Теория организации и системный анализ фирмы

Теория организации и системный анализ фирмы

МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ЭКОНОМИКИ, СТАТИСТИКИ И ИНФОРМАТИКИ

КАФЕДРА ОБЩЕЙ ТЕОРИИ СИСТЕМ и СИСТЕМНОГО АНАЛИЗА МЭСИ

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине

ТОиСА

ТЕМА : «Системный анализ на примере своей организации»

Выполнила: Пахомова Л.В.

Группа: ЗФ-14

Факультет: Целевой Экономико-Правовой

Специальность: Финансы и кредит

Проверил: проф. Кацман В.Е.

МОСКВА

28.05.2001

СОДЕРЖАНИЕ:

Ч А С Т Ь 1 | |- 3 | |

|I. | |- 4 |

| |1.1. | |

| |1.2. |- 7 |

| |1.3. |- 10 |

| |1.4. |- 11 |

II.

| | |- 13 |

|2.1. |- 15 | |

|Ч А С Т Ь 2 | |- 17 |

Литература: | |- 19 | |

Ч А С Т Ь 1

ВВЕДЕНИЕ

Организация – это объект, обладающий упорядоченной внутренней

структурой. В нем сочетаются многообразные связи (физические,

технологические, экономические, правовые) и человеческие отношения.

Организация как объект представляет собой целостный комплекс

взаимосвязанных элементов (свойство организационной сложности) и особое

единство с внешним окружением. Для нее характерна целенаправленность

функционирования и развития. Она самоорганизующая система на всех этапах

своего жизненного цикла. Именно такое понимание и положено в основу всего

комплекса знаний о теории организации.

Организации создают структуры, чтобы обеспечить координацию и контроль

деятельности своих подразделений и работников. Структуры организаций

отличаются друг от друга сложностью, формализацией, соотношением

централизации и децентрализации.

Структурные взаимосвязи в организациях находятся в центре внимания

многих исследователей и руководителей. Для эффективного достижения цели

необходимо понимание структуры работ, подразделений и функциональных

единиц. Организация работы и людей во многом влияет на поведение

работников. Структурные и поведенческие взаимосвязи, в свою очередь,

помогают установить цели организации, ориентирование на их достижение.

К организациям относятся различные образования (предприятия,

коммерческие фирмы, учебные и научные организации и др.)

Структура организации – это те фиксированные взаимосвязи, которые

существуют между подразделениями и работниками организации. Ее можно

понимать как установленную схему взаимодействия и координации

технологических и человеческих элементов.

I.

Организация является одним из частных элементов системы. Суть данной

контрольной работы представить организацию как систему, исследовать ее с

помощью методов системного анализа, с применением соответствующих

математических и эвристических (интуитивных) методов. В качестве

математических методов используем методы теории графов.

За систему я приняла Экономический бизнес колледж города Москвы (ЭБК),

который является обособленным структурным подразделением Международной

Школы Бизнеса (МШБ) и начал свою работу в 1996 году в городе Москве. ЭБК

осуществляет подготовку специалистов со средним специальным

профессиональным образованием, а также повышение квалификации и

переподготовку кадров.

1.1.

Структура может быть простой или сложной в зависимости от числа и типа

взаимосвязей между частями системы. В сложных системах должна существовать

иерархия, т. е. упорядочение уровней подсистем, частей и элементов. От типа

и упорядоченности взаимоотношений между компонентами системы в значительной

степени зависят функции систем и эффективность их выполнения.

В данном учебном заведении используется иерархическая структура. Она

характерна тем, что реализует все виды связей, т.е. предполагает выполнение

каждым работником определенной работы, функциональные связи между

исполнителями, линейные – руководителя с исполнителем, характеризуется

передачей управленческого воздействия в виде конкретного набора функций:

Рис.1 Иерархическая структура управления ЭБК

Система – это конечное множество функциональных элементов и отношений

между ними, выделенная из внешней среды с определенной целью в рамках

некоторого временного интервала.

Как я уже говорила, за систему в данной контрольной работе я приняла

Экономический бизнес-колледж г.Москвы (ЭБК). На организацию (систему)

находящуюся как в рентабельном так и нерентабельном состоянии (в данном

случае в рентабельном) влияют многие внешние факторы, которые в понятиях

рыночной экономики называют «макроокружением», а с точки зрения ТО и СА –

внешней средой.

Внешняя среда – есть совокупность всех объектов, изменение свойств которых

влияет на систему, а также тех объектов, чьи свойства меняются в результате

поведения системы. На данном ниже примере (рис.2) видно, что ЭБК находится

под влиянием внешних факторов окружающей его среды. Это и социально-

экономические и демографические (что тоже не маловажно) факторы, а также

ряд других (налоговая служба (система), Базовый ВУЗ (МШБ) и др.

Рис.2 Внешняя среда:

1.2.

Основные функции системы:

. удовлетворение потребностей личности в индивидуальном, культурном и

нравственном развитии, приобретении средне-специального образования и

квалификации в избранной области профессиональной деятельности;

. удовлетворение потребностей общества в квалифицированных специалистах;

. Подготовка специалистов;

. переподготовка и повышение квалификации;

. распространение знаний среди населения, повышение его

общеобразовательного и культурного уровня;

. обеспечение непрерывности между средним и высшим образованием (ЭБК (

МШБ);

. образование креативной личности, способной адаптироваться в быстро

меняющемся современном мире.

Рис.3 Экономический Бизнес-Колледж как СИСТЕМА

Рассматривая данную систему (Рис.3), можно заметить, что она состоит из

элементов.

Элемент системы – предел деления системы с точки зрения аспекта

рассмотрения (решения).

Современная система может содержать огромное количество элементов. Для

ее исследования применяется разделение на части - декомпозиция. Таким

образом, большую систему разбивают на относительно небольшие части. Каждую

из которых возможно исследовать, и взаимосвязь между ними. Последующий

процесс разбиения частей на составляющие их части – многоуровневая

декомпозиция.

Рассмотрим на примере рис.3 (стр.7, п/п 1.2.) деление системы на

составляющие элементы (рис.4):

Рис.4 Пример деления системы на составляющие элементы:

В свою очередь, каждый элемент можно также разделить на составные

элементы. Например,

КУРАТОРЫ ( КУРАТОР ГРУППЫ №1, КУРАТОР ГРУППЫ №2, КУРАТОР ГРУППЫ №3.

Каждого куратора, в свою очередь можно «разделить» на обязанности, которые

он выполняет.

Это:

> Заполнение классных журналов;

> Проверка посещаемости;

> Составление расписания факультативных занятий для своей группы;

> Назначение дежурств по закрепленной за группой аудитории;

> Проведение родительских собраний;

> Проверка успеваемости;

> Устройство студентов на практику

и мн. др.

В свою очередь, каждую обязанность куратора можно также разделить на

выполняемые им операции.

1.3.

Части системы можно классифицировать на подсистемы и компоненты.

Подсистема – относительно независимая часть системы, обладающая ее

основными свойствами.

В данной контрольной работе я рассматриваю как систему Экономический

бизнес-колледж г.Москвы. Хотя, в принципе, он сам является подсистемой.

Подсистемой Международной школы бизнеса, его основательницы, его базового

ВУЗа. Потому что сохраняет все его основные функции.

Для ЭБК подсистемами будут являться (рис.3, стр.7, п/п 1.2.):

> Дневное отделение;

> Вечернее отделение

Они сохраняют все основные функции колледжа (системы):

. Подготовка специалистов;

. Переподготовка специалистов;

. удовлетворение потребностей общества в квалифицированных специалистах;

. Направление студентов в базовый ВУЗ (МШБ)

и др.

Если часть системы, не сохраняет ее некоторые основные свойства, то она

называется компонентом. Компонент – набор однородных элементов системы,

выделенных по определенному признаку.

Выделим по однородному признаку для ЭБК некоторые компоненты:

> Группы студентов по специальности «Менеджер по туризму»;

> Группы студентов по специальности «Бухгалтер-менеджер»;

> Группы студентов по специальности «Оператор ЭВМ»;

> Группы студентов по специальности «Юрист».

Все эти компоненты выделены по определенному признаку, в данном случае

– специальность, выбранная студентами при поступлении в ЭБК.

1.4. Связи в системе

Связь определяется как ограничение степени свободы элементов. Элементы

в системе утрачивают часть своих свойств, которыми они обладали в свободном

состоянии, но также и приобретают. Связи можно охарактеризовать

направлением (направленные и ненаправленные), силой (сильные и слабые),

видом (подчиненные, связи порождения, управления и равноправные). Одна и та

же связь может характеризоваться несколькими признаками.

Рассмотрим связи в системе (ЭБК) с применением теории ГРАФОВ.

Рис.5 Связи в системе с применением теории графов

В данном примере представлен пример системы методом смешанного графа. Т.е.

в этом графе присутствуют как направленные так и ненаправленные связи.

Является наиболее общим случаем графа.

II.

Одной из причин, объясняющей, почему ЭБК является прибыльной

организацией, заключается в очень упорной работе собственников и

сотрудников фирмы. Стремление к лидерству и качество команды позволили

поставить перед собой широкий набор целей, которые должны соответствовать

постоянно меняющимся требованиям на рынке образования.

Миссия ЭБК состоит в том, чтобы предоставить самый широкий и

качественный спектр услуг по подготовке-переподготовке специалистов по

представленным сертифицированным специальностям.

Стратегическая цель ЭБК - Завоевание лидирующего положения на рынке

образования за счет расширения списка специальностей и качества обучения.

Тактические цели:

. Быть прибыльным предприятием и использовать полученные средства для новых

инвестиций по мере возникновения возможностей;

. Отобрать и принять на работу новых педагогов и кураторов, усвоивших

принципы самомотивации, ориентированных на успехи и привыкшие к упорной

работе;

. Иметь в ЭБК достаточное количество педагогического состава,

удовлетворяющих указанным требованиям;

. Завоевать для нашей фирмы на целевом рынке имидж солидной организации;

. Разработать комплекс льгот по оплате обучения для детей инвалидов,

неполноценных семей и семей с низким уровнем доходов;

. К концу пятого выпуска получить государственную аккредитацию (июнь-август

2001 года).

Рис.6 Дерево целей:

A. Обеспечение образовательного процесса;

B. Организация перспективных н-т разработок (создание образовательной

компьютерной программы для упрощения процесса обучения)

C. Расширить спектр сертифицированных специальностей;

D. Обеспечение высокой эффективности работы преподавателей, кураторов и др.

персонала;

E. Техническое сопровождение (полная компьютеризация);

F. Использовать полученные средства для новых инвестиций.

G. Получение государственной аккредитации;

H. Получение сертификата для новых специальностей («Менеджер по

гостиничному бизнесу», «Банковское дело»;

I. Набор достаточного количества педагогического состава для обеспечения

качественного образования по новым специальностям;

2.1.

Проектирование организационных структур управления осуществляется на

основе следующих основных взаимодополняющих методов:

1.Аналогий;

2.Экспертно-аналитического;

3.Структуризации целей;

4.Организационного моделирования.

Метод аналогий состоит в применении организационных форм и механизмов

управления, которые оправдали себя в организациях со сходными

организационными характеристиками (целями, типом технологий, спецификой

организационного окружения, размером и т.п.) по отношению к проектируемой

организации. К методу аналогий относится выработка типовых структур

управления производственно-хозяйственных организаций и определение границ и

условий их применения.

Экспертно-аналитический метод состоит в обследовании и аналитическом

изучении организации силами квалифицированных специалистов с привлечением

ее руководителей и других работников для того, чтобы выявить специфические

особенности проблемы, «узкие места», в работе аппарата управления, а также

выработать рациональные рекомендации по его формированию или перестройке

исходя из количественных оценок эффективности оргструктуры, рациональных

принципов управления, заключений экспертов, а также обобщения и анализа

наиболее передовых тенденций в области организации и управления.

Метод структуризации целей предусматривает выработку системы целей

организации, включая их количественную и качественную формулировки, и

последующий анализ организационных структур с точки зрения их соответствия

системе целей. При его использовании чаще всего выполняются следующие

этапы:

a) разработка дерева целей;

b) экспертный анализ предлагаемых вариантов;

c) составление карт прав и ответственности.

Метод организационного моделирования представляет собой разработку

формализированных математических, графических, машинных и других

отображений распределения полномочий и ответственности в организациях,

являющихся базой для построения, анализа и оценки различных вариантов

организационных структур по взаимосвязи их переменных.

Можно назвать несколько типов организационных моделей:

. математико-кибернетические модели управленческих структур;

. графоаналитические модели организационных систем;

. натуральные модели организационных структур и процессов;

. математико-статистические модели зависимостей исходными факторами

организационных систем.

Ч А С Т Ь 2

ПЕРСПЕКТИВЫ ДЛЯ ДАЛЬНЕЙШЕГО ПРИМЕНЕНИЯ СА В ДАННОЙ

ОРГАНИЗАЦИИ (ЭБК)

В этой части контрольной работы я рассмотрю перспективы дальнейшего

применения в ЭБК системного анализа. Конечно, в учебных заведениях, обычно,

редко этим занимаются, но стоит, все-таки попробовать это сделать.

Наш колледж довольно-таки маленькая организация, с минимальным

количеством штатных работников (директор, кураторы, бухгалтер, уборщица,

оператор ЭВМ и секретарь) все остальные работают по трудовому соглашению.

Вся ответственность за какие-либо организационные проекты или исследования

лежит на руководителе ЭБК – директоре, Репине Н.Н.

Поэтому, рассмотренные мной перспективы будут несколько интуитивными и

займут немного места.

1. Перспектива первая состоит в применении организационных форм и

механизмов управления, которые оправдали себя в учебных заведениях со

сходными организационными характеристиками (целями, типом технологий,

спецификой организационного окружения, размером и т.п.) по отношению к

данной организации ЭБК;

2. Дальше, выработать или реорганизовать структуру управления организации

и, после, определить границы и условия их применения;

3. Перспектива третья связана с экспертно-аналитическим методом. Он

состоит в обследовании и аналитическом изучении данной организации силами

квалифицированных специалистов с привлечением ее руководителей и других

работников для того, чтобы выявить специфические особенности проблемы, в

работе аппарата управления, а также выработать рациональные рекомендации

по его формированию или перестройке исходя из количественных оценок

эффективности организационной структуры, рациональных принципов

управления персоналом ЭБК, а также обобщения и анализа наиболее передовых

тенденций в области организации и управления данного Колледжа;

4. Предусмотреть выработку системы целей ЭБК, включая их количественную и

качественную формулировки, и последующий анализ организационной

структуры, с точки зрения их соответствия системе целей;

5. С методом организационного моделирования связана пятая перспектива. Она

представляет собой разработку формализированных математических,

графических, машинных и других отображений распределения полномочий и

ответственности в организациях, являющихся базой для построения, анализа

и оценки различных вариантов организационных структур по взаимосвязи их

переменных.

Процесс проектирования организационной структуры управления должен быть

основан на совместном использовании охарактеризованных выше методов, но

возможен и выбор метода решения той или иной организационной проблемы

зависит от ее характера, а также от возможностей для проведения

соответствующего исследования. А именно анализ графоаналитических систем

или сетевых систем в которые входят анализ, отображение распределения

функций, полномочий, ответственности, организационных связей.

Использованная литература:

1. «Теория систем и методы системного анализа» Волкова, Денисов;

Москва, изд-во «Инфра-М», 1998 год;

2. «Управление персоналом организации» под ред. Кибанова; Москва, изд-

во «Инфра-М», 1999 год;

3. Лекции по курсу «Теория организации и системный анализ»

Преподаватель – Кацман В.Е.; МЭСИ, ЦЭПФ, 2000-2001 учебный год.

-----------------------

[pic]

Налоговая

система

Система

образования

Платежеспособный спрос

Базовый ВУЗ

ЭКОНОМИЧЕСКИЙ БИЗНЕС-КОЛЛЕДЖ

Специалисты

Политическая

система

Социально-экономические факторы

Демографические факторы

Муниципалитет

Территориальные факторы

Бухгалтерия

Секретариат

Буфет

Учебно-методический

отдел

Директор ЭБК

Зав. уч. частью

Штат педагогов

кураторы

Гл. бухгалтер

Оператор ПК

Секретарь

Буфетчица

Уборщица

Учебно-методический

отдел

Кураторы

Зав. уч. частью

Преподаватели

ЭБК (система)

Э Б К

Группа №Д-5

Группа №Д-3

Группа №Д-4

Группа №Д-2

Специальность менеджер по туризму

Специальность Бухгалтер-менеджер

Специальность Бухгалтер-менеджер

Сециальность Оператор ЭВМ

Специальность юрист

Группа №Д-1

Сециальность Оператор ЭВМ

Специальность менеджер по туризму

Дневное отделение

Вечернее отделение

Группа №Д-6

Группа №В-1

Группа №В-2

Группа №В-3

Группа №В-4

Группа №В-5

Группа №Д-2

Группа №Д-1

Группа №Д-5

Группа №Д-6

Группа №В-1

Группа №В-2

Группа №Д-4

Группа №Д-3

Группа №В-3

Группа №В-4

Группа №В-5

Специальность менеджер по туризму

Специальность юрист

Сециальность Оператор ЭВМ

Специальность Бухгалтер-менеджер

Специальность менеджер по туризму

Сециальность Оператор ЭВМ

Специальность Бухгалтер-менеджер

Дневное отделение

Вечернее отделение

Э Б К

система

Учебно-методический отдел

Бухгалтерия

Буфет

Секретариат

Преподаватели

Бухгалтер

Уборщица

Буфетчица

кураторы

Завуч

Секретарь

Оператор ПК

ЦЕЛИ ЭБК

Стратегическая цель

Тактическая цель

Миссия

Быть прибыльным предприятием

Обеспечение качества образования

Завоевание лидирующего положения на рынке

образования

Спектр услуг по подготовке-переподготовке кадров

G.;H.;I.

F.

D.;E.

A.;B.;C.