с.269:

- покупкой материально-производственных запасов;

- осуществлением работ капитального характера (выполнением функций заказчика и т.п.);

- подготовкой и повышением квалификации работников;

- участием в общих собраниях акционеров обществ, в которых организация имеет акции (вклады);

- другими аналогичными нуждами.

Перед тем как направить работника в командировку, необходимо составить приказ о направлении работника в командировку. На основании приказа о направлении работника в командировку выписывается командировочное удостоверение, в настоящее время некоторые предприятия не пользуются командировочными удостоверениями, это не является нарушением. Шеремет А.Д., Суйц В.П. Аудит. М.: ИНФРА-М, 2001-с.403

Срок командировки в пределах России не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Если место служебной командировки расположено недалеко от места работы и жительства работника и он может ежедневно возвращаться домой, то такая командировка может быть признана однодневной. Определение командировки, как однодневной производится руководителем в приказе о командировке на основании данных о дальности расстояния, условиях транспортного сообщения, характере выполняемого задания, а также необходимости создания для работника условий для отдыха.

Командировка за пределы России также может быть однодневной, если работник, выехавший за границу, возвратился в Россию в тот же день.

Необходимо проверить, чтобы в состав расходов по служебным командировкам включались затраты на следующие цели Алборов Р. А. Аудит в организациях промышленности и АПК. М.: АО ДИС, 2004-с.295:

- найм жилого помещения;

- бронирование гостиничных номеров и авиабилетов;

- проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы - в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси);

- уплата страховых платежей по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте;

- оплата сборов за предварительную продажу билетов (проездных документов);

- оплата расходов за пользование в поездах постельными принадлежностями;

- проезд на аэродром или вокзал в местах отправления, назначения и пересадок (за исключением проезда на такси);

- оплата разовых проездных билетов на городской транспорт при однодневных командировках;

- провоз багажа;

- суточные за время нахождения в командировке (при однодневных командировках в пределах России право работника на суточные определяет руководитель организации).

Фактическое время пребывания в месте командировки определяется на основании отметок в командировочном удостоверении и дне выбытия. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. Отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника заверяются той печатью, которой обычно пользуется в своей хозяйственной деятельности та или иная организация для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица.

Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 час. включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 час. и позднее - последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находиться за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже проездных билетов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями Аудит: Учебник для вузов /В.И. Подольский, А.А. Савин, Л.В. Сотникова и др.; Под ред. проф. В.И. Подольского. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, Аудит, 2005. -с.355.

Командированному работнику оплачивается расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта. При наличии нескольких видов транспорта, связывающих место постоянной работы и место командировки, администрация может предложить командированному работнику вид транспорта, которым ему надлежит воспользоваться; в противном случае работник выбирает транспорт самостоятельно.

Расходы по проезду командированного работника в мягком вагоне, каютах, оплачиваемых по I-IV группам тарифных ставок на судах морского флота, каютах I и II категорий на судах речного флота, а также на воздушном транспорте по билету 1-го класса возмещаются в каждом отдельном случае с разрешения руководителя объединения, предприятия, учреждения, организации или предоставлении проездных документов.

Документами, подтверждающими расходы по проезду, являются билеты на соответствующий вид транспорта. В случае утери проездных документов работнику следует получить дубликат или справку из соответствующего транспортного агента, подтверждающую факт приобретения им билетов с указанием их цены.

Если при проезде в поезде командированный работник пользовался постельными принадлежностями, то его затраты также должны быть подтверждены соответствующей справкой или отметкой, сделанной на билетах.

Если командированному работнику был выдан аванс на расходы по командировке, а документы, подтверждающие произведенные работником расходы по проезду, не могут быть предоставлены, руководитель организации имеет право разрешить оплату проезда по минимальной стоимости.

Сотрудники, вернувшиеся из командировки, должны прикладывать к отчету командировочное удостоверение. Оно необходимо бухгалтеру, чтобы начислить суточные, опираясь на отметки о датах убытия в командировку и возвращения из нее. Исключение составляют лишь заграничные командировки. Их продолжительность определяют по отметкам в загранпаспорте Шеремет А.Д., Суйц В.П. Аудит. М.: ИНФРА-М, 2001-с.406-407.

Организации разрешается рассчитываться с командированным работникам по предварительному расчету, если командировочные расходы заранее известны. В этом случае работник не предоставляет документы, подтверждающие его расходы по командировке, в составе авансового отчета.

Аудитор должен проверить, чтобы при расчетах с подотчетными лицами при их командировании за рубеж руководствовались правилам Алборов Р. А. Аудит в организациях промышленности и АПК. М.: АО ДИС, 2004-с.302-303:

1.Размер суточных и нормы возмещения расходов по найму жилья устанавливаются конкретно для каждой страны.

2.Размер суточных, выплачиваемых работнику, зависит от срока его пребывания в загранкомандировке:

*если он выехал в командировку за границу РФ и в тот же день вернулся обратно, суточные выплачиваются в инвалюте в размере 50 % нормы;

*если он находится в загранкомандировке (не являющейся долгосрочной) более 60 дней, то выплата суточных начиная с 61-го дня производится в размерах, установленных для работников загранучреждений РФ при командировках в пределах государства, где находиться загранучреждение.

Время пребывания работника в загранкомандировке определяется по отметкам, сделанным в загранпаспорте при пересечении гражданином границы при выезде и въезде в страну. При проезде командированного по территории РФ суточные выплачиваются по действующим нормам в российских рублях; а при проезде и за время пребывания на иностранной территории - в иностранной валюте по нормам, установленным для работников, выезжающих во временные командировки за границу. Если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по нормам, установленным для страны, в которую он направляется. При этом за день выезда в служебную командировку за границу суточные выплачиваются в размере 100 % установленных норм (в российской или инвалюте в зависимости от даты пересечения границы РФ), а за день пересечения границы при возвращении в РФ суточные не выплачиваются Безруких П.С., Кондраков Н.П., Палий В.Ф. Бухгалтерский учет - М.: Бухгалтерский учет, 2004, - с.269.

В случае выдачи командировочных расходов при направлении работника в зарубежную командировку не в валюте страны убывания, а в другой конвертируемой валюте в целях определения соответствия выданной валюты нормам командировочных расходов выданная валюта пересчитывается в российские рубли по курсу ЦБ РФ на дату выдачи, а из рублевого эквивалента - в валюту страны убывания.

Так как задолженность работника по выданному ему под отчет в качестве аванса иностранной валюте числится в бухгалтерском учете организации как валютная задолженность, то в связи с изменением текущего курса рубля по отношению к иностранной валюте, выданной в под отчет, за период со дня фактической выдачи аванса в валюте до дня утверждения авансового отчета командированного в бухгалтерском учете организации могут возникать курсовые разницы, которые в зависимости от их положительного или отрицательного значения отражаются по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (91 «Прочие доходы и расходы») и кредиту счета 91 (71) Аудит: Учебник для вузов /В.И. Подольский, А.А. Савин, Л.В. Сотникова и др.; Под ред. проф. В.И. Подольского. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, Аудит, 2005. -с..

Если полученные под отчет суммы в инвалюте не были израсходованы полностью, то соответствии с Положением о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов следует:

- вернуть их в валюте получения;

- внести в кассу организации эквивалент суммы задолженности в рублях, исчисленный по курсу рубля к иностранным валютам, установленному ЦБ РФ на дату погашения задолженности;

- погасить сумму задолженности наличной иностранной валютой иной, чем получена под отчет.

При этом для расчета суммы задолженности применяется обменный курс, указанный в документе банка страны командирования, подтверждающем обмен выданной для оплаты командировочных расходов наличной иностранной валюты на иную наличную иностранную валюту. При отсутствии такого документа применяется курс, установленный ЦБ РФ на дату погашения задолженности.

Если расходы командированного за границу работника превысили сумму, выданную ему в под отчет и при этом подтверждены документально (например, расходы по найму жилья оказались выше планируемой суммы), то они могут быть возмещены по распоряжению руководителя организации.

При наличии перерасхода у командированного работника в наличной иностранной валюте сумма задолженности организации перед ним может погашаться путем Безруких П.С., Кондраков Н.П., Палий В.Ф. Бухгалтерский учет - М.: Бухгалтерский учет, 2004, - с.260:

- перевода средств в иностранной валюте с текущего валютного счета организации на валютный счет указанного работника-резидента в уполномоченном банке или на валютный счет работника-нерезидента в уполномоченном банке или банке-нерезиденте;

- выдачи суммы задолженности в наличной иностранной валюте;

- выдачи эквивалента суммы задолженности в рублях, исчисленного по курсу к иностранным валютам, установленному ЦБ РФ на дату погашения задолженности.

Валюта и форма (наличная или безналичная) расчетов с командированным работником, связанных с погашением перерасхода по авансу в наличной иностранной валюте на командировочные расходы, определяются по договоренности между организацией и работником.

Нужно проверить, что счет 71 дебетуется на выданные под отчет суммы в корреспонденции со счетами учета денежных средств. Расходование сумм, выданных под отчет, отражается по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Так, при приобретении подотчетными лицами за плату у других организаций и лиц оборудования, требующего монтажа, дебетуется счет 07 «Оборудование к установке» и кредитуется счет 71.

При оплате подотчетными лицами расходов, связанных с приобретением объектов, которые подлежат учету в качестве основных средств, нематериальных активов и прочих внеоборотных активов, в бухгалтерском учете осуществляется запись по дебету счета 08 «Вложения во внеоборотные активы» в корреспонденции с кредитом счета 71.

Оплата подотчетными лицами расходов, связанных с приобретением материально-производственных запасов, товаров, отражаются по дебету счетов 10 «Материалы», 41 «Товары».

Сумма НДС по приобретенным материальным ценностям оплаченным подотчетными лицами, отражается по дебету счета 19 «Налог на добавленную стоимость» в корреспонденции с кредитом счета 71.

При использовании организацией для отражения в бухгалтерском учете приобретения (заготовления) материальных ценностей счетов 15 и 16, при оплате подотчетными лицами приобретенных ценностей осуществляется запись по дебету счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» в корреспонденции с кредитом счета 71 Шеремет А.Д., Суйц В.П. Аудит. М.: ИНФРА-М, 2001-с.410.

Оплата расходов, связанных с производством продукции (работ, услуг), их продажей, продажей товаров и управлением производством и организацией в целом, отражается по дебету счетов 20, 23, 25, 26, 44.

Расходы, связанные с формированием организацией расходов операционного или внереализационного характера, отражаются по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы» в корреспонденции с кредитом счета 71.

Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленные сроки, подлежат отражению по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в корреспонденции с дебетом счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

В дальнейшем суммы, учтенные по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», списываются с кредита указанного счета в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работников) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда).

Сальдо по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» показывает сумму денежных средств, находящихся в подотчете у работников организации, кредитовое сальдо по этому счету отражает задолженность организации перед подотчетными лицами по произведенным ими расходам. Аналитический учет по счету 71 ведется в разрезе подотчетных лиц организации по каждой авансовой выдачи и каждому авансовому отчету.

III. Типичные нарушения при осуществлении учета расчетов с

подотчетными лицами

Нередко в организациях допускаются ошибки в учете расчетов с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за учетом расчетов данного вида. Данные ошибки значительно влияют на налогообложение организации, следует их избегать.

Ошибка - в организации не соблюдается порядок выдачи денег под отчет. Наиболее частые нарушения Безруких П.С., Кондраков Н.П., Палий В.Ф. Бухгалтерский учет - М.: Бухгалтерский учет, 2004, - с.325:

- отсутствует приказ руководителя, устанавливающий порядок выдачи работникам подотчетных средств;

- в приказе о порядке выдачи подотчетных средств не установлен круг лиц, имеющих право на получение денег под отчет, или не указаны размеры подотчетных сумм, а также сроки их возращения;

- производится выдача наличных средств работникам, не указанным в приказе о порядке выдачи подотчетных сумм;

- производится выдача наличных денег под отчет лицам, не отчитавшимся полностью по ранее полученным суммам;

- допускается передача полученных под отчет наличных денег одним работником другому.

Основные принципы, которые необходимо соблюдать каждой организации при работе с подотчетными средствами, установлены пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций. Выдача наличных денег под отчет должна осуществляться на основании приказа руководителя организации, в котором должен быть зафиксирован круг лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, указаны размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они выданы. Запрещается выдача наличных денег под отчет работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным подотчетным средствам, а также не допускается передача выданных под отчет денег одним работникам другому.

Ошибка - в организации не проводится инвентаризация расчетов с подотчетными лицами. В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности необходимо регулярно проводить инвентаризацию имущества и денежных обязательств организации, в т.ч. расчетов с подотчетными лицами (инвентаризация обязательна перед составлением годовой бухгалтерской отчетности).

Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств определено, что при инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого расходования, а также правильности использования и отчета по суммам выданных авансом каждому подотчетному лицу. При большом количестве подотчетных лиц, при выдаче подотчетных сумм в крупных размерах несоблюдение порядка и сроков проведения инвентаризации данных расчетов может привести к нарушениям бухгалтерского учета и налогообложения.

Так, несвоевременная сдача неизрасходованной части подотчетных сумм влечет за собой нарушение Порядка ведения кассовых операций (работники, получившие деньги в под отчет, обязаны предоставить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки). В случае несвоевременной сдачи неизрасходованных подотчетных сумм при проведении проверки может быть исчислена материальная выгода от использования работником денежных средств организации и включена в налогооблагаемый доход этого работника.

Иногда в организациях бывают случае, когда задолженность по подотчетным суммам списывают с работника за счет собственных средств организации по окончании отчетного периода без предоставления им авансового отчета. Если по окончании отчетного года списывается задолженность подотчетного лица без оправдательных документов, то эти списанные средства включают в совокупный облагаемый годовой доход данного работника.

Ошибка - к авансовым отчетам не прилагаются либо прилагаются не имеющие всех обязательных реквизитов оправдательные документы, подтверждающие произведенные за счет подотчетных сумм расходы.

В соответствии с законом «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые предприятиями, должны оформляться оправдательными документами, которые служат основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета. При этом первичные документы принимаются для отражения в бухгалтерском учете, если содержат все обязательные реквизиты, дающие полную информацию о хозяйственной операции. К обязательным реквизитам относятся: наименование документа; дата составления документа; наименование организации, составившей документ; содержание хозяйственной операции; денежные и натуральные измерители хозяйственной операции; наименование должностей ответственных лиц и их подписи, заверенные печатью организации, продавшей материальные ценности, оказавшей услуги, выполнившей работы. Кроме того, в акте закупки ценностей у физических лиц должны быть приведены сведения о продавце, такие как адрес его постоянного местожительства и паспортные данные.

Первичными оправдательными документами, подтверждающими расходование подотчетных средств, являются товарные чеки (накладные), квитанции к приходным кассовым ордерам, акты выполненных работ, оказанных услуг, счета, счета-фактуры, проездные документы, акты закупки и т.д. Федеральный Закон Российской Федерации «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ .

При отсутствии оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы за счет подотчетных сумм, либо при наличии документов с незаполненными в них обязательными реквизитами нет оснований для отражения операций по счетам бухгалтерского учета и, следовательно, эти суммы организация не имеет право включать в состав затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг).

Также необходимо предоставление чеков контрольно-кассовых машин при покупке ценностей у юридических лиц в розничной торговле.

Ошибка - расчет с другими юридическими лицами, выданными под отчет наличными деньгами в размерах, превышающих установленные лимиты.

Расчеты между юридическими лицами за приобретенные для производственных целей товаров (работы, услуги) наличными деньгами, в том числе и выданными из кассы организации работникам под отчет, необходимо производить с соблюдением установленных нормативными актами пределов.

Руководствуясь решением Совета директоров Банка России от 6 ноября 2001 г. (протокол № 25), установить в Российской Федерации предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке в сумме 60 тыс. руб. Таким образом, начиная с 21 ноября 2001 года по одному договору можно рассчитаться наличными деньгами лишь в пределах 60 000 рублей. Если работник нарушил лимит расчетов, фирма может быть оштрафована.

Ошибка - бухгалтерия организации неправомерно принимает авансовые отчеты, дата составления которых противоречит датам, указанным на первичных оправдательных документах, подтверждающих расходование подотчетных средств.

Принцип временной определенности фактов хозяйственной деятельности, изложенный в пункте 6 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации, устанавливает порядок отражения финансово-хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета в том отчетном периоде, в котором данные операции имели место.

На основании этого Положения даты, проставленные на первичных оправдательных документах (товарных чеках, кассовых чеках, счетах, проездных документах, актах выполненных работ, квитанциях к приходным кассовым ордерам и т. п.), подтверждающих расходование наличных денежных средств, полученных под отчет, должны быть более ранними, чем дата составления авансового отчета, и более поздними, чем на расходном кассовом ордере на выдачу подотчетных сумм Шеремет А.Д., Суйц В.П. Аудит. М.: ИНФРА-М, 2001-с.421.

Заключение

Проведя исследование выбранной темы можно сказать, что аудит - это деятельность, направленная на уменьшение предпринимательского риска, аудит способствует уменьшению до приемлемого уровня информационного риска для пользователей финансовых отчетов. Аудит обеспечивает не только проверку достоверности финансовых показателей, но и, разработку предложений по оптимизации хозяйственной деятельности с целью рационализации расходов и увеличения прибыли.

В данной работе был рассмотрен аудит учета расчетов с подотчетными лицами: дано понятие учета расчетов с подотчетными лицами, перечислены нормативные и законодательные документы, регламентирующие объект проверки, рассмотрен аудит расчетов с подотчетными лицами, выяснены типичные ошибки, допускаемые в учете расчетов с подотчетными лицами.

Проверка правильности ведения учета расчетов с подотчетными лицами производится сплошным образом, так как в расчетах данного вида задействована денежная наличность.

Аудитору нужно, прежде всего, проверить, что для обобщения информации о расчетах с подотчетными лицами организации по суммам, выданным им под отчет, должен использоваться счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Далее проверке подвергается правильность оформления всех первичных документов (приказы руководителя, авансовые отчеты с прилагаемыми оправдательными документами, командировочные удостоверения, расходные кассовые ордера и т.д.), регистров аналитического и синтетического учета (журнал-ордер №7 или другие аналитические регистры, записи в Главную книгу по счету 71).

Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью. Эти правила предусмотрены в Порядке ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением совета директоров ЦБ РФ № 40 от 22.09.1993 г.

Список использованной литературы

1. Федеральный Закон Российской Федерации «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ

2. Федеральный закон Российской Федерации «Об аудиторской деятельности» от 7 августа 2001 № 119-ФЗ.

3. Налоговый кодекс Российской Федерации часть первая от 31 июля 1998 г. N 146-ФЗ, и часть вторая от 5 августа 2000 г. N 117-ФЗ.

4. Трудовой кодекс РФ от 30 декабря 2001 г. N 197-ФЗ.

5. Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный решением совета директоров ЦБ РФ № 40 от 22.09.1993 г.

6. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятия (Приказ Министерства финансов РФ № 94н от 31 октября 2000 г.) и Инструкция по его применению. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Юрайт - Издат, 2006 - 176 с

7. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (Приказ Министерства РФ № 49 от 13 июня 1995г.).

8. Правила (стандарты) аудиторской деятельности в РФ: Одобрен. Комиссией по аудиторской деятельности при Президенте РФ, протоколом. М.: ИД ФБК-Пресс, 2000.

9. Алборов Р. А. Аудит в организациях промышленности и АПК. М.: АО ДИС, 2004.

10. Аудит: Учебник для вузов /В.И. Подольский, А.А. Савин, Л.В. Сотникова и др.; Под ред. проф. В.И. Подольского. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, Аудит, 2005. - 583 с.

11. Безруких П.С., Кондраков Н.П., Палий В.Ф. Бухгалтерский учет - М.: Бухгалтерский учет, 2004, - 576 с.

12. Основы аудита./Под ред. Я.В. Соколова. М.: Бух. учет, 2000

13. Шеремет А.Д., Суйц В.П. Аудит. М.: ИНФРА-М, 2001.

Страницы: 1, 2