Основные этапы документооборота денежно-расчетных операций
p align="left">Руководителем банка назначается специальная комиссия из должностных лиц банка, на которую возлагается решение по уничтожению документов по истечении срока их хранения. Специальные сотрудники подготавливают акты о выделении дел к уничтожению. Документы дел просматриваются полистно, чтобы избежать уничтожения документов, имеющих иной срок хранения. Уничтожаемые дела актируются, а перечни уничтоженных документов остаются в архиве. При ликвидации банка часть документов сохраняется и в дальнейшем. Сроки и порядок сохранения документов регулируются письмом ЦБ РФ от 5 августа 1998 г. № 169-Т «О размещении архивов и порядке уничтожения документов при ликвидации кредитных организаций», которым определена номенклатура дел (перечень документов), подлежащих хранению после завершения ликвидационных процедур [6, с. 207].
Таблица
Сроки хранения банковских документов [3, с. 413]
№ п/п
Наименование дел
Срок хранения
I. Документы органов управления кредитной организации и внутренние нормативные документы
1
Решения, постановления, протоколы высших органов управления кредитной организации и документы к ним
Постоянно
2
Постановления, протоколы заседаний исполнительного органа кредитной организации и документы к ним
Постоянно
3
Приказы и распоряжения кредитной организации
Постоянно
4
Инструкции, правила, положения и другие внутренние нормативные документы кредитной организации
Постоянно
II. Документы о приеме и передаче филиалов
5
Документы о приеме филиалов других кредитных организаций или передаче филиалов в другие кредитные организации, передаточные, разделительные, ликвидационные балансы филиалов и документы к ним
Постоянно
III. Документы ревизий и проверок кредитной организации, отчеты по различным видам деятельности
6
Документы (отчеты, акты, справки) ревизий и проверок кредитной организации органами финансового контроля
Постоянно
7
Отчеты о контрольно-ревизионной работе и документы к ним
Постоянно
8
Отчеты кредитной организации о финансово-хозяйственной деятельности
Постоянно
9
Бухгалтерские отчеты и балансы и документы к ним (объяснительные записки, рекламации)
Постоянно
10
Отчеты о кассовой работе и инкассации
Постоянно
11
Лицевые счета по учету уставного капитала
Постоянно
12
Журналы, книги, сводные карточки, ведомости бухгалтерского учета по балансовым и внебалансовым счетам, ведомости синтетического учета
5 лет
13
Отчеты, сведения о поступлении, расходовании и остатках драгоценных металлов
5 лет
14
Выписки по корреспондентским счетам в учреждениях ЦБ РФ и других банках и приложения к ним
5 лет
15
Выписки по корреспондентским счетам "ностро" и "лоро", дебетовые и кредитовые авизо, ежедневные ведомости операций по счетам "ностро" и "лоро"
5 лет
IV. Документы по работе кредитной организации с ценными бумагами и инвестиционными фондами
16
Проспекты эмиссий выпусков ценных бумаг
Постоянно
17
Условия выпусков депозитных, сберегательных сертификатов, векселей и документы по ним
Постоянно
18
Годовые отчеты о работе с ценными бумагами
Постоянно
19
Документы о совершении операций с ценными бумагами инвестиционных фондов
Постоянно
20
Выписки остатков из карточек лицевых счетов по ценным бумагам, принятым на хранение, закрытые лицевые счета по приему на хранение ценных бумаг
10 лет
21
Ордера по приему на хранение и выдаче ценных бумаг и приложения к ним; сохранные свидетельства по закрытым лицевым счетам, описи, свидетельства, завещания и доверенности; ордера на принятые ценные бумаги для зачисления в доход государства с приложенными к ним документами
10 лет
22
Документы (платежные поручения, расчеты) о расчетах с федеральным бюджетом по государственным ценным бумагам
5 лет
23
Документы о размещении акций инвестиционных фондов (лицевые счета владельцев, справки о денежных средствах, поступивших в уплату за акции фондов, отчеты, справки о расходовании денежных средств)
5 лет
24
Документы о совершении операций с ценными бумагами инвестиционных фондов
5 лет
25
Документы о совершении операций с ГКО (заявки на продажу, выписки из реестра сделок, ежемесячные отчеты, лицевые счета, счета "депо", платежные поручения
Системы электронных межбанковских расчетов, выписки по счетам "ностро", журналы лицевого учета облигаций, оборотов по операциям с облигациями и т.п.)
5 лет
26
Документы по депозитным и конверсионным операциям
5 лет
V. Документы, устанавливающие право собственности кредитной организации на землю, здания, сооружения, оборудование, и документы по хозяйственной деятельности кредитной организации
27
Акты об отводе земельных участков для строительства и расширения объектов, планы, паспорта земельных участков и документы к ним
Постоянно
28
Индивидуальные проекты на строительство зданий и сооружений и утвержденная проектно-сметная документация на строительство и реконструкцию
Постоянно
29
Документы (акты, решения, справки) о приеме в эксплуатацию законченных строительством объектов
Постоянно
30
Паспорта зданий, сооружений
15 лет
31
Договоры, акты о приеме, передаче зданий, сооружений
Постоянно
32
Паспорта оборудования
5 лет
33
Книги, журналы оттисков и слепков печатей и штампов кредитной организации
Постоянно
34
Приемо-сдаточные акты и приложения к ним, составленные при смене материально-ответственных лиц
10 лет
35
Журналы учета лиц, допускаемых к открытию, закрытию, опечатыванию денежных хранилищ, кладовых, сейфов, книги регистрации передачи печатей и ключей
5 лет
36
Акты ревизий кладовых и касс операционных отделов
5 лет
37
Книги учета принятых и выданных наличных денег, ценностей и ценных бланков, тетради учета прихода и расхода наличной валюты
5 лет
38
Документы по инвентаризации имущества и товарно-материальных ценностей, договоры, акты на приобретение, списание основных средств и инвентаря
5 лет
VI. Документы кредитной организации по кадровой работе
39
Приказы, распоряжения кредитной организации о приеме, переводе, поощрении, увольнении работников и журналы регистрации приказов по личному составу
Постоянно
40
Утвержденные штатные расписания и документы по их изменению
Постоянно
41
Лицевые счета работников кредитной организации
75 лет
42
Книги (журналы) регистрации несчастных случаев
Постоянно
43
Личные дела (заявления, анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, копии, выписки из приказов о приеме, перемещении, увольнении, премировании, поощрении, установлении персональных окладов, надбавок, трудовые договоры, копии личных документов, характеристики, представления) сотрудников
75 лет
44
Личные карточки сотрудников (в т.ч. временных работников)
75 лет
45
Список (штатно-списочный состав) работников кредитной организации и филиалов
75 лет
46
Документы (протоколы, отзывы, характеристики, аттестационные листы, анкеты) о проведении аттестации и установлении квалификации
75 лет
47
Документы о представлении работников к награждению правительственными наградами и журналы (книги) учета сотрудников, награжденных правительственными и ведомственными наградами
75 лет
48
Статистические отчеты, сведения о численности, составе, движении, учете кадров, работников, занимающих должности руководителей и специалистов, профессиональном обучении кадров, повышении квалификации
Постоянно
49
Документы (акты, протоколы, заключения) аварийных комиссий, связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами
Постоянно
50
Сводные, расчетные, платежные ведомости на выдачу заработной платы, дивидендов по акциям кредитной организации
5 лет
51
Документы о выплате пенсий, пособий по государственному социальному страхованию, книги учета депонированной заработной платы, регистрации исполнительных листов
5 лет
52
Справки на получение льгот по налогам
5 лет
VII. Документы по работе кредитной организации с юридическими и физическими лицами
Документы по закрытым счетам вкладчиков: ордеров сберегательных книжек, пластиковых карточек, извещения с образцом подписей вкладчиков, ордера на выдачу и перевод вкладов, завещательные распоряжения, заявления об утрате книжек и пластиковых карточек и другие документы
25 лет
56
Выписки остатков вкладов из лицевых счетов вкладчиков
25 лет
57
Карточки закрытых и условно-закрытых лицевых счетов
5 лет
58
Ордера, заявления на переводы вкладов, чеки, книжки, доверенности, поручения на перечисление платежей и другие документы по операциям со вкладами
5 лет
59
Завещательные распоряжения и доверенности вкладчиков
5 лет
60
Документы о переводных операциях: реестры заявлений о переводе вкладов, заявления о переводе, журналы полученных кредитовых авизо и выданных сумм перевода, экземпляры кредитовых авизо и платежных поручений
5 лет
61
Документы об аккредитивных операциях: корешки аккредитивов, контрольные листы, заявления клиентов на оплату
5 лет
62
Документы по расчетным и целевым чекам: корешки чеков, оплаченные чеки, заявления клиентов об утрате чеков, подтверждения, гарантийные письма
5 лет
63
Документы об открытии расчетных, текущих, корреспондентских, бюджетных и других счетов, карточки с образцами подписей и оттиска печати
5 лет
64
Лицевые счета по закрытым счетам юридических лиц
5 лет
65
Платежные поручения, чеки, мемориальные ордера и другие документы приходно-расходных операций по счетам юридических лиц
5 лет
66
Подтверждения сальдо по текущим, расчетным, корреспондентским счетам, взаимным расчетам, акты сверки взаимных расчетов и документы к ним
5 лет
VIII. Документы по валютным операциям
67
Отчеты об открытии и ведении валютных счетов резидентов и нерезидентов и счетов нерезидентов в рублях
Постоянно
68
Статистические отчеты о ведении открытой валютной позиции, движении наличных средств и платежных документов в иностранной валюте, иностранных активов и пассивов, о контроле за поступлением экспортной валютной выручки
Постоянно
69
Документы по валютно-обменным операциям граждан
5 лет
70
Документы по организации кассовой работы с валютными ценностями, в т.ч. инкассо наличной валюты
5 лет
71
Паспорта сделок по экспортным операциям, переписка о гарантиях и аккредитивах по экспортным и импортным операциям
5 лет
IX. Документы по кредитной работе
72
Документы ( справки, расчеты, сведения, переписка с Министерством финансов РФ) о возврате кредитных ресурсов, находящихся в составе государственного долга, и доходах по ним
Постоянно
73
Соглашения с Министерством финансов РФ, ЦБ РФ, министерствами и ведомствами о передаче кредитных ресурсов
10 лет
74
Статистические отчеты о кредитовании населения и юридических лиц
Постоянно
75
Кредитные дела заемщиков: кредитные заявки, кредитные договоры, срочные обязательства на возврат кредита и уплату процентов по нему, дополнительные соглашения, документы по проверке целевого использования кредита, карточки с образцами подписей и печати, переписка; документы, дающие право на получение кредита и подтверждающие платежеспособность юридических лиц (копии уставов, лицензий, свидетельств о регистрации, справки о составе оборотных средств, бухгалтерские отчеты и балансы с приложениями, статистические отчеты)
5 лет
76
Ежедневные сведения об оборотах по ссудным счетам заемщиков
5 лет
77
Ежемесячные сведения об остатках по ссудным счетам заемщиков
5 лет
78
Ведомости срочной и просроченной задолженности по кредитам
5 лет
79
Журналы регистрации кредитных договоров, в т.ч. межбанковских кредитов и кредитов населению
5 лет
80
Журналы регистрации договоров о привлечении кредитных ресурсов юридических лиц в депозит, депозитный сертификат, вексель
5 лет
81
Расчетные ведомости, платежные документы, переписка о привлечении и передаче кредитных ресурсов и начислении доходов по ним
5 лет
82
Документы о выдаче ссуд населению: заявления на выдачу ссуд, справки о доходах, поручительства, справки о доходах поручителей, кредитные договоры, распоряжения о выдаче ссуд, дополнительные соглашения и другие документы
5 лет
83
Заключения, акты и другие документы на списание безнадежных к взысканию ссуд
5 лет
X. Документы по претензионно-исковой работе, переписка с правоохранительными органами
84
Документы о злоупотреблениях и хищениях в кредитной организации
3 года
85
Исковые заявления, акты, справки, претензии, переписка с правоохранительными органами по уголовным и гражданским делам; копии решений, приговоров, частных определений, постановлений
3 года
86
Постановления судебных и правоохранительных органов о наложении и снятии арестов по счетам, вкладам, конфискации вкладов, ценных бумаг, решения судебных органов о приостановлении операций по счетам, исполнительные листы, переписка по ним и взысканиям
3 года
5. Внутpибанковский контроль и аудит
Одним из условий внутреннего контроля является четкое разделение контрольных и исполнительских функций при ведении учета в банке.
Контроль операций. Банк осуществляет предварительный и последующий контроль по своим операциям. При ведении предварительного контроля банковские операции контролируются в момент их совершения или до этого момента. Большинство банковских операций подлежат предварительному контролю (кассовые, вкладные, расчетные). При приеме денежно - расчетных документов ответственный исполнитель (бухгалтер, контролер) обязан проверить, соответствует ли документ установленной форме бланка, заполнены ли все предусмотренные бланком реквизиты, правильность указания банковских реквизитов (в случае отсутствия - проставляются работниками банка), соответствует ли печать и подписи распорядителя счетом заявленным банку образцам. После этого документ заверяется подписью ответственного исполнителя. Ордера по счетам фондов банка, драгоценных металлов, по расходу наличных средств, прибылей и убытков, по учету просроченной задолженности и процентов, долгов, списанных в убыток, а также ордера на закрытие расчетных, текущих, бюджетных счетов и ордера по закрытию корреспондентских счетов, ордера по исправлению допущенных ошибок в бухгалтерском учете должны иметь контрольную подпись. Контрольная подпись по видам операций предоставляется старшим лицам, назначаемым приказом по банку.
Исправление бухгалтерских записей производится методом обратного сторно. Документом, служащим основанием для проведения исправительной записи является исправительный ордер. Ордер выписывается в 4-х экземплярах.
В связи с тем, что исправительные проводки не являются массовыми, Банк России не разрешает изготовление исправительных ордеров с применением вычислительной техники.
Расчетно-денежные документы, на основании которых в учреждениях банков осуществлен прием и выдача наличных денег и других ценностей и перечисление средств с одних счетов на другие счета в банке, должны иметь дату проводки и подписи должностных лиц банка, оформивших документ и проверивших его, а документы по тем операциям, по которым дополнительного контроля не требуется, - одну подпись ответственного исполнителя. Последующий контроль осуществляется выборочно или тематически. Он осуществляется главным бухгалтером банка или уполномоченными лицами по его по его распоряжению. Организация контроля и повседневное наблюдение за его осуществлением на всех участках учетно-операционной и кассовой работы возлагаются на главного бухгалтера. Главные бухгалтеры учреждений банков, их заместители, начальники отделов и инспекторы последующего контроля обязаны по должности систематически производить последующие проверки учетно-операционной работы. Последующие проверки должны проводиться с таким расчетом, чтобы работа каждого учетно-операционного работника проверялась, как правило, не реже одного раза в год.
Внутрибанковский аудит. Для поддержания финансовой устойчивости банка, грамотного проведения операций, обеспечения сохранности и увеличения пассивов, получения достоверной информации о финансовом состоянии и состоянии исполнительской дисциплины, многие банки стали вводить вместо ревизионно-бухгалтерских подразделений, отделы внутрибанковского аудита. В отличии от ревизионно-бухгалтерских подразделений на отделы аудита возлагаются и более широкие функции. Так, на отдел аудита могут быть возложены следующие задачи:
- административный контроль;
- контроль бухгалтерского учета;
- контроль ликвидности активов и сохранности пассивов, соответствие структур пассивов и активов;
- контроль доходности и рентабельности операций.
Основными исходящими документами отдела аудита являются:
- записки о состоянии дел в той или иной области деятельности банка или банковских операций;
- записки о соответствии проводимых операций решениям общего собрания акционеров (пайщиков) банка, Совета или Правления банка, о выполнении приказов и распоряжений по банку;
- аналитические записки;
- акты проверок.
Функции внутрибанковского аудита в разных банках могут отличаться и значительно. Тем не менее, чем банк крупнее, чем больше у него филиальная сеть, тем более важным является проведение контрольных мероприятий.
Кроме того, в соответствии с приказами Банка России от 28.08.97 г. № 02-372 и от 29.08.97 г. № 02-378 утверждены Положения «Об организации внутреннего контроля в банках» и «О порядке организации внутреннего контроля в кредитных организациях - участниках финансовых рынков». В соответствии с указанными документами в банках должна быть сформирована служба внутреннего контроля в функции которой входят:
выполнение сотрудниками банка требований действующего законодательства;
оценка и минимизация банковских рисков;
правильное и своевременное отражение в учете банковских операций;
Руководитель службы внутреннего контроля является по должности заместителем руководителя банка и не может одновременно руководить иными подразделениями банка [6, с. 201].
Заключение
Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.
Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.
От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям [1, с. 174].
Библиографический список
Банк, В. Р. Организация и бухгалтерский учет банковских операций [Текст] / В. Р. Банк - М.: Финансы и статистика, 2004. - 267 с.
Голубятников, С. П. Судебная бухгалтерия [Текст] : Учебник / С. П. Голубятников. - М.: Юрид. лит., 1998. - 368 с.
Козлова, Е. П. Бухгалтерский учет в коммерческий банках [Текст] / Е.П. Козлова, Е.Н. Галанина. - М.: Финансы и статистика, 2002. - 640 с.
Кондраков, Н. П. Бухгалтерский учет [Текст] : Учебное пособие / Н. П. Кондраков. - М.: ИНФРА-М, 1997. - 560 с.
Пошерстник, Н. В. Самоучитель по бухгалтерскому учету (7-е изд.) [Текст] / Н. В. Пошерстник, М. С. Мейксин. - СПб.: «Издательский дом Герда», 2003. - 656 с.
Смирнова, Л. Р. Банковский учет [Текст] / Л. Р. Смирнова. - М.: Финансы и статистика, 1999. - 235 с.
Уголовный кодекс Российской Федерации [Текст]. - М.: ИНФРА-М, 2004. - 190с.
Рефераты бесплатно, реферат бесплатно, сочинения, курсовые работы, реферат, доклады, рефераты, рефераты скачать, рефераты на тему, курсовые, дипломы, научные работы и многое другое.
