Реферат: Организация электронного документооборота в коммерческом банке

Реферат: Организация электронного документооборота в коммерческом банке

ОБЗОРНЫЙ РЕФЕРАТ

в коммерческом банке

Данный реферат подготовлен как составная часть учетной политики банка и часть

ПРАВИЛ ДОКУМЕНТООБОРОТА коммерческого банка

План обзора:

1. Существующие решения, применяемые в бухгалтерии рублевых операций

2. Операция электронного документооборота сектора внутрибанковских

операций

3. Операции в операционном отделении

4. Обработка документов валютной бухгалтерии

5. Обменные пункты

6. Сберегательные кассы и централизованная бухгалтерия

7. Стратегия технических решений, обеспечивающая работу электронных

технологий

Основной задачей организации технологии обработки учетной информации является

минимизация затрат на обработку, хранение и доступ к данным аналитического и

синтетического учета банка. Для достижения этой цели в настоящее время

применяются технологические и программно-технические решения.

Рассмотрим общие вопросы решения этой задачи, применяемые в коммерческих банках

1. Существующие решения, применяемые в бухгалтерии рублевых операций

В основу технологии положен принцип проведения всех операций клиента

бухгалтером, работающим с этим клиентом. Каждому бухгалтеру присваивается

определенный номер (номер исполнителя) один или несколько. При открытии счета

задается номер владельца этого счета (исполнителя). В дальнейшем доступ

исполнителя возможен только для принадлежащих ему счетов. Бухгалтер на своем

рабочем месте имеет ряд программных продуктов, позволяющих создавать

необходимые документы, как в электронном виде, так и на бумажных носителях.

Документы при вводе группируются в пачки с контролем суммы пачки и возможностью

наблюдения за остатком счета.

Поступления принимаются с РКЦ в виде электронной посылки администратором

системы (в настоящее время документы только с признаком “ЭЛЕКТРОННО”). Далее

они автоматически относятся на счет расхождения с корсчетом, на следующий

день они также автоматически становятся на счета клиентов. Остальные

документы ,поступившие в банк, вводятся бухгалтером вручную.

При вводе клиентских платежей осуществляется автоматический контроль по

справочнику БИК, ключевым разрядам корреспондирующих счетов и полноте ввода

информации. При завершении ввода информации администратор системы проводит

централизованно обработку введенных документов с формированием и печатью

реестров и сводных авизо для предоставления их в РКЦ. Факт завершения в

текущем дне ввода информации по клиентским платежам определяется расписанием

обработки либо устным распоряжением начальника учетно-операционного отдела.

Сверка отпечатанных реестров с первичными документами, предоставленными

клиентами осуществляется определенным работником бухгалтерии. По завершении

сверки этот работник выдает устное распоряжение администратору системы о

подготовке электронной посылки, после чего осуществляется ее отправка по

системе электронной доставки в РКЦ.

Ввод документов проходящих по системе клиент-банк происходит под контролем

уполномоченного лица, специальным программным обеспечением. Клиент, согласно

графика, отправляет электронную посылку в банк. Уполномоченный исполнитель

проверяет электронные посылки на достоверность и осуществляет печать нужного

количества платежных поручений, которые передает исполнителям, контролирующим

счет клиента. Затем проводит экспорт в общий массив электронных документов

банка. Подготовка выписок для передачи в системе клиент-банк производится

администратором системы по расписанию в автоматическом режиме.

Операции не связанные с клиентскими перечислениями, в течение операционного

дня проводятся без ограничения времени ввода документов. В операционный

интервал исполнитель имеет возможность видеть и распечатывать лицевые счета

по проводимым операциям.

По завершению операционного времени (конец дня) администратор системы

проводит общую обработку с выдачей лицевых счетов исполнителям. По завершению

сверки лицевых счетов администратор системы осуществляет ряд технологических

операций и выдачу аналитической и синтетической отчетности текущего дня. Это

документы дня, бухгалтерский журнал, рублевый и валютный балансы, регистры

сальдовых остатков, расшифровки кассы, ведомость снятых процентов, ведомость

открытых и закрытых счетов. По завершению печати документов производится

загрузка в архивы данных и формирование таблиц базы анализа работы банка.

После этого все операции в этом дне считаются завершенными. Исправления

допускаются только при осуществлении процедуры восстановления дня.

Соответственно прекращается работа отделов банка с аналитическим комплексом

программ до восстановления всей информации в восстанавливаемом интервале.

Администратор системы в течение операционного дня ведет журнал работы

администратора в котором отражены все технологические моменты текущей работы.

По начислению процентов раз в месяц производится снятие накопленных процентов

с выдачей ведомости снятых процентов. В ведомости снятых процентов определена

корреспонденция счетов зачисления процентов. Снятые проценты зачисляются на

счета в автоматическом или ручном режиме. По зачисленным процентам выдается

специальная ведомость. После контроля этих ведомостей начальник учетно-

операционного отдела выдает распоряжение администратору системы о

правильности зачисления процентов. Администратор производит корректировку и

экспорт в общий массив документов банка.

Особенности технологии сложившиеся

Для обеспечения отсутствия расхождения внутреннего кор.счета со счетом в РКЦ

осуществлен ряд технологических моментов. Всегда одновременно открыты два

операционных дня. Текущий сегодняшний и до 13-00 – вчерашний, после 13-00

завтрашний. Платежи, полученные до 12-00, проводятся и отправляются в РКЦ

сегодняшним днем, после 12-00 следующим днем. Сверка и обработка поступлений

с выдачей лицевых производится только в текущем дне. Электронные поступления

текущего дня РКЦ отправляет лишь утром следующего дня, поэтому администратор

системы, полученные поступления зачисляет на счета сумм зачисленных на к/с но

не проведенные на счета клиентов предыдущего дня (автоматически) и

одновременно с этого же счета на р/счета клиентов поступления предыдущего

дня также автоматически

2. Операция электронного документооборота сектора внутрибанковских операций

Сектор внутрибанковских операций, платежи связанные с перечислениями

корреспондентам банка проводит по схеме, описанной в п.1

Кроме осуществления платежей отдел внутрибанковских операций эксплуатирует

программное обеспечение по учету заработной платы, учету бензина, склад,

расходных и приходных кассовых ордеров, учет основных средств, учет

нематериальных активов, счета фактуры. Эти программные комплексы работают

автономно. Ввод и контроль входных документов осуществляются внутри

соответствующих комплексов. Связь с массивом документов банка осуществляется

либо посредством экспорта документов, либо вручную вводом в операционный день

банка согласно правилам, определенным в п. 1

Бухгалтер рублевой бухгалтерии, оформляет счета фактуры на своем рабочем

месте, общую книгу покупок-продаж формирует программный комплекс сектора

внутрибанковских операций. Работник этого сектора имеет возможность печати и

просмотра этой книги.

Перенос остатков при красном сальдо на парных счетах осуществляется

автоматически в конце дня. Мемориальный ордер по этим проводкам выдается

программным путем..

Операция закрытия отчетного периода осуществляется также в автоматическом

режиме с формированием отчета о прибылях и убытках по форме 2 ОКУД и выдачей

мемориальных ордеров по проведенным операциям.

3. Операция в операционном отделении

Платежи, связанные с клиентскими перечислениями, операционное отделение

проводит по схеме, описанной в п.1. Основное отличие заключается в том, что

документы группируются в специальные пачки и в электронном виде поступают в

головной банк по графику обмена информации. Выписки по счетам, также согласно

графика, в электронном виде приходят в операционное отделение. Работа

операционного отделения по сберегательным операциям описана в п. 6

4. Обработка документов валютной бухгалтерии

Платежи, связанные с клиентскими перечислениями, валютная бухгалтерия

проводит схеме, описанной в п.1. Особенности технологии электронного

документооборота в части работы обменных и вкладных операций описаны ниже.

5. Обменные пункты

Документооборот в обменных пунктах складывается из двух частей. Документы,

подготовленные в валютной бухгалтерии для обменных пунктов и документы

собственно обменных пунктов.

В начале рабочего дня, вместе с инкассацией работник обменного пункта

получает подготовленные в валютной бухгалтерии описи сумок и курсы покупки

продажи валюты. После заполнения форм начала дня в специальном программном

обеспечении, работник обменного пункта осуществляет покупку-продажу валюты,

регистрируя каждую сделку. Программное обеспечение оперативно показывает

количество купленной и проданной валюты, остаток рублей и валюты, количество

совершенных сделок. По окончании работы, кассир обменного пункта выводит

журналы и реестры установленной формы и подготавливает дискету с итогом

работы обменного пункта. Эта информация передается в валютную бухгалтерию.

Валютная бухгалтерия принимает информацию с обменного пункта и автоматически,

программным путем, формирует проводки, экспортируемые в общий массив

документов банка. Описи сумок инкассации в валютной бухгалтерии готовятся

также программным путем

6. Сберегательные кассы и централизованная бухгалтерия

В основу технологии обработки учетной информации для сберегательных операций

положен принцип осуществления программного последконтроля и автономности

работы. Открытие счета вкладных операций, начисление и снятие процентов,

движение средств по счетам осуществляется непосредственно в сберегательной

кассе. По окончанию операционного дня работник сберегательной кассы формирует

групповые проводки в общий массив документов и в электронном виде (используя

телефонный модем) отправляет их в централизованную бухгалтерию, на

специальную машину. Одновременно готовится дискета с аналитической

информацией и с инкассацией доставляется в централизованную бухгалтерию.

Бухгалтер централизованной бухгалтерии осуществляет контроль и печать сводных

мемориальных ордеров по проводкам в операционный день банка со специальной

машины.

Аналитическая информация экспортируется в специальный программный комплекс,

где осуществляется контроль начисления процентов, архивирование и расчеты

специальных форм для нужд кредитного отдела и отдела ценных бумаг. Этот

специальный комплекс дублирует все счета, открытые в сберегательных кассах и

работает автономно от локальной сети банка. Бухгалтер централизованной

бухгалтерии имеет возможность получить дубликат любой формы, прошедшей в

сберегательной кассе.

Специальная машина обрабатывает только групповую информацию и имеет включение

в сеть банка.

7.Стратегия технических решений, обеспечивающая работу электронных технологий

В основу принятия решений о технической модернизации и доукомплектования

средствами вычислительной техники положен принцип ориентации на наличие

программного обеспечения и трудоемкости выполняемой работы. В первую очередь

модернизируются средства обеспечивающие работу банка в целом, далее отделы и

группы, непосредственно обеспечивающие доходность и устойчивость банка.

Рабочие места, занятые в технологическом цикле комплектуются средствами

вычислительной техники только для выполнения конкретной задачи.