Использование компьютера для подготовки текста

Использование компьютера для подготовки текста

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 3

1. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТА. 5

2. ВОЗМОЖНОСТИ ТЕКСТОВОГО РЕДАКТОРА. 8

3. РЕДАКТИРОВАНИЕ И ФОРМАТИРОВАНИЕ ТЕКСТА. 9

4. МИНИМАЛЬНЫЙ НАБОР ТИПОВЫХ ОПЕРАЦИЙ ПРИ ПОДГОТОВКЕ ТЕКСТА. 11

5. РАСШИРЕННЫЙ НАБОР ОПЕРАЦИЙ ПРИ ПОДГОТОВКЕ ТЕКСТА. 13

6. ВСТАВКА ТАБЛИЦ. 17

7. СОЗДАНИЕ И РАБОТА С ГРАФИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ. 18

8. ОПЕРАЦИИ СОХРАНЕНИЯ ТЕКСТА. 19

9. РАСПЕЧАТКА. 20

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 21

ЛИТЕРАТУРА 22

ВВЕДЕНИЕ

Трудно представить себе область нашей повседневной жизни, где бы не

было места для компьютеров и различной автоматизации с их использованием.

Там где раньше использовалась пишущая машинка, калькулятор и другие

средства автоматизации труда сейчас на смену им пришел компьютер. В

последние годы темпы продвижения компьютерных технологий в различные

области знаний, производства, торговли, частной жизни человечества

особенно высоки.

Одной из первостепенных задач, решаемых с помощью компьютеров, является

автоматизация получения различных тестовых документов. Насколько проще для

человека, имеющего навыки работы с компьютером, создать и распечатать текст

с его использованием по сравнению с той же самой работой на печатной

машинке? Ответ очевиден. Преимущества компьютерной подготовки текста по

сравнению с ранее существовавшими неоспоримы. Это и возможность

корректировки уже существующего текста, создание различных шаблонных

документов, автоматизированное форматирование, всевозможные средства

подгонки текста под стандартные форматы листов, визуальное представление

будущего документа на мониторе компьютера и многое другое. Все эти

возможности попадают в руки конечного пользователя через использование

специализированных программ, называемых текстовыми редакторами или

текстовыми процессорами. Именно такого рода программам и будет уделено

особое внимание в процессе разработки интересующей меня темы использования

компьютера при подготовке текста.

Текстовые редакторы – это программы для создания и редактирования

(подготовки) текстовых документов. Это письма, статьи, справки, повести или

романы и прочая информация, именуемая текстовый документ, текстовый файл

или просто текст.

Что такое редактирование текста? Это то, что мы привыкли понимать в

обиходном значении этого слова – весь комплекс операций по внутренней

(смысловой) и внешней (оформительской) работе над текстом. Каждый текст

можно «кроить», т.е. вырезать из него куски, «склеивать» их, вставлять в

рабочий материал части из других текстов, менять их местами и пр. Можно

изменять расположение текста на странице, формат строк и абзацев, вставлять

в текст иллюстрации (рисунки, графики, схемы и пр.).

При описании текстовых процессоров следует выделить две группы

программных продуктов этого типа. Первая группа ориентирована на создание

документов разной степени сложности с мощными средствами форматирования и

включения графики. Типичным представителем этой группы является WinWord.

Вторая группа текстовых процессоров (их часто называют текстовыми

редакторами) ориентирована для работы с чисто текстовыми файлами, среди

которых могут быть тексты программ, написанные на различных языках,

конфигурационные файлы, файлы настройки и др. Ярким представителем таких

программных продуктов является MultiEdit версий, начиная 5.0. Этот

текстовый процессор имеет мощную систему контекстной замены, встроенный

язык макрокоманд на уровне Visual Basic, средства поддержки внутренней

среды, средства помощи при наборе ключевых слов.

Существует еще одна отдельная группа программ для подготовки текста –

это настольные издательские системы. Издательские программы (Desktop

Publishing) в чем-то похожи на обычные текстовые процессоры, но отличаются

от них более широким набором возможностей работы с текстом. Правда следует

заметить, что эта разница постепенно стирается, и такие редакторы, как Word

Perfect или Word уже приближаются к издательским программам. Во всяком

случае они в состоянии обеспечить набор и распечатку несложных изданий.

Как правило издательские программы имеют широкий спектр читаемых

форматов, т.е. возможность работать с файлами, созданными во многих других

программах: текстовых, графических, чертежных. Текст легко можно вставить

внутрь любого рисунка; кроме того, имеются средства для рисования простых

фигур внутри самой программы. Если предполагается цветное издание, то есть

возможность варьировать цветовой гаммой, и при распечатки получать нужное

количество копий соответствующих каждому цвету. В полиграфии это называют

разложением цвета на отдельные составляющие.

1. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТА.

Шаблоны

Самый простой способ создания нового документа, это использование

шаблонов. Шаблоны представляют собой стандартные заготовки документов

определенного типа и используются для облегчения подготовки документов.

Шаблоны позволяют составлять и хранить универсальные бланки документов

различного типа: писем, служебных записок, доверенностей, платежных

поручений. Составной частью шаблонов являются стили, определяющие внешний

вид символов и абзацев. Начиная составлять определенный документ, вы

сначала вызываете шаблон этого типа документов, а уже затем заполняете его.

Составление документа при этом сводится к заполнению его определенных полей

текстом. Один раз сделанный на основе стандартов шаблон может в дальнейшем

многократно использоваться для создания документов определенного вида.

Некоторые текстовые процессоры (например, WinWord) хранят в шаблонах не

только информацию, нужную для создания нового документа, но также и

некоторые элементы Среды: состав панелей инструментов и меню, набор

макросов, коэффициент масштабирования при отображении документа и т.п.

Любопытно, что документ, созданный в WinWord, может быть собственным

шаблоном. В развитых текстовых процессорах существует целый ряд

инструментов, способствующих автоматизации создания шаблонов. Среди них

важнейшими являются поля подстановки и макросы. Использование полей

подстановки дает возможность вставлять в шаблон документа новые поля,

предназначенные для дальнейшего их заполнения пользователем.

Открытие документа

Для того чтобы отредактировать уже существующий документ, которого пока

нет на экране, надо сначала открыть его, т.е. вызвать с диска. При этом

открываемый документ не исчезает с диска, просто его копия переносится в

память компьютера. Как только документ открыт, его можно редактировать,

распечатывать или просто читать.

Режим вставки и замены символов

Текстовый процессор всегда находится в одном из двух режимов — вставка

или замена. Для их переключения обычно используется клавиша . В режиме

вставки вводимый с клавиатуры текст отодвигает направо текст документа»

стоящий правее курсора, не разрушая его. В режиме замены вместо символа,

стоящего над курсором (или правее его), вводится новый символ с клавиатуры.

Режим вставки разрушает существующий текст документа.

Когда текст вводится впервые, удобнее пользоваться режимом вставки, а

также при редактировании текста, когда добавляется в текст символ, слово

или предложение. Если же вы хотите заменить один символ другим, то

используйте режим замены.

Режим вставки - метод добавления текста в документ, при котором

существующий текст сдвигается вправо, освобождая место вводимому тексту.

Режим замены - метод добавления текста в документ, при котором символ,

стоящий над курсором, заменяется вводимым с клавиатуры.

Копирование, перемещение и удаление фрагмента текста

Фрагментом называется непрерывная часть текста. Выделение фрагмента

делает его объектом последующей команды. Выделить фрагмент — значит

"подсветить" его с помощью мыши или клавиатуры. Выделенный фрагмент может

быть строчным, блочным или линейным. Строчной фрагмент состоит из

последовательности целых строк. Блочный фрагмент обычно объединяет части

строк, образующие в совокупности прямоугольник. Линейный (потоковый)

фрагмент может включать в себя последовательность (необязательно) целых

строк. У некоторых текстовых процессоров (например, WinWord) нет строчного

выделения. Однако его легко осуществить с помощью перетаскивания мышью. У

текстового процессора MultiEdit предусмотрены все три способа выделения.

Существуют специальные способы выделения для слова, строки, предложения и

др. (Например, двойной или тройной щелчок мышью в WinWord).

Наиболее часто используемые операции в текстовых процессорах —

копирование, перемещение и удаление фрагментов текста. Эти операции могут

выполняться как с буфером промежуточного хранения, так и без него. В

Лексиконе, например, такие операции выполняются только через буфер. В

процессорах MultiEdit и WinWord — и так и так. Например, в текстовом

процессоре WinWord возможно перетаскивание фрагментов мышью на новое место

(с удалением по старому месту или без удаления) без помощи буфера. Сущность

операций, использующих буфер промежуточного хранения, состоит в ом, что

помеченный фрагмент текста переносится на новое место, копируется туда или

просто удаляется. Технология выполнения этих операций включает в себя

несколько этапов:

. выделение части текста (фрагмента);

. перенос выделенного фрагмента в буфер промежуточного хранения;

. перемещение курсора в нужное место документа;

. копирование (перенос) выделенного фрагмента из буфера в место

документа, указанное курсором.

Поскольку все приложения Windows работают через общий системный буфер

промежуточного хранения, операции с фрагментами текста могут затрагивать не

только внешние документы, но и другие приложения. Так, вы можете перенести

(скопировать) помеченный фрагмент из вашего текущего документа,

создаваемого в WinWord, в какой-либо документ в табличном процессоре Excel,

или, наоборот, использовать часть внешнего документа, находящегося в другом

окне, создаваемом вами.

В современных текстовых процессорах возможно удалить символ, слово,

строку, фрагмент текста (строчный или блочный).

При этом удаление последнего введенного символа (т.е. символа, стоящего

левее курсора) осуществляется при помощи клавиши , а символа,

следующего за курсором, — при помощи клавиши .

Удалению слова, строки, предложения или любого другого фрагмента текста

предшествует предварительное выделение соответствующего элемента текста, а

затем применение либо клавиши , либо операции удаления. Место,

занимаемое удаленным элементом текста, автоматически заполняется

размещенным после него текстом.

Удаленный фрагмент текста помещается в буфер промежуточного хранения ,

так же как в операции перемещения. При необходимости его можно

восстановить, если туда не произведена новая запись очередной операции

копирования, перемещения, удаления. Новый фрагмент текста заменяет

предыдущий.

Операция откатки

Во многих программных средствах, в том числе и в текстовом процессоре,

предусмотрена операция откатки. Для реализации этой операции текстовый

процессор фиксирует последовательность действий по изменению текста в виде

последовательных шагов. Специальной командой откатки (Undo) пользователь

может вернуть документ к состоянию, которое было несколько шагов назад,

т.е. "откатиться". Глубина возможной откатки зависит от Среды. мощности

используемого компьютера и других причин. Наряду с командой откатки

существует команда отмены откатки (Redo).

2. ВОЗМОЖНОСТИ ТЕКСТОВОГО РЕДАКТОРА.

Большинство текстовых редакторов предоставляют пользователю следующие

возможности:

. Набор текста.

. Корректирование набранного текста обычным способом, т.е. изменение

букв, слов и т.д.

. Вырезание кусков текста, запоминание их в течении текущего сеанса

работы, а также в виде отдельных файлов.

. Вставка кусков в нужное место текста.

. Нахождение в тексте нужных слов или предложений.

. Замена слов одно на другое частично или полностью по всему тексту.

. Форматирование текста, т.е. придание ему определенного вида по

следующим параметрам: ширина текстовой колонки, абзац, поля с обеих

сторон, верхнее и нижнее поле, расстояние между строками,

выравнивание края строк.

. Автоматическая разбивка текста на страницы с заданным числом строк.

. Автоматическая нумерация страниц.

. Автоматический ввод подзаголовков в нижней или верхней части

страницы.

. Выделение части текста жирным, наклонным или подчеркнутым шрифтом.

. Переключение программы для работы с другим алфавитом.

. Табуляция строк, т.е. создание постоянных интервалов для

представления текста в виде колонок.

Распечатка текста или отдельных его кусков.

Следующие дополнительные функции реализованы в мощных редакторах

или, как их принято называть, текстовых процессорах, например, таких как

WinWord:

. Возможность увидеть на экране текст в готовом виде, т.е. таким,

каким он будет распечатан принтером.

. Широкий выбор шрифтов.

. Возможность вставки в текст формул, таблиц, рисунков.

. Возможность создания нескольких текстовых колонок на одной

страницы.

. Автоматический поиск и исправление грамматических ошибок.

. Выбор готовых стилей и шаблонов.

3. РЕДАКТИРОВАНИЕ И ФОРМАТИРОВАНИЕ ТЕКСТА.

Суть форматирования

Операции форматирования включают в себя разбивку текста на строки (в

рамках абзаца) и страницы, выбор расположения абзацев, отступов и отбивок

между абзацами, обтекания отдельных абзацев, а также видов и начертаний

шрифтов. Эти операции выполняются различными текстовыми процессорами с

разной степенью автоматизации. Например, разбивку на строки и страницы

WinWord выполняет автоматически (это свойство — отличительная черта мощных

текстовых процессоров). Лексикон автоматически разбивает только на строки,

а разбивку на страницы выполняет лишь по специальной команде. MultiEdit и

то и другое выполняет по команде. Таким образом, после введения с

клавиатуры исходных установок (команд) форматирования, определяемых

конкретным видом документа, текстовый процессор автоматически

переформатирует документ.

Суть форматирования заключается в способности текстового процессора

изменять оформление документа на странице, а именно:

. изменять границы рабочего поля, определяя поля сверху, снизу,

слева, справа;

. устанавливать межстрочный интервал (разреженность строк на

странице) и межбуквенный интервал в слове;

. выравнивать текст - центрировать, прижимать к левой или правой

границе

. равномерно распределять слова в строке;

. использовать разные шрифты и т. п.

Форматирование текста

При редактировании документа изменяется его содержимое, а, форматируя

документ, изменяется его внешний вид. В текстовых редакторах различают

форматирование символов и форматирование абзацев.

При форматировании символов как правило задаются параметры шрифта:

гарнитура, размер, начертание, тип подчеркивания и прочее.

Гарнитура шрифта – это термин, которым определяется общая форма

символов. Например, гарнитура roman является общим названием для целого

семейства классических шрифтов, и отличается засечками на концах букв и

комбинаций толстых и тонких линий в начертании символа. Эта гарнитура легко

читаема, поэтому разработчики шрифтов создали на ее базе множество шрифтов

сходного вида, например, шрифт Times New Roman поставляемый с Windows.

Для любого фрагмента документа (слова, строки, абзаца, предложения или

всего документа) можно задать шрифт. Понятие шрифта включает в себя

совокупность следующих параметров:

. тип шрифта (или гарнитура). Это может быть Таймс, Курьер и т.д.;

. размер шрифта. Задается в пунктах. Например: 14 пт, 16 пт и т.д.;

. начертание (обычный, полужирный, курсив, полужирный курсив);

. тип подчеркивания (одинарное, двойное, волнистое и т.д.);

. цвет шрифта;

. эффекты (верхний и нижний индекс, зачеркивание, тень и т.д.);

Для задания другого шрифта выделите сначала фрагмент, в котором вы

собираетесь поменять шрифт. Затем для изменения типа шрифта, размера и

начертания воспользуйтесь панелью инструментов.

Если требуется увеличить (уменьшить) размер шрифта, то раскройте список

размеров и выберите нужное значение или введите его самостоятельно.

Чтобы изменить тип шрифта, раскройте список шрифтов и выберите нужный.

Сделать выделенный фрагмент текста полужирным, курсивом или

подчеркнутым (в любых сочетаниях) можно нажатием соответствующих кнопок на

панели инструментов. С их же помощью соответствующие эффекты и снимаются.

В редакторе WinWord более тонкое форматирование шрифта можно выполнить,

выделив фрагмент текста и выбрав команду Формат/Шрифт… Эта команда вызывает

диалоговое окно, в котором можно сделать все предусмотренные варианты

шрифтового оформления.

С помощью элементов данного окна можно изменить не только тип и размер

шрифта, но и все остальные параметры шрифта. Сделав необходимые настройки,

нажмите клавишу ОК.

В большинстве шрифтов кроме обычных символов, изображенных на клавишах

клавиатуры, входят специальные символы и значки. Эти символы применяются

при создании документов научного или технического характера, а также при

работе не с английским, а с некоторыми другими языками. Поскольку символов

такого рода на клавиатуре нет, в Word имеется диалоговое окно для их

вставки.

Понятие абзаца

Форматирование часто применяется по отношению к абзацу.

Вы заметили, что как только вводимый текст достигнет правой границы,

текстовый процессор автоматически переведет его на следующую строку.

Другими словами, если вводимое слово слишком длинно и не помещается на

оставшейся строке, текстовый редактор автоматически начинает новую строку.

Если вы закончили данный абзац и хотите, чтобы курсор переместился в начало

следующего, нажмите клавишу ввода . Такое нажатие следует

рассматривать как команду, по которой текущий абзац закрывается. В

текстовом Процессоре WinWord при завершении абзаца клавишей новый

абзац наследует стиль предыдущего.

Абзац — фрагмент текста, процесс ввода которого закончился нажатием на

клавишу ввода .

4. МИНИМАЛЬНЫЙ НАБОР ТИПОВЫХ ОПЕРАЦИЙ ПРИ ПОДГОТОВКЕ ТЕКСТА.

Минимальный набор типовых операций включает операции, производимые над

документом в целом, над абзацами документа и над его фрагментами. К

операциям, производимым с документом, относятся:

. создание нового документа — присвоение документу уникального имени и

набор всего текста документа на клавиатуре;

. загрузка предварительно созданного документа в оперативную память;

. сохранение документа — копирование документа из оперативной памяти во

внешнюю;

. удаление документа — удаление созданного или загруженного документа с

экрана;

. распечатка документа — создание твердой (бумажной) копии документа.

Операции, производимые над абзацами

Абзац является ключевым элементом в структуре документа для многих

текстовых процессоров (хотя имеются и другие, например, в WinWord —

разделы).

Указанные операции включают установку границ абзацев и абзацных

отступов, выравнивание, а также включение переноса слов.

Установку границ абзацев производят с помощью маркеров отступов,

находящихся на координатной линейке, или соответствующими командами меню.

Выравнивание (выключка). Различают четыре вида горизонтального (влево,

вправо, по центру, по ширине) и три вида вертикального выравнивания (вверх,

вниз, по высоте).

Перенос при выключенном режиме автоматического переноса слово, не

поместившееся на строке, полностью переносится на следующую строку. Это не

придает элегантности тексту; его правый край остается неровным. Для

улучшения внешнего вида текста используют режим переноса. При ручном

варианте переноса пользователь сам определяет место переноса, вводя дефис,

и жестким переводом каретки (нажатием на клавишу ) переходит на

следующую строку. Использование такого режима переноса приводит к

необходимости удаления дефисов при повторном форматировании текста

документа.

При включенном режиме автоматического переноса реализуется мягкий

вариант переноса: текстовый процессор сам делит слово на слоги и переносит

его наилучшим способом. Этот режим не создает никаких трудностей при

повторном форматировании.

Операции, производимые над фрагментами текста

Эти операции включают выделение фрагмента текста, его перемещение,

копирование или удаление, которые были рассмотрены в предшествующем разделе

главы. Кроме того, выделенный фрагмент текста можно напечатать, произвести

поиск и замену символов, применить шрифтовое выделение и ряд других

операций.

5. РАСШИРЕННЫЙ НАБОР ОПЕРАЦИЙ ПРИ ПОДГОТОВКЕ ТЕКСТА.

Контекстный поиск и замена

Режим контекстного поиска и замены реализуется поиском в документе

некоторого текстового элемента и заменой его на другой, заданный

пользователем. Заменяемый и заданный текстовые элементы могут быть

различной длины, включать в себя одно слово, группу слов, часть слова,

числа и другие знаки. Существует ряд дополнительных условий для выполнения

операции поиска и замены. Укажем некоторые из них.

. Одноразовая и глобальная замена Режим одноразовой замены прекращает

поиск после нахождения первого вхождения заменяемого элемента.

Глобальная замена заменяет все вхождения заменяемого элемента.

. Автоматическая и ручная замена. Режим ручной замены требует

подтверждения пользователя на замену после нахождения каждого

вхождения заменяемого элемента. Автоматический режим такого

подтверждения не требует.

. Чувствительность и нечувствительность к строчным и прописным символам.

При выборе режима, чувствительного к строчным и прописным символам,

регистр, в котором отображен заменяемый элемент, имеет значение при

его поиске. Иными словами, если вы, например, задали заменяемый

элемент как ibm, текстовый процессов не обратит внимания на

встретившееся ему в тексте слово IBM.

. Направление поиска. Обычно команда поиска и замены реализует поиск,

начиная от позиции текста, занимаемой в настоящее время курсором, и до

конца документа. У ряда текстовых процессоров направление поиска можно

изменить на обратное. В ряде текстовых процессоров (например, WinWord)

с помощью специальных символов реализуется язык запросов, дающий

возможность осуществлять контекстный поиск по сложным критериям.

Проверка синтаксиса и орфографии

Режим проверки правописания и синтаксиса выполняется специальными

программами (Speller/Checker), которые могут быть автономными либо

встроенными в текстовый процессор. Эти программы значительно различаются по

своим возможностям. Наиболее мощные из них проверяют не только

правописание, но и склонение, спряжение, пунктуацию и даже стиль. Указанный

режим используют для контроля одного слова, страницы или целого документа.

Указанное слово сопоставляется с его написанием в словаре и в случае любых

несоответствий выдается на экран для редактирования. При этом пользователю

предлагается следующий выбор:

1) провести исправление;

2) игнорировать ошибку;

3) добавить данное слово во вспомогательный словарь.

Многие текстовые редакторы предлагают дополнительные услуги (например,

варианты написания слова), облегчающие исправление ошибок. Но помните, что

возможности программы зависят от полноты словаря. Поэтому постоянно

пополняйте вспомогательный словарь, внося в него слова, отсутствующие в

исходном словаре.

Кроме проверки ошибок пунктуации и выдачи предложений по их устранению,

этот режим обеспечивает выявление некоторых ошибок стиля, в частности

неправильное использование заглавных и строчных букв, повторение одного и

того же слова несколько раз подряд, отсутствие пробела между словами,

отсутствие второй кавычки и т. п. Все указанные ошибки выявляются на основе

сравнение разработанного текста с хранящимися в памяти основными правилами.

Заметим, что используемый в рамках текстового процессора набор таких правил

существенно ограничен.

Словарь синонимов

Словарь синонимов поможет избежать повторений и сделает элегантным ваш

стиль изложения. Его использование чрезвычайно просто. Наведите курсор на

интересующее вас слово и введите команду просмотра словаря синонимов.

Текстовый редактор выдаст на экран несколько синонимов. Выберите тот,

который вам больше нравится, и он автоматически будет перенесен в документ.

Установка общих параметров страницы

Различают логическую и физическую страницы. Физическая страница (в

некоторых текстовых редакторах вместо этого термина используется термин

"размер бумаги") обычно имеет некоторый стандартный размер, например

210х297 мм, а логическая страница образуется на поле физической за вычетом

установленных пользователем границ. Количество данных на логической

странице определяется, с одной стороны, плотностью печати (количеством

знаков на строке), а с другой — разреженностью строк (интервалом между

строками). Если вы собираетесь работать с двойными листами конвертами или

наклейками, вам следует установить новые размеры физической страницы.

Аналогично тому, как осуществляется жесткий и мягкий перевод каретки на

новую строку, текстовый процессор осуществляет мягкий и жесткий переход на

новую страницу. Мягки переход осуществляется автоматически после заполнения

последней строки на странице. Однако пользователь может начать новую

страницу, не дожидаясь ее окончательного заполнения, подав команду жесткого

перехода.

Существует также команда запрета разрыва страниц, которая используется,

когда вы хотите, чтобы определенная часть документа (например, таблица)

находилась на одной странице. В этом случае вы должны поставить команду

запрета разрыва страниц перед интересующей вас таблицей, чтобы

предотвратить ее разрыв.

При разрыве абзаца многие текстовые процессоры обеспечивают контроль за

так называемыми висячими строками. Висячей строкой называется первая строка

или заголовок нового абзаца, оказавшийся на последней строке страницы

(Widow), или последняя строи абзаца, оказавшаяся в начале страницы

(Orphan). Размещение абзаца при его разрыве может регулироваться по-

разному. Например, не менее двух строк в конце страницы и не менее трех

строк в начале.

Для введения нумерации страниц в создаваемом вами документе текстовый

процессор предложит специальное меню, в котором вы сможете указать все

интересующие вас условия нумерации: месторасположение на листе номера

страницы, отказ от нумерации первой страницы, использование колонтитулов и

др. Номера страниц проставляются в колонтитуле.

Колонтитулы представляют собой одну или несколько строк, помещаемых в

начале или конце каждой страницы документа. Они обычно содержат номера

страниц, название глав и параграфов, название и адрес фирмы и т.п.

Колонтитулы могут различаться для четных и нечетных страниц, а также для

первой страницы и последующих. Использование колонтитулов позволяет лучше

ориентироваться в документе, а также использовать дополнительные

возможности рекламы.

Использование макросов

Макросом называют файл, в котором хранится программа последовательности

действий, заданная пользователем. Макрос имеет уникальное имя.

С помощью макросов можно автоматизировать многие типовые

технологические этапы при работе с документами, например, макрос,

выполняющий последовательность команд по созданию стиля для каждого абзаца

документа. После вызова макроса записанная в нем последовательность

действий или команд будет в точности воспроизведена

Макрос создают двумя способами:

. автоматически в специальном режиме текстового процессора путем

записи последовательности действий пользователя;

. программированием последовательности команд, подлежащих

выполнению.

Макрос может храниться в самом файле документа (например, WinWord). Он

может также храниться в специальном стилевом файле как элемент общего

окружения документа.

Автотекст

Эффективным инструментом для разработки как шаблонов, так и обычных

документов является так называемый автотекст (тезаурус). Автотекст

создается на основе специального словаря (глоссария), включающего часто

употребляющиеся слова, фразы и рисунки, которые по мере необходимости

вставляют в документ. Любой из указанных элементов автотекста можно

сохранить под определенным именем вместе со своим стилем.

Слияние документов

В мощных текстовых процессорах имеется возможность слияния документов.

Для выполнения этой процедуры необходимо иметь:

. главный документ, содержащий постоянную информацию;

. документ — источник для хранения переменной информации.

Главным документом может быть стандартная форма справки или

приглашения, стандартное письмо, надписи на конверте, т.е. форма любого

стандартного текста и т.д.

Документ-источник должен представлять собой базу данных (или таблицу),

состоящую из однотипных записей. В документе-источнике содержатся данные,

которыми будет заполняться главный документ.

6. ВСТАВКА ТАБЛИЦ.

В разных текстовых редакторах имеются различные возможности

создания таблиц (в основном рисование).

WinWord имеет встроенные средства создания и изменения таблиц.

Таблица позволяет вводить текст рядами и колонками. Организация цифр в

колонки облегчает их восприятие. В ячейках таблицы может размещаться текст,

графика, ссылки на данные других документов.

Можно создать пустую таблицу и потом заполнить ее данными или

преобразовать имеющийся текст в таблицу.

При редактировании таблиц можно выполнять такие действия как:

перемещение по таблице, выделение всей таблицы и отдельных ее элементов,

вставку и удаление строк, столбцов и ячеек, форматирование текста в

ячейках, изменение размеров таблицы, объединение ячеек и разбивку таблицы.

7. СОЗДАНИЕ И РАБОТА С ГРАФИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ.

Многие текстовые процессоры имеют встроенные средства создания и

обработки графических изображений в виде отдельных графических объектов или

в виде рисунков, включающих один или несколько объектов.

Кроме того, они позволяют импортировать в документ рисунки,

подготовленные другими программами. При импортировании рисунка может

выполняться встраивание в документ (хранение рисунка в документе) без связи

с исходным файлом, или связывание с исходным файлом.

Встроенные рисунки можно обрабатывать средствами самого текстового

процессора, а связанные рисунки – с помощью внешнего графического

редактора.

8. ОПЕРАЦИИ СОХРАНЕНИЯ ТЕКСТА.

Операция сохранения записывает отредактированный документ, находящийся

в оперативной памяти, на диск для постоянного хранения. Тип сохраненного

документа обычно присваивается текстовым процессором автоматически.

Например, в текстовом процессоре Word 6.0 документу присваивается тип .DOC,

а в текстовом процессоре Lexicon - тип ТХТ. Большинство текстовых

процессоров используют следующие три операции со хранения данных.

. Сохранить и продолжить редактирование. Эта операция выполняется

периодически, гарантируя сохранность более свежей копии

проектируемого документа на случаи возможной его утраты.

. Сохранить и выйти. Мы используем эту операцию для сохранения

отредактированного документа и выхода в операционную систему.

. Выйти без сохранения Эта операция позволяет выйти в операционную

систему без сохранения документа, с которым работали.

В текстовых процессорах, имеющих многооконный режим работы,

предусматриваются одна операция выхода и отдельные операции сохранения и

скрытия окон. Если при выходе в закрываемом окне остается несохраненный

измененный документ, то текстовый процессор дополнительно запрашивает,

следует ли сохранить документ или нет.

Текстовые процессоры с помощью резервных файлов обеспечивают защиту

созданных документов от возможной утраты. Для этого специальной командой

сохранения обеспечивается режим, когда одновременно хранятся два файла

одного и того же документа — текущий и резервный. После внесения изменений

в документ предыдущая его версия автоматически сохраняется как резервный

файл ему присваивается тип ВАК, а отредактированная версия рассматривается

как текущий файл. Тип текущего файла определяет сам пользователь или он

присваивается по умолчанию (например, .TXT, или .DOC). Таким образом

сохраняется только последняя, измененная версия документа, более ранние

версии теряются Хотя содержание текущего резервного файлов не одинаково,

возможность использования последнего (в случае повреждения или утраты

текущего файла) представляется очень ценной Как мы покажем в дальнейшем,

автоматическое сохранение резервных файлов может оказаться недостаточным

для обеспечения защиты важных документов и программ. В этом случае

создаются дополнительные копии, хранящиеся отдельно от основных.

Важным фактором защиты создаваемых документов является функция

автосохранения, которая может выполняться как обычная операция сохранения

или как специальная операция сохранения текущего состояния текстового

процессора в специальном файле. В последнем случае при аварийном

прекращении работы это состояние может быть восстановлено, включая

содержимое всех окон, положение курсоров в окнах и т. п.

9. РАСПЕЧАТКА.

Так как в основном предварительная подготовка текста при помощи

компьютера осуществляется с использованием специализированного программного

обеспечения, то в предыдущих разделах работы главное внимание уделялось

именно программному аспекту рассматриваемой темы. Но вид конечного продукта

– печатного текстового документа во многом зависит от используемого

устройства печати.

В современной практике печати текстов с помощью компьютеров

используются принтеры разных типов и марок. Все их разнообразие можно

разделить на следующие категории:

- матричные принтеры;

- струйные принтеры;

- лазерные принтеры.

Самыми первыми были изобретены матричные принтеры. Они отличаются

тем, что сделанная с их помощью распечатка текста выглядит как множество

упорядоченно расположенных точек. Это заметно снижает эстетическую

привлекательность распечаток, сделанных при помощи данного вида принтеров.

Следует отметить, что конструкция матричных принтеров постоянно

совершенствуется и современные модели могут поспорить по качеству

распечатки со струйными принтерами.

Струйные и лазерные принтеры вошли в обиход значительно позже.

Распечатка текстов с их использованием отличается высоким качеством и

внешней привлекательностью. К тому же данным типам принтеров свойственна

высокая скорость печати.

Итак после того, как текст подготовлен в электронном виде с помощью

какого-либо текстового редактора его можно распечатать. Все текстовые

редакторы поддерживают распечатку текста. Для этого либо нужно выбрать

соответствующий пункт меню, нажать на кнопку панели инструментов или нажать

на клавиатуре специальную комбинацию клавиш. Мощные текстовые процессоры

позволяют перед печатью смоделировать ее на экран, чтобы пользователь

увидел как набранный текст будет выглядеть на бумаге. Это очень мощное

средство для правильного задания параметров разметки страницы и получения

именно того результата распечатки, который планировался изначально.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В последнее время компьютерные технологии продвигаются очень

интенсивно, и это способствует бурному развитию программного обеспечения.

Каждые полгода выходят продукты с множеством нововведений. В полной мере

это касается и программ для использования компьютера при подготовке текста.

С каждым разом все больше и больше функций заключают в себе данные

программы, что в конечном итоге способствует упрощению технологии

подготовки текста с использованием компьютера, делает ее более гибкой,

адаптируемой к реальным условиям работы. Еще 10-15 лет назад для рядового

пользователя были недоступны такие возможности современной компьютерной

подготовки текста как введение в состав документа различных значков,

изображений, повышающих его информативность, осуществляемую непосредственно

при вводе текста проверку орфографии, грамматики, различные приемы

автоматизированного форматирования абзацев, списков и других элементов

текста, внедрение в текстовый документ различных автоматизировано

полученных графиков и диаграмм.

Стоит отметить еще одно немаловажное обстоятельство современного

развития технологии в области использования компьютера при подготовке

текста, а именно преемственность в работе нового специализированного в

данной предметной области программного обеспечения. Его развитие поставлено

таким образом, что с каждой новой версией программа сохраняет предыдущий

набор возможностей и пользователь может использовать как старые, так и

новые функции, последние введены лишь для облегчения работы с программой.

Нельзя не упомянуть и о совершенствовании различных периферийных

устройств для конечной распечатки текста. Появление таких устройств как

лазерные и струйные принтеры позволило значительно улучшить качество печати

текстов. Сейчас распечатка, сделанная на современном оборудовании по своему

качеству не уступает лучшим образцам типографской печати.

ЛИТЕРАТУРА

1. Гончаров Р.В., Любимов М.Ф. Информатика. Задачи, примеры и контрольные

задания. – Ростов-на-Дону; РГЭА, 1999.

2. Гончаров Р.В., Любимов М.Ф., Савельева Н.Г. Информатика. Компьютерные

системы и сети. Учебное пособие. – Ростов-на-Дону; РГЭА, 1998.

3. Гончаров Р.В., Красильникова О.В., Любимов М.Ф. Текстовый процессор MS

Word. Лабораторный практикум. – Ростов-на-Дону; РГЭА, 1998.

4. Microsoft Word “Help”.