Исправление ошибок в учетных регистрах. Предмет и метод бухгалтерского учета

Исправление ошибок в учетных регистрах. Предмет и метод бухгалтерского учета

8

• СОДЕРЖАНИЕ
• 1. Исправление ошибок в учетных регистрах 2
• 2. Предмет и метод бухгалтерского учета 8
• СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 15

Пунктом 3 ст. 10 Закона N 129-ФЗ определено, что при хранении регистров бухгалтерского учета следует обеспечивать их защиту от несанкционированных исправлений. В то же время в практической деятельности бухгалтеров иногда возникают ситуации, когда в регистры бухгалтерского учета или в отчетность попадают ошибочные данные.

Однако одного установления фактов наличия ошибок еще недостаточно, так как неизвестно, где произошла ошибка и в чем она заключается. За выявлением ошибки должно следовать ее нахождение, т. е. отыскание того регистра, в котором произошла ошибка, суммы ошибки и т.п. Необходимо также определить сущность и характер ошибки.

Наиболее распространенным способом отыскания ошибок является сплошная проверка записей в регистре. Суть этого способа состоит в том, что все записи в учетном регистре, содержащем ошибку, последовательно сверяются с документами. При такой проверке ошибочная запись будет найдена.

На практике применяются и другие способы нахождения ошибок.

В основе их лежат разработанные схемы взаимопроверки счетных записей и итоговых показателей учетных регистров.

После того как ошибка найдена, производится ее исправление. Правильное исправление ошибки в счетных записях имеет большое значение для обеспечения достоверности учетных сведений.

Характер ошибок бывает различный: нарушение принципа двойной записи, ошибки в корреспонденции счетов, когда сумма хозяйственной операции записывается не на тот счет, на который нужно, хотя и в правильной сумме и т.д.

Исправление ошибок в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления. В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

Для исправления ошибок в первичных документах и учетных регистрах, составленных вручную (за исключением банковских и кассовых документов), применяется следующий способ:

Корректурный неправильный текст или сумма зачеркиваются, над зачеркнутым текстом записываются правильный текст или сумма. Зачеркивание производится одной чертой, для того чтобы исправленный текст можно было прочитать. Исправление ошибки оговаривается и подтверждается: в документе подписями лиц, подписавших документ, в учетных регистрах г лицом, производившим исправление. Оговорка делается на полях против исправленной записи.

Корректурным способом пользуются в случаях допущенных описок, неправильного подсчета итогов, а также записи операции не в тот учетный регистр, который указан в бухгалтерской проводке. В приходных и расходных кассовых ордерах исправления не допускаются. При перенесении итогов в Главную книгу никакие исправления не допускаются. В этом случае на сумму допущенной ошибки составляют бухгалтерскую справку, данные которой заносятся в Главную книгу отдельной строкой.

Исправление ошибок в учетных регистрах кроме корректурного способа производится способом дополнительной проводки и способом «красного сторно».

Дополнительная проводка применяется в тех случаях, когда в бухгалтерской проводке и в учетных регистрах указана правильная нумерация счетов, но записана сумма операции меньше действительной. Исправление делается путем составления дополнительной записи с той же корреспонденцией счетов на сумму разницы между правильной суммой операции и суммой, отраженной предыдущей бухгалтерской записью.

Пример. Согласно условиям договора с оператором связи организация оплачивает междугородные и международные телефонные переговоры ежемесячно после выставления счета-фактуры и расшифровок АТС. За апрель текущего года получен счет на сумму 2784,80 руб. (в том числе НДС - 424,80 руб.).

Данные операции отражаются следующим образом:

Бухгалтер ошибочно отразил в составе расходов стоимость услуг связи в сумме 2060 руб. В результате сумма операции занижена на 300 руб.

Предположим, что допущенная ошибка обнаружена бухгалтером в мае. В момент обнаружения ошибки следует сделать дополнительную запись с той же корреспонденцией счетов на недостающую сумму, т.е. на 300 руб.:

Д-т 26 "Общехозяйственные расходы", К-т 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" - 300 руб. - отражена в составе расходов стоимость услуг связи, ошибочно не учтенная в апреле.

«Красное сторно» применяется в тех случаях, если в учетных регистрах указана неправильная корреспонденция счетов или большая, чем следовало сумма операции. Суть этого способа состоит в том, что ошибочная проводка повторяется в той же корреспонденции счетов красными чернилами (в автоматизированных системах со знаком «минус»). Эта проводка отражается во всех связанных с ней учетных регистрах красными чернилами. При подсчете итогов в учетных регистрах суммы, записанные красными чернилами не прибавляются, а вычитаются из итогов, тем самым неправильная запись аннулируется. После этого составляется новая проводка с правильными данными и записывается в регистры обычным способом.

Способ «красное сторно» применяется в бухгалтерском учете не только для исправления ошибок, но и для корректировки учетных данных по отдельным счетам.

Пример. Воспользуемся условием предыдущего примера, но предположим, что бухгалтер ошибочно отразил в составе расходов стоимость услуг связи в сумме 2660 руб. Таким образом, сумма операции превышена на 300 руб.

В мае бухгалтер обнаружил ошибку и сделал в учете исправительные записи методом "красного сторно":

Все исправления, вносимые в бухгалтерский учет, должны быть оформлены документально. Таким документом может стать бухгалтерская справка, в которой бухгалтер указывает причины, по которым возникла ошибка, поясняет смысл вносимых в учет исправлений и изменений, отражает корреспонденцию счетов и суммы.

Как было отмечено, первичные учетные документы принимаются к учету в том случае, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Однако ни один из альбомов унифицированных форм первичной учетной документации не содержит формы бухгалтерской справки. В данной ситуации первичный учетный документ может быть разработан организацией самостоятельно. При его разработке необходимо учитывать требование п. 13 Положения о бухгалтерском учете и отчетности, а также ст. 9 Закона N 129-ФЗ. В частности, первичный учетный документ будет принят к учету, если он содержит следующие обязательные реквизиты:

o наименование документа;

o дату составления документа;

o наименование организации, от имени которой составлен документ, что позволяет определить принадлежность документа конкретной организации;

o содержание хозяйственной операции, вытекающее из названия документа;

o измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

o наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

o личные подписи указанных лиц и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).

В расшифровке подписи вначале следует ставить инициалы и лишь затем фамилию (например: И.С. Петров).

Практика показывает, что бухгалтеры коммерческих организаций в основном разрабатывают и используют текстовую форму бухгалтерской справки. Бухгалтеры бюджетных учреждений для исправления ошибок, обнаруженных в регистрах бюджетного учета, используют справку (форма 0504833), предусмотренную Приказом Минфина России от 10.02.2006 N 25н "Об утверждении Инструкции по бюджетному учету". На основании справки производятся бухгалтерские записи, связанные с исправлением ошибок в журнале операций или ином бухгалтерском документе, при этом делается ссылка на номер и дату исправляемого документа, приводится обоснование внесения исправлений.

Предметом бухгалтерского учета в обобщенном виде выступает финансово-хозяйственная деятельность предприятия, в более конкретном виде предмет состоит из многочисленных и разнообразных объектов.

Под объектами бухгалтерского учета понимаются материальные и де-нежные ценности, которыми располагает данное предприятие, его юридические отношения с другими предприятиями, а также те хозяйственные операции, в результате которых изменяются эти ценности и отношения.

Объекты бухгалтерского учета можно объединить в две группы:

1 группа - объекты, обеспечивающие хозяйственную деятельность предприятия (основные средства, денежные средства, нематериальные активы, различные фонды и резервы, капиталы, юридические отношения, материальные ценности - т.е., это средства и источники);

2 группа - объекты, составляющие хозяйственную деятельность - хозяйственные процессы и их результаты (процесс снабжения и реализации).

Имущество предприятия классифицируется по видам: на необоротные активы и оборотные активы.

К необоротным активам относятся: нематериальные активы, основные средства, незавершенные капиталовложения, долгосрочные финансовые вложения.

Нематериальные активы - патенты, авторские права, товарные знаки, отложенные (организационные) расходы, цена фирмы (деловая репутация фирмы, «гуд-вилл»).

Основные средства - средства труда, участвующие в процессе труда в течение нескольких циклов, сохраняющих свою натуральную форму и постепенно, частями переносящих стоимость на готовый продукт. Основные средства, в свою очередь, подразделяются на основные средства производственного и непроизводственного назначения.

К основным средствам производственного назначения относятся здания цехов предприятия, здание заводоуправления, сооружения, передаточные устройства, оборудование, транспортные средства, измерительные и регулирующие приборы и устройства, вычислительная техника, инструмент, производственный и хозяйственный инвентарь и принадлежности, рабочий, продуктивный и племенной скот, многолетние насаждения и прочие основные средства. В составе основных средств учитываются находящиеся в собственности предприятия земельные участки, объекты природопользования (вода, недра).

Основные средства непроизводственного назначения не участвуют не-посредственно в процессе производства. Например, жилые дома, спортивные площадки и т.д.

Производственные запасы - предметы труда, которые потребляются в одном производственном цикле и целиком переносят свою стоимость на продукт. К ним относятся: сырье и основные материалы, вспомогательные материалы, топливо, запасные части, полуфабрикаты собственного производства, тара.

Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы - объекты бухгалтерского учета стоимостью меньше 100 минимальных окладов, сроком службы менее одного года. Например, спецодежда и спец. обувь, постельная принадлежность, инструменты, приспособления.

Незавершенное производство - продукция, непрошедшая все стадии технической обработки. Готовая продукция - изделия, отвечающие государственному стандарту.

Объектом бухгалтерского учета являются денежные средства. Денежные средства поступают предприятию от покупателей за реализованную продукцию, оказанные услуги, выполненные работы; от банков в виде кредитов и т.п. К ним относятся деньги, находящиеся в кассе предприятия, на расчетном, валютном счетах банков, на специальных счетах.

Задолженность предприятию со стороны физических лиц, организации, других предприятий называется дебиторской.

Имущество предприятия классифицируется по видам на необоротные и оборотные активы.

К необоротным активам относятся нематериальные активы, основные средства, незавершенные капиталовложения, долгосрочные финансовые вложения (инвестиции в ценные бумаги).

Оборотные активы - материалы, сырье, полуфабрикаты, запчасти, топливо, готовая продукция, товары отгруженные, дебиторская задолженность, денежные средства, краткосрочные финансовые вложения, векселя полученные и др.

Имущество предприятия классифицируется и по месту нахождения: в сфере производства, сфере обращения, внепроизводственной сфере.

К сфере производства имущество относится: основные средства цехов основного и вспомогательного производства, сырье и материалы, топливо, запчасти, полуфабрикаты собственного производства, незавершенное производство, МБП и др.

К сфере обращения относятся готовая продукция, товары отгруженные, денежные средства, дебиторская задолженность.

К внепроизводственной сфере относятся основные средства жилищно-коммунального хозяйства, оборудование и инвентарь клуба и т.п.

Имущество предприятия приобретается за счет источников.

По источникам образования имущество подразделяется на собственные источники и заемные источники.

К собственным источникам предприятия относятся уставный капитал, резервный капитал, добавочный капитал, прибыль, фонд накопления, целевое финансирование.

К заемным источникам относятся средства, представленные предприятию во временное пользование на определенные цели, за плату, на определенный срок, по истечению которого они возвращаются владельцу, т.е. перед предприятием возникают обязательства.

К ним относятся кредиты банков, кредиторская задолженность, займы.

Кредиты банков подразделяются на долгосрочные и краткосрочные. Кредиторская задолженность - суммы, причитающиеся с данного предприятия в пользу других предприятий и лиц. К ней относят задолженность по оплате труда, бюджету по налогам; отчисления во внебюджетные фонды, векселя к уплате, авансы полученные.

Для осуществления производственно-хозяйственной деятельности имущество предприятия находится в постоянном движении, совершая кругооборот, который состоит из ряда хозяйственных процессов: снабжения, производства и реализации.

Под методом бухгалтерского учета понимают совокупность способов, с помощью которых отражаются, исследуются и контролируются его объекты.

Научное содержание метода бухгалтерского учета в том, что все хозяйственные явления отражаются в учете в непрерывном их движении и развитии, причем хозяйственные процессы и составляющие их операции отражаются учетом не изолировано друг от друга, а в единстве, взаимосвязи и взаимозависимости.

Бухгалтерский учет имеет свои собственные приемы и методы исследования, которые вытекают из сущности его предмета.

Метод бухгалтерского учета включает в себя следующие элементы: документацию и инвентаризацию, оценку и калькуляцию, счета и двойную запись, баланс и отчетность.

Документация - непрерывное, документально обоснованное отражение всех хозяйственных операций, имеющих денежное выражение. Для этого отдельные операции отражаются в первичных документах, являющихся основой дальнейшей группировки данных в учетных регистрах с целью получения необходимых показателей. Не все хозяйственные явления могут быть зафиксированы посредством документации (например, естественная убыль товарно-материальных ценностей, ошибки и просчеты при приемке товарно-материальных ценностей и денежных средств, недостачи и хищения). Все эти изменения можно оформить лишь при выявлении, а не тогда, когда эта недостача произошла. Выявить такие явления позволяет инвентаризация.

Инвентаризация - это проверка наличия товарно-материальных и де-нежных средств и сопоставление с учетными данными (для получения реальных данных).

Документация и инвентаризация - это способы первичного отражения и контроля объектов бухгалтерского учета.

Оценка представляет собой выражение в денежном измерении имущества предприятия и его источников. В основе оценки имущества предприятия лежат реальные затраты, выраженные в денежном измерении. В целях сопоставимости оценка имущества и его источников для отражения в балансе должна проводится единообразно на всех предприятиях.

Каждый хозяйственный процесс состоит из ряда затрат, поэтому необходимо установить не только величину каждого вида затрат, но и их общую сумму, т.е. исчислить себестоимость, или составить калькуляцию, которая позволит определить фактическую себестоимость объектов в денежной оценке.

Оценка и калькуляция служат для стоимостного измерения объектов бухгалтерского учета.

Зафиксированные в документах хозяйственные операции необходимо систематизировать, т.е. зарегистрировать на бухгалтерских счетах. Потребность в счетах вызвана тем, что сведения, содержащиеся в документах, дают разрозненную характеристику учетных объектов. Для обобщенного представления эти данные необходимо сгруппировать и суммировать. Такую функцию в бухгалтерском учете выполняют счета.

Хозяйственные операции на счетах бухгалтерского учета отражаются посредством двойной записи. Двойная запись - взаимосвязанное отражение двух явлений, вызываемых каждой хозяйственной операцией (запись на двух счетах и более).

Счета и двойная запись используются с целью текущей группировки данных об объектах бухгалтерского учета.

Счета дают возможность накапливать и систематизировать данные, но на конкретном счете нет обобщенной информации по предприятию в целом. Для обобщения показателей служит бухгалтерский баланс, в котором хозяйственные средства показываются в двух разрезах:

1) по их видам и размещению;

2) по источникам образования и целевому назначению.

Это позволяет видеть всю совокупность хозяйственных средств во взаимной связи и облегчает проведение анализа обеспеченности ими предприятия.

Одним из элементов метода бухгалтерского учета является отчетность, которая представляет собой способ получения различных показателей о разных сторонах деятельности предприятия за определенный период (месяц, квартал, полугодие, год).

Баланс и отчетность являются способами итогового обобщения данных бухгалтерского учета.

Основными задачами бухгалтерского учета являются:

o формирование полной и достоверной информации о хозяйственной деятельности предприятия и его структурных подразделений;

o контроль за наличием и движением имущества, источников его образования;

o предотвращение потерь и выявление резервов повышения эффективности хозяйственной и финансовой деятельности;

o формирование фактической себестоимости выпускаемой продукции, выполняемых работ и оказанных услуг;