Современные табличные процессоры

Современные табличные процессоры

Министерство образования Российской Федерации

Оренбургский государственный университет

Заочный факультет

Кафедра новых информационных технологий

контрольная работа

на тему : «Современные табличные процессоры»

Выполнила : Лялина С.В. студентка I

курса

2 группы специальности ТХМК

Проверил: Колобов Ю.В.

Оренбург 2001

План работы:

Введение………………………………………………………………………...3

1. Microsoft – лидер по производству программного обеспечения…………4

2. Табличный процессор Excel 7.0. Основная информация и технические

характеристики…………………………………………………………………5

3. Основные пункты меню и их назначение………………………………….9

4. Выполнение команд меню с использованием сочетаний клавиш (горячие

клавиши)………………………………………………………………………17

Заключение……………………………………………………………………20

Список литературы……………………………………………………………21

Введение

Наверное, трудно сейчас представить современного человека, не

владеющего компьютером. Безусловно, компьютер занимает важное место в жизни

человека. Применение компьютера позволяет облегчить работу человека. данную

работу я посвящу табличному процессору Excel – одному из компонентов пакета

Microsoft Office 97. Табличный процессор Excel – самый популярный на

сегодняшний день табличный редактор. Он позволяет легко оперировать с

цифрами, обладает удобным интерфейсом – это как компьютер «общается» с

пользователем, позволяет строить различные графики, множество диаграмм,

которые способствуют более полному способу представления информации и

усвоения материала.

При написании этого реферата я использовала текстовый редактор Word 7.0

из пакета Microsoft Office 97. Также помимо использования книжного

материала, я использовала справку, которую можно вызвать походу работы.

1. Microsoft – лидер по производству программного обеспечения

Несомненным лидером на рынке программного обеспечения (ПО) на

сегодняшний день является корпорация Microsoft. Основателем компании

является Билл Гейтс. Его продукция является самой популярной в мире,

поэтому Билл Гейтс – самый богатый человек в мире. Практически на 80 %

компьютеров мира стоит операционная система Windows (естественно, и на моем

компьютере). ПО Microsoft приобрело статус «Де факто». Его изучают в школах

и ВУЗах, его используют в большинстве организаций и на большинстве

персональных компьютеров.

Корпорация Microsoft старается сделать так, чтобы пользователь при

помощи ее ПО мог решить все возникающие перед ним проблемы. Причем

различные программные продукты имеют как-бы «одно лицо», интерфейс. Это

позволяет пользователю освоив работу например в текстовом процессоре Word,

уверенно чувствовать себя в Excel , что значительно сокращает время

освоения программ. К тому же ПО для бизнеса обьединяется в так называемый

пакет MS-Office. В него обычно входят 3-4 взаимосвязанных программных

оболочки позволяющих создавать, вести и обрабатывать любые документы и

информацию. Причем информация набранная например в Excel может быть

свободно перенесена в Word или наоборот.

2. Табличный процессор Excel 7.0. Основная информация и технические

характеристики

Табличный процессор Excel фирмы Microsoft предназначен для ввода

хранения обсчета и выдачи больших обьемов данных в виде удобном для анализа

и восприятия информации. Все данные хранятся и обрабатываются в виде

отдельных или связанных таблиц. Одна или несколько таблиц составляет

«рабочую книгу», в этом случае таблицы называются рабочими листами этой

книги. Листы можно удалять добавлять или перемещать из одной рабочей книги

в другую. Физически на диске сохраняется вся книга в виде отдельного файла

с расширением «xls».

Так как Excel – табличный редактор, то и основную информацию я буду

отображать в таблицах.

Основные технические характеристики

|Характеристика |Значение |

|Число пользовательских |Ограничивается только объемом памяти |

|панелей инструментов | |

|Число пользовательских |Ограничивается только объемом памяти |

|кнопок | |

|Число открытых документов |Ограничивается только объемом памяти и |

| |системными ресурсами |

|Максимальный размер листа |16384 строк на 256 столбцов |

|Ширина столбца |от 0 до 255 символов |

|Высота строки |от 0 до 409 пунктов |

|Длина текста в ячейке |не более 255 символов |

|Длина формулы |не более 1024 символов |

|Число листов в книге |Ограничивается только объемом памяти |

| |(максимальное число листов книги, открываемой|

| |по умолчанию - 255) |

Технические характеристики листов и книг

|Характеристика |Значение |

|Число сценариев |Ограничивается только объемом памяти, |

| |хотя в итоговый отчет включаются первые|

| |251 сценарий |

|Число видов |Ограничивается только объемом памяти, |

| |хотя в окне диалога Диспетчер видов |

| |выводится список первых 256 видов |

|Количество значащих десятичных |15 |

|разрядов | |

|Максимальное положительное число |9.99999999999999E307 |

|Минимальное отрицательное число |-9.99999999999999E307 |

|Минимальное положительное число |1E-307 |

|Максимальное отрицательное число |-1E-307 |

|Предельное число итераций |32767 |

|Размер массивов |не более 6553 элементов |

|Число сводных таблиц на листе |Ограничивается только объемом памяти |

|Число элементов в сводной таблицы|не более 256 |

|Число страниц в сводной таблице |не более 8000 |

|Число цветов в книге |56 |

|Число стилей ячейки в книге |не более 4000 |

|Число пользовательских числовых |Ограничивается только объемом памяти |

|форматов | |

|Число выделенных диапазонов |не более 2048 |

|Число имен в книге |Ограничивается только объемом памяти |

|Число аргументов функции |не более 30 |

|Число вложений функций |не более 7 |

|Число стандартных функций |320 |

|Число пользовательских функций |Ограничивается только объемом памяти |

|Число окон книги |Ограничивается только системными |

| |ресурсами |

|Число подокон окна |не более 4 |

|Число связанных листов |Ограничивается только объемом памяти |

|Интервал масштабирования |от 10% до 400% |

|Число поименованных видов |Ограничивается только объемом памяти |

|Число отчетов |Ограничивается только объемом памяти |

|Число сценариев |Ограничивается только объемом памяти |

|Число уровней сортировки |3 для однократной сортировки; |

| |неограниченно для последовательных |

| |сортировок |

Технические характеристики диаграмм

|Характеристика |Значение |

|Число диаграмм, использующих данные листа|Ограничивается только объемом |

| |памяти |

|Число листов, используемых диаграммой |не более 255 |

|Число рядов данных в диаграмме |не более 255 |

|Число элементов в ряду данных |не более 4000 |

|Суммарное число элементов во всех рядах |не более 32000 |

|данных диаграммы | |

|Число шрифтов диаграммы |не более 255 |

|Число стилей линии |не более 8 |

|Число весовых коэффициентов линии |не более 4 |

|Число узоров для заливки плоских фигур |18 |

|Число возможных сочетаний узора и цвета |56448 |

|(цветной монитор) | |

|Число возможных сочетаний узора и цвета |56448 (Зависит от марки |

|(цветной принтер) |принтера и его программного |

| |обеспечения.) |

3. Основные пункты меню и их назначение

У Excel есть еще масса преимуществ. Это очень гибкая система «растет»

вместе с вашими потребностями, меняет свой вид и подстраивается под Вас.

Основу Excel составляет поле клеток и меню в верхней части экрана. Кроме

этого на экране могут быть расположены до 10 панелей инструментов с

кнопками и другими элементами управления. Вы можете не только использовать

стандартные панели инструментов. но и создавать свои собственные.

Рассмотрим основные пункты меню Excel 7.0При открытии или создании

новой рабочей книги в верхней части экрана располагается основное меню

Excel. Оно состоит из 9 раскрывающихся подменю которые в свою очередь

содержат пункты меню или раскрывающиеся подменю второго порядка.

Основное меню имеет следующие подменю сгруппированные по типам работы.

1) Файл - Подменю для работы с файлами, их открытия закрытия и

сохранения.

2) Правка - Подменю для работы с клетками таблицы.

3) Вид - Подменю для изменения внешнего вида таблицы и представления

данных.

4) Вставка - Подменю для добавления ячеек, строк, столбцов и других

элементов.

5) Формат -Подменю для изменения вида представляемых данных в таблице.

6) Сервис - Подменю проверок и изменения настроек системы.

7) Данные - Подменю обработки данных таблицы их сортировки и

группировки.

8) Окно - Подменю изменения вида окна и переходов между окнами.

9) ? - Подменю помощи

Рассмотрим подробнее каждое подменю

Файл

|Создать |Создать новую рабочую книгу. |

|Открыть |Открыть существующую рабочую книгу. |

|Закрыть |Закрыть рабочую книгу. |

|Сохранить |Сохранить изменения в файле на диске. |

|Сохранить как |Сохранить рабочую книгу под новым именем. |

|Сохранить рабочую |Сохранить измененные документы и состояние |

|область |рабочей области. |

|Свойства |Вывод сведений о данном документе |

|Доступ |Совместное использование одного документа |

| |несколькими пользователями |

|Параметры страницы |Изменение параметров страницы для документа |

|Область печати | |

|- Задать |Определение области листа для распечатки |

|- Убрать |Удаление определения |

|Предварительный |Просмотр документа перед печатью |

|просмотр | |

|Печать |Вывод документа или его части на печать |

|1 |Список последних файлов которые вы открывали. |

|2 |Можно повторно открыть указанный в списке файл. |

|3 | |

|4 | |

|Выход |Выход из программы Excel |

Правка

|Отменить |Отменить последнее произведенное действие |

|Повторить |Вернуть отмененное действие |

|Вырезать |Вырезать выделенный обьект в буфер |

|Копировать |Скопировать выделенный обьект в буфер |

|Вставить |Вставить обьект из буфера |

|Специальная вставка |Позволяет выбрать, что вставлять данные или |

| |формулы |

|Заполнить |Заполнить выделенный интервал значениями |

|- Вниз |расположенными в первой ячейке. Или |

|- Вправо |скопировать формулу из первой ячейки со сменой|

|- Вверх |ее аргументов для каждой строки или столбца. |

|- Влево ... | |

|Очистить |Очистка |

|- Все |Всего содержимого ячеек |

|- Форматы |Форматов данных в ячейках |

|- Содержимое |Формул или значений ячеек |

|- Примечания |Примечаний к ячейкам |

|Удалить |Удалить строку, столбец или ячейки |

|Удалить лист |Удаление рабочего листа |

|Переместить/скопировать |Перемещение или копирование выделенных листов |

| |по книге или в другую книгу |

|Найти |Поиск текста в выделенных ячейках |

|Заменить |Поиск текста и замена его новым текстом |

|Перейти |Быстрый переход на ячейку или область |

Вид

|Строка формул |Показать или скрыть панель формул |

|Строка состояния |Показать или скрыть строку состояния |

|Панели инструментов |Выбрать стандартные панели инструментов |

|Во весь экран |Вывести на экран только таблицу и Основное |

| |меню |

|Масштаб |Изменение масштаба таблицы от 10% до 400 % |

|Диспетчер отчетов |Печатать или определить вид отчета |

|Диспетчер видов |Определить поименованный Вид |

Вставка

|Ячейки |Вставить новую ячейку |

|Строка |Вставить новую строку. |

|Столбец |Вставить новый столбец. |

|Лист |Вставить новый рабочий лист. |

|Диаграмма |Вставить вновь создаваемую диаграмму. |

|- На этом листе | |

|- На новом листе | |

|Макрос | |

|- Модуль |Создание нового программного модуля. |

|- Диалоговое окно |Вставка в книгу нового листа диалога. |

|- Макрос MS Excel 4.0 |Вставка в книгу нового листа макросов |

|Разрыв страницы |Вставить символ обозначающий переход на новую |

| |страницу при печати. |

|Функция |Вызов мастера функций для создания или |

| |редактирования существующей в клетке функции. |

|Имя | |

|- Присвоить |Присвоение или удаление имени выделенному |

|- Вставить |интервалу |

|- Создать |Вставить имя из листа существующих имен в |

|- Применить |формулу. |

| |Создать автоматически имя выделенному |

| |интервалу. |

| |Замена ссылок в формуле на имена. |

|Примечание |Создание, редактирование и удаление примечания |

|Рисунок |Вставка рисунка из внешнего файла |

|Обьект |Одного из обьектов стандртизованых Microsoft |

Формат

|Ячейки |Изменение шрифта, границ и других параметров |

| |ячейки |

|Строка |Изменение параметров строки |

|- Высота | |

|- Автоподбор высоты | |

|- Скрыть |Скрыть строку из вида |

|- Показать |Сделать видимой скрытую строку |

|Столбец |Изменение параметров столбца |

|- Ширина | |

|- Автоподбор ширины | |

|- Стандартная ширина | |

|- Скрыть |Скрыть столбец из виду |

|- Показать |Сделать видимым скрытый столбец |

|Лист | |

|- Переименовать |Переименовать рабочий лист |

|- Скрыть |Скрыть рабочий лист |

|- Показать |Показать скрытый рабочий лист |

|- Подложка |Изменить фон рабочего листа |

|Автоформат |Автоматическое форматирование рабочего листа |

|Стиль |Выбор стиля для форматирования листа |

|Размещение |Размещение видимых обьектов |

|- На передний план | |

|- На задний план | |

|- Сгруппировать | |

Сервис

|Орфография |Проверка орфографии |

|Зависимости |Показать зависимости при помощи стрелок |

|- Влияющие ячейки |Показать стрелками ячейки которые влияют на |

|- Зависимые ячейки |результат |

|- Источник ошибки |Показать ячейки, чей результат зависит от данной|

|- Убрать все стрелки |ячейки |

|- Панель зависимостей |Указать источник ошибки для данной ячейки |

| |Удалить все указатели |

| |Вывод панели трассировки зависимостей |

|Автозамена |Добавление или удаление списка элементов |

| |автозамены |

|Подбор параметра |Решение задачи с одним параметром |

|Сценарии |Создание и проверка условных сценариев |

|Поиск решения |Поиск решения по заданной модели |

|Защита | |

|- Защитить лист |Защитить рабочий лист от изменений |

|- Защитить книгу |Защитить от изменений всю книгу |

|Надстройки |Добавить удалить необходимые шаблоны и мастера |

|Макрос |Работа по созданию, записи и назначению клавишам|

|Запись макроса |макросов. |

|Назначить макрос | |

|Параметры |Изменение и установка параметров системы |

Данные

|Сортировка |Сортировка выделенных ячеек |

|Фильтр | |

|- Автофильтр |Отбор записей с помощью раскрывающихся списков |

|- Показать все |Показать все записи |

|- Расширенный фильтр |Отбор записей с указанием условий в отдельном |

| |диапазоне |

|Форма |Поиск, изменение и удаление записей базы данных |

|Итоги |Добавление итогов к списку |

|Таблица подстановки |Создание в выделенном диапазоне таблицы |

| |подстановки значений в формулу |

|Текст по столбцам |Разбор текста в выделенном диапазоне по столбцам|

|Мастер шаблонов |Средство создания шаблонов документов |

|Консолидация |Обьединение диапазонов в указанный диапазон |

|Структура |Подменю по созданию, изменению и удалению |

|- Скрыть детали |параметров структуры документа |

|- Показать детали | |

|- Сгруппировать | |

|- Разгруппировать | |

|- Автоструктура | |

|- Удалить структуры | |

|- Параметры | |

|Сводная таблица |Создание и изменение сводной таблицы |

|Поле сводной таблицы |Установка свойств поля сводной таблицы |

|Обновить данные |Обновление сводной таблицы |

|Получить внешние данные |Вставка данных из внешнего источника |

Окно

|Новое |Открыть новое окно |

|Расположить |Изменение расположения окон |

|Скрыть |Убрать с экрана текущее окно |

|Показать |Показать скрытые окна |

|Закрепить области |Строки выше и столбцы левее курсора больше не |

| |прокручиваются. |

|1 Активное окно |Перейти в одно из открытых окон |

|2 Активное окно | |

?

|Вызов справки |Справочная система с подробным описанием всех |

| |функциональных возможностей. |

|О программе |Данные о версии, номере продукта и параметрах |

| |системы. |

4. Выполнение команд меню с использованием сочетаний клавиш (горячие

клавиши)

Все команды меню могут быть вызваны с помощью клавиатуры. Для этого

нажмите клавиши ALT+ подчеркнутая буква в имени меню, а затем нажмите

клавишу с изображением буквы, подчеркнутой в команде меню.

Функциональные клавиши и клавиши управления курсором

Перечень команд функциональных клавиш приведен в таблице.

| | | | | | |ALT+ |

| |Клавиша |SHIFT |CTRL |ALT |CTRL |SHIFT |

| | | | | |+SHIFT | |

|F1 |Вывести справку |Что это | |Вставить | |Вставить|

| |или открыть окно|такое? | |лист с | |новый |

| |помошника | | |диаграммой| |лист |

|F2 |Перейти к правке|Перейти к | |Выполнить | |Выполнит|

| |содержимого |правке | |команду | |ь |

| |ячейки и строки |примечания| |Сохранить | |команду |

| |формул |ячейки | |как | |Сохранит|

| | | | | | |ь |

|F3 |Вставить имя в |Вставить |Присвоить | |Создать | |

| |формулу |функцию в |имя | |имена по | |

| | |формулу | | |тексту | |

| | | | | |ячеек | |

|F4 |Повторить |Повторить |Закрыть |Выполнить | | |

| |последнее |последний |окно |команду | | |

| |действие |переход | |Выход | | |

| | |или поиск)| | | | |

|F5 |Выполнить |Отобразить|Восстанови| | | |

| |команду Перейти |окно |ть | | | |

| |(меню Правка) |диалога |исходный | | | |

| | |Поиск |размер | | | |

| | | |окна книги| | | |

|F6 |Перейти в |Перейти в |Перейти в | |Перейти в | |

| |следующую |предыдущую|следующую | |предыдущую| |

| |область окна |область |книгу | |книгу | |

| | |окна | | | | |

|F7 |Выполнить | |Переместит| | | |

| |команду | |ь окно | | | |

| |Орфография (меню| |книги | | | |

| |Сервис) | | | | | |

|F8 |Включить режим |Включить |Изменить |Отобразить| | |

| |расширения |режим |размер |окно | | |

| |выделенной |перехода к|окна книги|диалога | | |

| |области |следующему| |Макрос | | |

| | |участку | | | | |

| | |выделяемой| | | | |

| | |области | | | | |

|F9 |Пересчитать все |Пересчитат|Свернуть | | | |

| |листы во всех |ь текущий |окно книги| | | |

| |открытых книгах |лист | | | | |

|F10 |Перейти в строку|Вывести |Развернуть| | | |

| |меню |контекстно|или | | | |

| | |е меню |восстанови| | | |

| | | |ть окно | | | |

| | | |книги | | | |

|F11 |Создать |Вставить |Вставить |Открыть | | |

| |диаграмму |новый лист|лист для |окно | | |

| | | |макроса |редактора | | |

| | | |Microsoft |Visual | | |

| | | |Excel 4.0 |Basic | | |

|F12 |Выполнить |Выполнить |Выполнить | |Выполнить | |

| |команду |команду |команду | |команду | |

| |Сохранить как |Сохранить |Открыть | |Печать | |

| |(меню Файл) |(меню |(меню | |(меню | |

| | |Файл) |Файл) | |Файл) | |

Заключение

Итак, в своей работе я попыталась рассказать об основных возможностях

табличного процессора Excel. Применение этого табличного процессора

позволяет легко оптимизировать и ускорить работу по обработке информации.

Ведь не зря доказано, что представление информации в табличном виде, а

также в виде графиков, диаграмм позволяет более наглядно и лучше

представить информацию.

Список литературы

1. «Как работать с Microsoft Office 97» Microsoft Press Официальное

издание, 1998 г.

2. «Microsoft Office 97 для Windows для «чайников»» В.Вонг и Роджер

С.Паркер, «Диалектика», Москва, 1997 г.

3. «Использование Microsoft Excel 97» Джошуа С.Носситер, «Диалектика»,

Москва, 1997 г.